Mit dem Wechsel zur Finanz-Software OK.FIS war es für die Gemeinde Oy-Mittelberg sinnvoll, gleich ganz den Anbieter zu wechseln und Software, Hardware und sogar den gesamten IT-Betrieb in die Hände der AKDB zu übergeben: Die Lösung heißt NextGO.hybrid. Alle Arbeitsprozesse laufen reibungslos und größtenteils medienbruchfrei.
Angefangen hat alles im Jahr 2018 ganz klein: Die 4.600-Einwohner-Gemeinde Oy-Mittelberg war auf der Suche nach einer neuen Finanz-Software. „Wir haben Angebote eingeholt und verglichen. Die Funktionalitäten und Schnittstellen von OK.FIS haben hierbei überzeugt“, so Jonas Ettensperger, der die EDV der Gemeinde betreut.
Aus dem Projekt OK.FIS wurde schnell eine enge Zusammenarbeit. Es folgte der Wunsch nach weiteren Software- Lösungen der AKDB, die perfekt ineinandergreifen und bereits mit allen notwendigen Schnittstellen versehen sind. „Für den richtigen Systemaufbau war es wichtig, dass viele Verfahren und die dafür benötigte EDV-Hardware vom gleichen Dienstleister stammen“, so Ettensperger. Neben den bereits verwendeten Fachverfahren der AKDB sollte auch das Programm fürs Einwohnerwesen ausgetauscht werden. Denn das ist aufgrund der anfallenden Gebühren eng verzahnt mit dem Finanzwesen. Dieser Schritt war mit dem Wechsel zu OK.CASH für die Gebührenkasse verbunden.
Zwanzig E-Government-Dienste
Der Umstieg zur AKDB war für die Allgäuer Gemeinde nur ein Puzzlestück einer großen Runderneuerung: Denn ein moderner Rathausbau war in Planung und ist 2022 fertiggestellt worden. Tradition und Moderne. Bürgernähe und digitale Zukunft. In Oy-Mittelberg schließt das eine das andere nicht aus. Und so können Bürgerinnen und Bürger heute über das neu eingeführte AKDB-Bürgerservice-Portal Verwaltungsdienste auch digital in Anspruch nehmen. Das sind 20 Webformulare und Online-Dienste, welche ebenfalls von der AKDB und ihrer Tochter digitalfabriX geliefert werden. Mit dem Wechsel des Dokumenten-Managementsystems auf komXwork inklusive der Migration der Bestandsdaten aus dem Altsystem war die Umstellung auf Lösungen der AKDB-Unternehmensgruppe perfekt. Oder fast.
Der Wunsch nach Überführung der IT ins AKDB-Rechenzentrum
„In dem Maße, in dem wir auf AKDB-Software umgestiegen sind, hatten wir noch ein kleines Problem: Wir mussten unbedingt mehr Effizienz in der Datenhaltung erreichen und Schnittstellen und komplizierte Datenroutings reduzieren“, erinnert sich der EDV-Verantwortliche. Und so fiel die letzte Entscheidung, alle Applikationen ins Rechenzentrum der AKDB zu überführen, inklusive des Managements der gesamten EDV. Kurz: Monitoring, Patching, Updates und Back-ups gingen in die Verantwortung der AKDB-Systemhaustochter LivingData über.
Alles geplant und ausgeführt von der LivingData
„Die Herausforderung bestand darin“, so Teamleiter Alexander Poslad von der LivingData, „dass die NextGOMigration in zwei Teile aufgeteilt wurde: Im ersten Schritt wurde die Tourist-Info in NextGO migriert, alle Daten verschoben und der lokale Server der Tourist-Info abgelöst. Fünf Monate später erfolgte dann die Migration des Rathauses und der weiteren Außenstellen. Hierfür wurde in der Gemeinde zusätzlich ein NextGO.hybrid-Server installiert.“
Sicherheit und Datenschutz haben Priorität
Vor Ort kümmerten sich zwei Mitarbeiter der LivingData um die Migration der Daten. Ein weiterer war für die Erneuerung der Security-Infrastruktur zuständig. Auch die Hardware und die gesamte Netzinfrastruktur im neuen Rathaus wurden erneuert und erweitert. „Alles läuft jetzt bestens“, so Ettensperger. „Zum Beispiel die Schnittstellen zwischen den Fachverfahren. Das bedeutet echte Medienbruchfreiheit. Vor Ort ist ein Server geblieben, auf dem Fremdprogramme laufen. Das Beste: Wir konnten uns so bezüglich Datenschutz und weiter verbessern.“