Bei der Stadt Regensburg stehen die Personalverantwortlichen vor einer Herausforderung, wie sie nahezu in allen öffentlichen Einrichtungen existiert: Repetitive Aufgaben sind ein Zeitfresser. Mit der Einführung des digitalen Meldeverfahrens BA-BEA sollte der Prozess verschlankt und beschleunigt werden. Das Akronym steht für „Bescheinigungen elektronisch annehmen“. Wir haben Madlen Thiel gefragt, ob der Prozess jetzt besser läuft. Sie ist Abteilungsleiterin im Personalwesen.
„Dank OK.PERS+ können wir nun Bescheinigungen vollkommen digital und nutzerfreundlich an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln. Das spart uns nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote deutlich“
Die Verwaltung der Stadt Regensburg zählt über 4.300 Mitarbeitende. Das sind ca. 1.200 Beamtinnen und Beamte sowie ca. 3.100 Tarifbeschäftigte. Außerdem unterhält die Stadt drei Berufsschulen, ein Gymnasium und eine Musikschule, in denen ca. 400 Lehrkräfte beschäftigt sind. Alle Personalkosten, inklusive Beihilfen, belaufen sich auf gut 270 Millionen Euro. Insgesamt werden mehr als 6.000 Abrechnungsfälle im Monat betreut. Die Stadt will ihre Prozesse verschlanken, um mehr Zeit für Wesentliches zu haben. Da kam das Angebot der AKDB gerade richtig: Der Wechsel auf ein komplett digitales, zertifiziertes Verfahren sollte es den Personalmitarbeitenden ermöglichen, wichtige Meldebescheinigungen – wie Arbeitsbescheinigung, EU-Arbeitsbescheinigung und Nebeneinkommensbescheinigung – einfach und digital zu berechnen und an die Bundesagentur für Arbeit zu senden.
Pilotierung der digitalen Arbeitsbescheinigungen
Bereits seit 1979 arbeitet die Stadt Regensburg mit den Personalwirtschaftsverfahren der AKDB. „Wir sind immer wieder als Pilotkunde für die AKDB zur Verfügung gestanden. So zum Beispiel für die Entwicklung des Personalwirtschaftsverfahrens OK.PWS ab 2004 oder für die ELStAM-Einführung im Jahr 2013. In 2016/2017 hat die Stadt als Testkunde die technologische Modernisierung des Verfahrens AKDB-PERS fachlich begleitet“, so Madlen Thiel. Auch bei der Neuentwicklung der cloudbasierten HR-Lösung OK.PERS+, zu der das digitale Meldeverfahren BA-BEA gehört, wollte Regensburg deshalb als Pilotkunde dabei sein. „Die papierbasierte Meldung an die Bundesagentur für Arbeit ist einfach nicht mehr zeitgemäß und führt darüber hinaus zu ineffizienten Arbeitsabläufen“, erklärt Thiel. „Der Umstieg auf das elektronische Meldeverfahren BA-BEA war daher ein logischer Schritt, um unsere Prozesse zu modernisieren und gleichzeitig den Anforderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen gerecht zu werden.“
Gesetzesvorgaben und Nutzerfreundlichkeit beachten
Die Implementierung begann mit einem gemeinsamen Kick-off-Workshop im Herbst 2023. Dabei arbeitete die Stadt eng mit dem Entwicklungs- und UX-Team von OK.PERS+ zusammen. „Die AKDB hat uns von Anfang an gut unterstützt“, so Thiel. „Durch regelmäßige Feedbackschleifen konnten wir sicherstellen, dass alle unsere Anforderungen und Wünsche berücksichtigt wurden.“ Das neue digitale Meldeverfahren musste überdies den strengen Zertifizierungsstandards der ITSG (Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung) entsprechen. Im August 2024 erhielt es die Zertifizierung für die Übermittlung der Arbeitsbescheinigungen an die Bundesagentur für Arbeit.
Ende-zu-Ende digitale Übermittlung
Seit dem 17. September 2024 ist das digitale Meldeverfahren BA-BEA bei der Stadt Regensburg im Echtbetrieb im Einsatz. „Dank OK.PERS+ können wir nun Bescheinigungen vollkommen digital und nutzerfreundlich an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln. Das spart uns nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote deutlich“, so Thiel. Die optimierte Nutzerführung durch einen Meldungsassistenten, vorausgefüllte Datenfelder ohne Redundanzen, digitale Meldungsübertragung mit integrierten Statusanzeigen und die Ergebnisdarstellung der Meldungen im Browser seien dabei nur einige von vielen neuen, intuitiven Usability-Features von BA-BEA in OK.PERS+. In Zukunft, so Thiel, werde man an weiteren Pilotierungen teilnehmen.