Die Bayerische Verwaltungsschule (BVS) hat die Ausbildung auf eine neue Stufe gehoben. Seit Ende 2023 nutzt sie eine virtuelle Kommunalbehörde als Schulungsumgebung. Sie wurde in Kooperation mit der AKDB und der Kivito GmbH entwickelt und bildet die gängigsten EDV-Verfahren ab, die in bayerischen Behörden zur Anwendung kommen.
Probieren geht über Studieren. Eine alte Binsenweisheit, die sich auch an der Bayerischen Verwaltungsschule bewährt hat: Schülerinnen und Schüler der BVS-Lehrgänge können das Erlernte in realitätsnahen Szenarien umsetzen. Sie nutzen im Unterricht die gleichen digitalen Werkzeuge, die sie später im Beruf einsetzen werden. Lediglich die Gemeinde, die auf ihrem Desktop erscheint, ist fiktiv. Das Ziel: Zukünftige Verwaltungskräfte sollen optimal auf ihre Aufgaben vorbereitet und gleichzeitig die digitale Kompetenz gestärkt werden.
Die technische Basis bildet eine Schulungsumgebung der Kivito GmbH, die aus deren Rechenzentrum bereitgestellt und über fast jedes internetfähige Endgerät per Browser erreicht werden kann. Die Teilnehmenden bringen ihre eigenen Laptops oder Tablets mit. Eine lokale Installation der Programme auf den Endgeräten ist nicht erforderlich.
Während der Projektwochen arbeiten die Teilnehmenden in Kleingruppen und können sich mit den zugeteilten Zugangsdaten am Schulungszwilling anmelden. Auf den virtuellen Schulungsrechnern sind die wichtigsten AKDB-Fachverfahren vorinstalliert: die Finanzsoftware OK.FIS, das Sitzungsmanagement-System SESSION und das Dokumentenmanagementsystem KomXwork. Diese Anwendungen ermöglichen es den Teilnehmenden, theoretische Lehrinhalte praxisnah zu vertiefen.
Wie in einem echten Rathaus
Mit OK.FIS können die Teilnehmenden sämtliche Aspekte der kommunalen Finanzwirtschaft praktisch üben. Die Desktop-Ansicht ist der in einer Kommunalverwaltung identisch. Das umfasst die Haushaltsplanung, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs, die Buchführung und die Erstellung des Jahresabschlusses. Das Sitzungsmanagement-System SESSION unterstützt die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen des Gemeinderats und der Ausschüsse. Es ermöglicht die Vorbereitung der Tagesordnung, die Erstellung von Beschlussvorschlägen und Einladungen und die Überwachung des Beschlussvollzugs. KomXwork schließlich dient der elektronischen Aktenführung nach dem bayerischen Einheitsaktenplan und wird im Lehrgebiet "Personalwesen" eingesetzt. Hier üben die Teilnehmenden die digitale Führung von Personalakten und die Abwicklung von Einstellungsprozessen.
Innovatives pädagogisches Konzept
Die inhaltliche Konzeption der Projektwoche basiert auf umfangreichen Projektunterlagen und detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die von BVS-Fachreferenten erstellt wurden. Diese Materialien stellen sicher, dass der Projektunterricht in allen Klassen einheitlich durchgeführt wird. Die Dozierenden, die sowohl haupt- als auch nebenamtlich tätig sind, leiten die Teilnehmenden an und bieten Unterstützung, wo sie gebraucht wird.
Erfolgreiches Pilotprojekt
Im November 2023 wurde der digitale Zwilling erstmals als Pilotprojekt in der Ausbildung der Verwaltungsfachangestellten eingesetzt. Etwa 1.000 Teilnehmende, verteilt auf mehrere Lehrgangsorte in ganz Bayern, nahmen am handlungsorientierten Projektunterricht teil. Die Lehrgebiete umfassten die Fächer Kommunale Finanzwirtschaft, Kommunalrecht, Personalwesen und Verwaltungsorganisation sowie Verwaltungstechnik. Ein Konzept, das aus der Praxis kommt und für die Praxis vorbereitet.