Im öffentlichen Sektor in Deutschland arbeiten mehr als fünf Millionen Menschen. Angesichts von Fachkräftemangel und klammen Kassen bekommt das Personalmanagement für Verwaltungen und öffentliche Unternehmen eine fundamentale – ja existenzielle – Bedeutung. Die richtige Software gerät zunehmend zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor, wenn es darum geht, die besten Köpfe zu finden und zu behalten. Wir haben mit Hendrik Kellermeyer darüber gesprochen. Er ist Leiter Strategische Entwicklung HRM & Payroll bei der AKDB und verantwortet die Entwicklung der innovativen Personalsoftware OK.PERS+.
Herr Kellermeyer, vor welchen Herausforderung stehen Ihre Kunden?
Der Fachkräftemangel macht sich gleich doppelt bemerkbar: Es ist schwieriger, Mitarbeitende und folglich Personaler zu finden, die sich mit den Komplexitäten und Regelungen des TVöD und seiner Tarifverträge auskennen. Öffentliche Unternehmen und Verwaltungen brauchen einerseits Unterstützung beim Recruitingprozess, andererseits brauchen sie Entlastung bei der Personalarbeit: Dazu gehört neben der Gehaltsabrechnung vor allem das HR-Management inklusive Mitarbeiterentwicklung, Zielvereinbarungen, Personalplanung, Fehlzeitenerfassung usw.
Wohin muss sich die Software entwickeln, um diesen Anforderungen zu genügen?
Die Nutzer einer Personal-Software dürfen die Technik im Hintergrund nicht spüren. Sie muss intuitiv zu benutzen sein, komplett medienbruchfrei und hochgradig automatisiert. Vor allem müssen wir aber weg von der Auffassung, dass Personalarbeit zentral gesteuert wird. Es sind viele Akteure im Unternehmen bzw. der Verwaltung daran beteiligt – auch Mitarbeitende und Vorgesetzte. Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen, Entscheidungen beim Recruiting: All diese Prozesse werden von Menschen angestoßen, die außerhalb der Personalabteilung arbeiten. Alle Aktionen müssen deshalb künftig innerhalb eines Systems, mindestens innerhalb einer Logik stattfinden. Datenschnittstellen sind dabei störend.
Sie entwickeln gerade die AKDB-Personal-Software OK.PERS in diesem Sinne weiter. Welche Vorteile wird sie Personalsachbearbeitenden in öffentlichen Unternehmen bieten?
Sie heißt OK.PERS+ und ist eine webbasierte Standard-Cloud-Lösung, die die gesamte Mitarbeiter-Journey abbildet: statt von der Wiege bis zur Bahre „vom Recruiting und Onboarding bis zum Offboarding“. Und sie wird sämtliche Features aufweisen, von denen ich vorhin sprach: Darin enthalten sind Gehaltsabrechnung und Human Ressources Management – etwa Personalentwicklung und Performance. Zum Lösungsportfolio gehören aber auch Recruiting, Reisekosten, Zeiterfassung und andere Assistenzsysteme. Das Beste: Da alles webbasiert ist, haben Mitarbeitende von überall, wo es WLAN gibt, Zugriff auf Arbeitsoberflächen und Personalakten. Natürlich mit unterschiedlichen Berechtigungen. Gehostet wird OK.PERS+ übrigens im AKDB-Rechenzentrum, keine Installation ist notwendig. Patches und Updates werden automatisch eingespielt.
Und welche Vorteile haben Angestellte?
Wir achten bei der Entwicklung genau auf die Nutzerfreundlichkeit. Und wir setzen auf barrierefreies Arbeiten. Außerdem bieten wir zusätzlich viele Assistenten und KIgestützte Hilfssysteme, um die Anwender optimal zu unterstützen. Gezielte Funktionen kann man sogar am Handy bedienen. Urlaubsanträge oder Reisekosten einfach von unterwegs einreichen oder als Manager am Handy ein Feedback zu einem Bewerber geben, das ist eine enorme Arbeitserleichterung.
Viele Kunden nutzen heute das Servicecenter Personalwirtschaft der AKDB. Da wird die Gehaltsabrechnung bereits outgesourct, um Arbeitsaufwand zu sparen. Welche Vorteile haben diese Kunden von der Neuentwicklung?
Auch sie profitieren in Zukunft. Denn heute haben sie keinen direkten Zugriff auf die eigenen HR-Daten, wenn sie an uns outsourcen. Das wird in Zukunft anders
sein: Wir bieten die Möglichkeiten der hybriden Bearbeitung. Das bedeutet, dass die AKDB die Abrechnung zwar im Servicecenter übernimmt, der Kunde aber trotzdem Zugriff auf seine HR-Daten erhält und das HR-Management nutzen kann – mit Zugriff für Mitarbeitende und Führungskräfte.