Ein Umstieg mit der eigenen IT-Landschaft zu einem anderen Anbieter ist ein großer Schritt, den sich viele nicht zutrauen. Die Verwaltungsgemeinschaft (VG) Holzheim ist ihn gegangen und hat Anfang des Jahres beschlossen, komplett auf AKDB-Produkte umzusteigen. Die Software bezieht sie demnächst aus dem Outsourcing-Rechenzentrum. Warum die Wahl auf die AKDB fiel? Die VG wünschte sich einen erfahrenen Komplettdienstleister, der alle Leistungen aus einer Hand anbietet.
Die VG Holzheim im Landkreis Dillingen an der Donau besteht aus dem Markt Aislingen und den Gemeinden Glött und Holzheim und zählt etwas über 6.000 Einwohner. Um die eigene Verwaltungsdigitalisierung voranzutreiben und die Kommunen zukunftsfähig zu machen, beschlossen Bürgermeister und Geschäftsleitung, die Lösungen unterschiedlicher Hersteller durch die eines einzigen Anbieters zu ersetzen: Die Entscheidung fiel auf die AKDB und ihre Tochterunternehmen. „Für uns in Holzheim ist das eine Zäsur, der intensive Überlegungen vorangegangen sind“, so Simon Peter, der Gemeinschaftsvorsitzender und Erster Bürgermeister der Gemeinde Holzheim ist. „Wir möchten mit dem Wechsel des Anbieters die Digitalisierung vorantreiben und erhoffen uns so effizientere Verwaltungsprozesse dank moderner Software und digitaler Arbeitsprozesse.“
Neue Lösungen fürs Finanz und Einwohnerwesen
Zu den Lösungen gehören unter anderem die Software fürs Einwohnermeldewesen OK. EWO inklusive OK.CASH als Lösung für die Gebührenkasse. Außerdem: die Software fürs Finanzwesen OK.FIS. In Zukunft sollen die modernen, webbasierten Rechnungsworkflows eingeführt werden. Dazu liefert die AKDB die Hardware, etwa neue Server und PCs, und übernimmt den gesamten IT-Betrieb der VG. Dieser wird künftig über das Next Generation Outsourcing der AKDB zentral im Rechenzentrum erfolgen. Hier werden die Softwares gehostet und bereitgestellt, die Updates und Patches eingespielt und das Back-up sowie das Sicherheits-Monitoring vollzogen. Auch das Mobile Device Management und das Firewall-Management gehen in die Hände der AKDB-Systemhaus-Tochter LivingData über. Die Verwaltungsgemeinschaft gibt so einen großen Teil ihrer Verantwortung ab. „Unser Ziel war neben der Modernisierung unserer Infrastruktur die größtmögliche Entlastung sowie natürlich die bestmögliche Sicherheit angesichts der zunehmenden Komplexität und wachsender Bedrohungen durch Cyberangriffe“, so Peter. Ebenso werden mit komXwork die E-Akte und ein Dokumenten-Managementsystem eingeführt, und die Firma RIWA, an der die AKDB beteiligt ist, installiert ein neues GIS- Zentrum. So sind Bauamt und Bauhof ebenfalls mit modernster Software ausgerüstet.
Mehr E-Government
Auch in puncto E-Government will sich die VG neu aufstellen: Neben klassischen Online Fachdiensten aus dem AKDB-Bürgerservice Portal werden künftig auch Webformulare der AKDB-Tochter digitalfabriX im Einsatz sein. „Dabei möchten wir unseren Bürgerinnen und Bürgern schon für die Ableseperiode 2022 die Möglichkeit bieten, online Wasserzählerstände mitzuteilen“, so Simon Peter, der sich für den Ausbau des E-Governments Finanzierungshilfen holt.
Dafür wird er den Förderantrag „Digitales Rathaus“ an das Bayerische Staatsministerium für Digitales stellen und so einen Teil der Online-Dienste vom bayerischen Staat finanziert bekommen. „Unser Weg in die Digitalisierung ist kein Selbstzweck: Wir möchten, dass Bürgerinnen und Bürger davon profitieren und schnelleren Service bekommen.“
Die Produktneueinführungen und das Outsourcing-Projekt werden engmaschig von der AKDB und ihren Töchtern begleitet und voraussichtlich Mitte 2023 beendet sein. Mit der Steuerung und Implementierung der vielen komplexen Einzelprojekte ist das Projektmanagement-Team der AKDB betraut.