Kommunen stehen seit Jahren unter Druck, sich zu modernisieren. In Würzburg treibt Ralph Messerer die Digitalisierung der Stadtverwaltung voran. Er arbeitet bei der Stabsstelle für Digitalisierung und Verwaltungsentwicklung – und hat uns erzählt, wie weit die digitale Transformation bereits fortgeschritten ist und wie OK.FINN dazu beiträgt.
Im Zuge des Projekts „Papierlose Kassenanordnungen“ wurde in der Würzburger Verwaltung bereits im Jahr 2016 das elektronische Rechnungseingangsbuch der AKDB mit den dazugehörigen Workflows eingeführt. Dieses ist mit dem Start der nächsten Generation des AKDB-Finanzwesens in das Modul OK.FINN Bewirtschaftung übergegangen. Das erste fertiggestellte Modul von OK.FINN vereint die Funktionalitäten aus den Komponenten E-Rechnung, Rechnungseingangsbuch, Anordnungsworkflow, Signaturworkflow und Kassenprüferworkflow und bildet die programmtechnische Basis für die „papierlose Ära“.
In der Stadt Würzburg arbeiten aktuell rund 20 Fachdienststellen und Referate mit dem digitalen Anordnungsworkflow. Und obwohl das Projekt noch nicht bei allen Fachdienststellen umgesetzt ist, „arbeiten jetzt schon in Summe rund 300 User mit OK.FINN“, so Ralph Messerer. „Die Anwender kommen aus den verschiedensten Fachbereichen und Hierarchieebenen – unser Oberbürgermeister ist auch einer von ihnen.“ Die Fachdienststellen sind teilweise über das ganze Stadtgebiet verteilt. Arbeitsplätze befinden sich sowohl in den Amtsgebäuden als auch remote. Früher gestaltete sich der Rechnungsprozess durch diese Dezentralisierung noch aufwendig. Die
Rechnungsbelege wanderten teilweise durch viele Hände. Und es gab im Software-Programm keine Kontrollmöglichkeit, um festzustellen, wo sich der Prozess gerade befand. Mitarbeiter mussten Belege erst imBüro abholen, wenn sie diese dann im Homeoffice bearbeiten wollten. Anordnungsbefugte konnten ihre Anordnungen dementsprechend frühestens am nächsten Bürotag unterschreiben.
Komplett digitaler Workflow
Heute geht das einfach: In Verbindung mit der zentralen Buchhaltung werden eingehende Belege für die Fachdienststellen vorerfasst – sofern sie nicht bereits als elektronische Rechnungen eingegangen sind. „Bei größeren Fachdienststellen nutzen wir die Verteilerfunktion in OK.FINN“, so Messerer. „Diese steuert dann den fachlichen Workflow im Detail, etwa: Wer stellt fest bzw. ordnet an? Nach bestimmten Kriterien fügen wir bei Bedarf weitere Prüfschritte in den Workflow ein. Die Feststellung erfolgt auf dem Rechnungsbeleg. Die Anordnung wird durch Mitarbeitende der zentralen Buchhaltung erstellt. Nach dem Anordnen in der Fachdienststelle erfolgt die Kassenprüfung – und damit die abschließende Sollstellung.“
Mehr Überblick, mehr Zeitersparnis
Der Bearbeitungs- und Verarbeitungsstand aller eingegangenen Rechnungen ist im Bewirtschaftungsarbeitsplatz jederzeit einsehbar. Es kann also nichts verloren gehen. Mobiles Arbeiten ist mit dem AKDB-Signaturservice möglich. Zum „Unterschreiben“ muss man nicht mehr zwingend ins Büro kommen.
Da die dritte Generation der AKDB-Finanz-Software OK.FINN schrittweise eingeführt wird statt in einem Schwung, ist der Schulungsaufwand geringer. Das nächste Modul soll übrigens bald pilotiert werden: Es ist die OK.FINN Ansatzerfassung. Auf die Frage, was sich die Würzburger Verwaltung davon erwartet, antwortet Messerer: „Die Fachdienststellen sollen ihre Haushaltsanmeldungen papierlos erfassen und übermitteln können. Die Kämmerei soll befähigt werden, Ansatzanmeldungen bzw. -vorschläge zu übernehmen oder zu editieren. Wir sind gespannt!“