Seit Februar können Bürger in der Verwaltungsgemeinschaft Bad Neustadt a. d. Saale eine Schankerlaubnis komplett online beantragen. Dafür nutzen sie das Bürgerservice-Formular der AKDB-Tochter digitalfabriX. Wir haben mit Felix Schmitt gesprochen. Er ist bei der Kommune verantwortlich für EDV, Organisation und digitale Verwaltung.
Felix Schmitt
Welches Ziel haben Sie mit der Einführung eines digitalen Ende-zu-Ende-Prozesses verfolgt?
Wir möchten sowohl unseren Mitarbeitenden als auch unseren Bürgern den Mehrwert einer vollwertigen digitalen Verwaltung bieten, die über die reine digitale Antragstellung hinausgeht. Verwaltungsintern liegt unser Fokus auf der Prozessoptimierung und dem Ziel, Medienbrüche zu vermeiden.
Warum haben Sie den Antrag auf Schankerlaubnis digitalisiert?
Die Schankerlaubnis war mein „Wunschprozess“. Einerseits lässt sich der Prozess digital recht einfach darstellen, da es wenige Abweichungen vom Standard gibt. Darüber hinaus sind es bei uns Jahr für Jahr immer dieselben Personen, die diese Anträge stellen. Wenn Bürger regelmäßig Kontakt mit der Verwaltung haben, kann man sie leichter für eine digitale Antragstellung begeistern, als wenn sie nur alle zehn Jahre einen neuen Ausweis und vielleicht mal eine Meldebescheinigung benötigen.
Welche Herausforderungen hatten Sie bei der Umsetzung und Einführung des Prozesses zu meistern?
Insbesondere die Anpassung des Antragsformulars musste gut durchdacht und genauestens ausgearbeitet werden, da es den Grundstein für den gesamten Ende-zu- Ende-Prozess bildet. So wenig wie möglich, so viel wie nötig, damit der Sachbearbeiter die Informationen erhält, die er braucht. Gleichzeitig soll der Bürger nicht bereits beim Antrag die Lust am digitalen Prozess verlieren. Daher musste auch die Platzierung der Pflichtfelder wohlüberlegt und der Antrag anschaulich und schlicht aufbereitet sein.
Welche Vorteile hat Ihnen der komplett digitale Antrag Schankerlaubnis gebracht?
Von der Antragsprüfung über die Stellungnahme bis hin zur Bescheiderstellung läuft nahezu alles über komXflow. Früher mussten wir die Anträge einscannen, den Mail- Entwurf für die Stellungnahme suchen und auf die neue Veranstaltung abändern, die Bescheidvorlage suchen und die Angaben korrigieren in der Hoffnung, nichts vergessen zu haben. Nun übernimmt der Prozess diese Aufgaben weitestgehend. Fehlerquellen werden vermieden, und die entscheidenden Felder, beispielsweise im Bescheid, können weiterhin angepasst werden, falls die Veranstaltung dies erfordert – für die Sachbearbeitung eine deutliche Erleichterung.
Was benötigten die Sachbearbeitenden, um den digitalen Prozess erfolgreich zu nutzen?
Lediglich das Modul komXflow, eingebettet in das DMS komXwork oder die komXsuite. Die Workflowoberfläche ist intuitiv und übersichtlich aufgebaut, sodass der Prozess fast ohne Schulungsbedarf bedient werden kann. Einzig individuelle organisatorische Vorgehensweisen und die Funktionalität des Sachbearbeitermodus sollten im Vorfeld definiert bzw. erläutert werden.
Wie profitieren Bürgerinnen und Bürger von diesem digitalen Prozess?
Der Mehrwert für unsere Bürger ist ganz klar: Sie können ihre Schankerlaubnis jederzeit bei uns beantragen, ohne Rücksicht auf Öffnungszeiten oder Postweg, und erhalten den Bescheid digital in das Postfach ihrer BayernID (Nutzerkonto) zugestellt. Damit ist auch bei kurzfristig beantragten Festen gewährleistet, dass der Antragsteller den Bescheid noch rechtzeitig erhält, und er hat ihn bequem auf dem Smartphone immer griffbereit, wenn er ihn einmal benötigen sollte. Zukünftig ist sogar eine Beantragung der Schankerlaubnis über ein ELSTER-Unternehmenskonto möglich.
Um die Nutzung des Prozesses zu fördern, haben wir in einem ersten Schritt alle Vereine zu einer Infoveranstaltung eingeladen. Unser Ziel ist es, den Bürgerinnen und Bürgern zu zeigen, dass unsere Verwaltung in Sachen Digitalisierung an ihrer Seite steht, sie beim Weg in die digitale Welt unterstützt
und sich für bürgerfreundliche und verständliche digitale Antragswege und Prozesse einsetzt. So kommen wir dem Ziel einer vollwertigen digitalen Verwaltung Tag für Tag einen kleinen Schritt näher!
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