Im Herbst und Winter ist Dienstreisesaison. Ob es zu Kongressen, Messen, Fortbildungen oder Spitzentreffen geht – hinterher droht wieder die Abrechnung der dazugehörigen Reisekosten. Um den administrativen Aufwand so gering wie möglich zu halten, bietet die HR-Komplettlösung OK.PERS+ das Add-on „Reisekosten“ – eine intuitiv zu nutzende, papierlose Lösung zur Abrechnung der Reisekosten im öffentlichen Dienst. Im Landratsamt Passau wurde es bereits erfolgreich eingesetzt.
Lange Genehmigungsprozesse und fehlerhafte Abrechnungen, bedingt durch die komplexen Rechtsvorschriften der unterschiedlichen Länderreisekostenrechte, gehören mit dem OK.PERS+ Add-on für die Reisekostenabrechnung der Vergangenheit an. Denn in dem Reisekostenverfahren sind die spezifischen Abrechnungsvorschriften des Bayerischen Reisekostengesetzes, des Bundesreisekostengesetzes sowie weitere Länderrechte integriert. Die Anwendung unterstützt so Nutzende im öffentlichen Dienst bei der gesetzeskonformen Beantragung, Genehmigung und Abrechnung von Dienst- und Fortbildungsreisen. Diese Prozesse werden durch einen integrierten Workflow vereinfacht und beschleunigt.
Browserbasiert und rechtskonform
Der gesamte Prozess von der Beantragung über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung von Dienstreisen wird ganz einfach über eine URL aufgerufen und digital abgewickelt. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen. Die Reisenden können den Status ihres Genehmigungsprozesses jederzeit einsehen, und automatisierte Stellvertreterregelungen sorgen dafür, dass keine Anträge liegen bleiben – selbst bei Abwesenheiten. Durch die automatische Generierung von E-Mails – auch an Stellvertreter – sowie „Mahn- E-Mails“ für jeden Reisestatus, etwa bei drohender Verjährung, wird ein reibungsloser Ablauf garantiert. Änderungen in den rechtlichen Vorgaben, wie zum Beispiel neue Steuerwerte, werden von der AKDB automatisch aktualisiert. Zudem werden die zu versteuernden Anteile berechnet und an die Gehaltsabrechnung übermittelt, was die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet. Spezifische Anforderungen, wie die Zusammenfassung einzelner Reisen als Sammelreise oder die Abrechnung von reinen Kilometerkosten ohne Tagegelder, sind problemlos möglich.
Alle relevanten Schnittstellen berücksichtigt
Die Reisekostenlösung bietet Schnittstellen zur Personalabrechnung und zur Finanzwesen-Software der AKDB. Standardberichte und ein Scan-Archiv für die Belegverwaltung runden die Funktionen ab und erlauben eine umfassende Prozessüberwachung und -auswertung.
Auch von unterwegs
Die Reisekostenlösung, erhältlich in den Paketen „Reisekosten Basis“ und „Reisekosten“, ist bei insgesamt über 200 Kunden im Einsatz und auch als mobile Variante (Progressive Web App) – etwa für Smartphone und Tablet – verfügbar und unterstützt dabei nicht nur große Verwaltungseinheiten wie Landratsämter, sondern zum Beispiel auch Mitarbeitende von Feuerwehren und Zweckverbänden, die oftmals nicht im Active Directory (AD) geführt werden. Diese können damit ebenfalls problemlos ihre Reisen online beantragen, genehmigen lassen und abrechnen. Dies spart wertvolle Zeit und Ressourcen und trägt zur Vereinfachung der gesamten Verwaltungsprozesse bei.
Erfolgreicher Einsatz in Passau
Die Web App wurde in 2024 beim Landratsamt Passau erfolgreich eingeführt. Von den über 1.000 Mitarbeitenden haben bereits mehr als 500 von der neuen mobilen Lösung profitiert. Besonders das Kreisjugendamt zeigte großes Interesse an der vereinfachten Abrechnung von Dienstreisen. Conny Stümpfl, Reisekostensachbearbeiterin im Landratsamt Passau, ist begeistert: „Der Einsatz der Reisekosten- App hat bei uns viele Prozesse erleichtert und beschleunigt. Und die AKDB steht uns dabei jederzeit als verlässlicher Partner für eine zukunftssichere und effiziente Abrechnungslösung zur Seite.“
Übrigens: Das Reisekostenverfahren kann auch unabhängig von der neuen HR-Komplettlösung OK.PERS+ genutzt werden.