Als das Jugendamt Ende 2019 beschloss, OK.JUS einzuführen, wussten die Fachkräfte nicht, was auf sie zukommen würde. Benedikt Schiebilski, Vormund und zuständig für die IT-Belange im Jugendamt, hatte die neue Software mehrmals gesehen und war angetan von der Idee eines maßgeschneiderten Programms für sein Jugendamt und dem Aufbau von OK.JUS. Jetzt musste er noch seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überzeugen.
Im Jugendamt des Landkreises Garmisch-Partenkirchen sind 50 Fachkräfte tätig, 38 arbeiten heute mit OK.JUS. Tendenz steigend aufgrund von neuen Aufgaben und zunehmenden Fällen. Für das Projekt wurden vorab personelle Freistellungen geklärt: Der Hauptadministrator würde 70, die Fachadministratoren aus den Bereichen 20 Prozent der Arbeitszeit in die Umstellung investieren. Die Aufgabe des Hauptadministrators lag darin, OK.JUS administrativ anzupassen. Die Fachadministratoren erarbeiteten die Kernprozesse im Team und stimmten die benötigten Dokumente ab.
Die Mission: Mitarbeiter mitnehmen
Benedikt Schiebilski sah es als eine seiner wichtigsten Aufgaben, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für OK.JUS zu gewinnen. Die Botschaft, die er ihnen vermittelte, lautete: „Wir bekommen eine Software, die uns die Arbeit erleichtert.“ Dabei spielt die Dokumentenanbindung eine große Rolle. Das wirke sich beim Mitarbeiter unmittelbar aus. Schiebilski weiter: „Mir war daran gelegen, zu zeigen, was das Programm alles kann. Ich habe an Beispielprozessen konkret gezeigt, wie leicht das Arbeiten mit OK.JUS wird.“
Unbegrenzte Möglichkeiten
Benedikt Schiebilski musste sich zu Beginn intensiv mit Fragen zu Arbeitsprozessen auseinandersetzen: Was ist wie in OK.JUS anzulegen, damit andere optimal arbeiten können? Und wie wollen wir zukünftig zusammenarbeiten? Vor diesem Hintergrund erkannte er im Laufe der Einführung die nahezu uneingeschränkten Möglichkeiten von OK.JUS.
Im Fachbereich Allgemeiner Sozialdienst war es anfangs schwierig, festzulegen, wie gearbeitet wird. Mit OK.JUS kein Problem, denn die Prozesse sind auch im Nachhinein jederzeit anpassbar. Ein großer Vorteil in vielerlei Hinsicht: „Wenn sich zukünftig gesetzliche Änderungen ergeben, dann sehen wir diesen entspannt entgegen, weil wir entweder einen neuen Kernprozess anlegen oder die Aktivitäten ändern oder neue einbauen oder hin und herschieben. Wir können unsere Arbeitsweise somit sehr gut überprüfen und im weiteren Verlauf optimieren“, so Schiebilski.
Das Fazit: Transparenz, Effizienz und Nachweisbarkeit
Gerade bei den entscheidenden Fragen zu Personalressourcen erkennt er eine große Chance mit OK.JUS. Man habe zum ersten Mal die Möglichkeit, wirklich zu überprüfen, ob die Sozialräume gleich stark ausgelastet seien oder ob die Aufgaben anders verteilt werden sollten.
Ein weiterer positiver Effekt: Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden. Schiebilski konstatiert: „Wenn ein neuer Mitarbeiter kommt oder ein Mitarbeiter eine Vertretung übernimmt, ist die Arbeit in OK.JUS transparent. Die Durchlässigkeit in der Arbeit ist sehr wichtig: Jeder macht das Gleiche an der gleichen Stelle.“
Die Dokumenterstellung ist jetzt viel einfacher geworden und die Qualität nachweisbar. Für jeden Vorgang, jeden Fall, jedes Vorkommnis ist ein Schreiben hinterlegt, das mit einem Klick erstellt wird.
Was Schiebilski besonders gut gefällt an OK.JUS? „Ich finde, es ist ein von vorne bis hinten sehr gut geplantes Programm, das jedes Jugendamt für sich selber aufbauen und immer wieder anpassen kann. Ich bin von der Art, wie es aufgebaut ist, absolut begeistert.“