Ende 2022 lief die Unterstützung der Bewerbermanagement-Software OK.PWS aus. Das Landratsamt Fürstenfeldbruck stand vor der Frage, welches Tool die Nachfolge antreten sollte. Nach eingehender Prüfung fiel die Entscheidung auf den BITE Bewerbermanager, den die AKDB vertreibt. Wir haben die Verantwortlichen im Landratsamt gefragt, was ausschlaggebend für die Wahl war.
1.200 Mitarbeitende zählt das Landratsamt Fürstenfeldbruck bei München. Auch hier, wie im Rest Deutschlands, spürt man den Fachkräftemangel. „Von Jahr zu Jahr haben wir weniger Bewerberinnen und Bewerber“, so Manfred Jankowetz, Referatsleiter der Personalverwaltung. „Manchmal müssen wir eine Stelle zwei- oder dreimal ausschreiben, bevor wir die geeigneten Bewerber finden.“
Leicht zu bedienen und zeitsparend
In der Personalstelle sind 28 Mitarbeitende beschäftigt. Das Bewerbermanagement ist mit drei Fachkräften in einem neu ausgegründeten Referat „Stellenbesetzung und Personalentwicklung“ untergebracht. Das zeigt, welche Priorität die Stellenbesetzung mittlerweile einnimmt.
„Bisher“, so Tanja Kellerer, Personalfachangestellte im Landratsamt, „sind Bewerbungen online, vereinzelt auch per Mail oder als postalische Sendung eingegangen. Die Online-Bewerbungen wurden direkt in der Software OK.PWS erfasst.“ Aber die Software war in die Jahre gekommen, die AKDB hatte beschlossen, keine neuen Releases zu liefern, sondern auf eine neue Lösung zu setzen. Das Landratsamt musste eine Entscheidung treffen: Welche Software sollte in Zukunft für die Bewerberauswahl eingesetzt werden? „Wir haben uns im April 2022 auf die Suche gemacht und uns insgesamt drei Anbieter über die AKDB präsentieren lassen“, so Jankowetz. Die Wahl fiel schnell auf den BITE Bewerbermanager, den die AKDB vertreibt. Den Grund erklärt Tanja Kellerer: „Das Handling hat uns einfach besser gefallen. Die Software war leicht zu bedienen. Schließlich müssen auch fachfremde Personen damit umgehen können, etwa Referatsleiter, die eine Stelle besetzen wollen. Was uns auch gefallen hat: die Wettbewerbsanalyse. Damit können wir sehen, wie viele Anzeigen zu einer ähnlichen Position derzeit im Umkreis geschaltet werden. So können wir auch die Profilbeschreibung der Stellenanzeige schärfen.
Nach nur sechs Wochen einsatzbereit
Die Implementierung ging schnell. Sechs Wochen nach der Kick-off-Besprechung mit dem Anbieter BITE war die webbasierte Software am 19. Dezember 2022 im Einsatz.
Mittlerweile gehen mit dem BITE Bewerbermanager die Bewerbungen ausschließlich online ein. „Wir nutzen die einschlägigen Jobplattformen Stepstone und Stellenzeigen. de“, so Tanja Kellerer. „Besonders gut finde ich, dass wir die Anzeigen direkt aus dem System heraus an die Jobplattformen schicken und sogar die Texte jeweils in der Länge verändern können, ohne dass wir sie von Neuem eingeben müssen. Das ist eine große Zeitersparnis.“ Der Bewerber bzw. die Bewerberin erhält eine automatisierte Eingangsbestätigung. Dann wird die Bewerbung an die zuständige Referatsleitung geschickt. „Das Beste beim BITE Bewerbermanager: Die Entscheider haben vier Reaktionsoptionen zur Auswahl – sehr gut, geht in die zweite Runde, nicht geeignet und weitere Unterlagen erwünscht. Diese letzte Option haben wir übrigens hinzugefügt.“
Seit Dezember hat das Landratsamt bereits zehn Bewerber mit dem BITE Bewerbermanager eingestellt. Dabei handelt es sich um Vollzeit- und Teilzeitstellen. Zum 1. März 2023 gab es 18 offene Stellen.
Ausblick: Schnittstellen zur Personalabrechnung
Wünsche an die Software? „Natürlich gibt es die“, merkt Margret Scholl an, die die Leitung Zentrale Services innehat. „Wir erwarten mit Spannung die Schnittstelle zwischen dem BITE Bewerbermanager und der Personal-Software OK.PWS, sodass wir künftig die Daten der Kandidaten direkt in die Lohn- und Abrechnungs-Software überführen können.“ Eine weitere Anregung: die automatisierte Statistik. Wie viele Bewerber gab es in einem gewissen Zeitraum? Wie lange dauerte ein Bewerbungsverfahren? Welches Referat und welche Abteilung haben die meisten Ausschreibungen veröffentlicht? „Das würde uns eine zusätzliche Planungsgrundlage verschaffen“, meint Margret Scholl. Und angesichts des Fachkräftemangels ist vorausschauendes Planen ein Wettbewerbsvorteil.