Zeit, Mühe und bares Geld sparen Kommunen, wenn sie ihren Mitarbeitern eine elektronische Gehaltsabrechnung zukommen lassen. Von den Vorteilen für die Umwelt ganz zu schweigen. Mit dem Online-Fachdienst „E-Gehaltsabrechnung“ der AKDB wurden 2021 über 95.000 E-Gehaltszettel digital zur Verfügung gestellt.
Bei der digitalen Transformation einer Kommune spielt die Personalabteilung – neben der Buchhaltung – oft eine Vorreiterrolle. Denn hier macht sich der Abschied vom Papier am schnellsten bezahlt. Das gilt fürs Recruiting ebenso wie für die Gehaltsabrechnung. Konkret: Wenn jeden Monat die Lohnabrechnungen für die Arbeitnehmer erstellt werden, fallen noch die üblichen Arbeiten an: Ausdrucken, Kuvertieren, Verschicken oder Auf-den-Schreibtisch-Legen. Und das kostet Papier, Toner, Porto, Arbeitszeit. Schätzungen gehen davon aus, dass so pro Mitarbeiter etwa 1,50 Euro anfallen. Und das unabhängig davon, ob der Dienst an einen Dienstleister outgesourct wird oder nicht.
Warum also nicht auf die digitale Gehaltsabrechnung wechseln?
Den Online-Fachdienst E-Gehaltsabrechnung der AKDB gibt es bereits seit 2013. Generell kann die Gehaltsabrechnung den Beschäftigten nach der Entgeltbescheinigungsverordnung analog oder digital zur Verfügung gestellt werden. Mittlerweile kommt die digitale Variante in immer mehr Kommunen, Verbänden, Kliniken, Handwerkskammern, Krankenkassen und Forschungsinstituten zum Einsatz, die die AKDB-Software OK.PWS nutzen. „Wir stellen fest, dass auch immer mehr Mitarbeiter aus kleineren und mittleren Kommunen unseren Dienst in Anspruch nehmen“, so Maria Birner, Produktmanagerin Personalwirtschaft bei der AKDB.
Datenschutz garantiert
Über die Systeme der AKDB wurden allein in 2021 über 95.000 E-Gehaltsabrechnungen digital versendet. Dabei ist absolute Datensicherheit gewährleistet. Denn die PDF-Dokumente werden in ein digitales Postfach gelegt, zu dem nur der oder die Beschäftigte Zugang hat.
Der Beschäftigte beantragt zunächst einen elektronischen Postkorb innerhalb des Bürgerservice-Portals. Entweder mit seiner BayernID oder mit Nutzername und Passwort. Dadurch wird eine Postkorb-ID generiert. Diese Postkorb-ID wird über das AKDB-Meldecenter zur Rückbestätigung an den Arbeitgeber übertragen. Erst nach Freigabe durch den Personalsachbearbeiter wird die Gehaltsabrechnung in elektronischer Form erstellt und im Postkorb des Beschäftigten abgelegt. Der Beschäftigte erhält daraufhin eine automatisierte Benachrichtigungs-Mail. Die Postkorb-Nutzung erfolgt ausschließlich durch den Beschäftigten. Voraussetzung für den Arbeitgeber ist die Nutzung des Personalmanagement-Systems OK.PWS der AKDB. Denn diese Software hat eine Schnittstelle zum digitalen Postkorb.
Derzeit nutzen 1.200 kommunale Kunden OK.PWS, und circa 8.000 Arbeitnehmer erhalten jeden Monat ihre E-Gehaltsabrechnung über das Bürgerservice-Portal der AKDB. Auch die AKDB bietet ihren Mitarbeitenden eine elektronische Gehaltsabrechnung an. Von den über 1.000 Angestellten nutzen sie schon über ein Viertel, Tendenz steigend.