Einwohnermeldeämter haben viele Online-Dienste im Einsatz. Sie ermöglichen etwa im Bereich Ummeldung mehr Bürgerservice und Digitalisierung. Ein vergleichsweise häufig vorkommender Aufwand in jeder Kommune. Seit Kurzem ist der neue Online-Dienst Wohnsitzanmeldung der AKDB verfügbar.
Flächendeckender Roll-out im Bürgerservice- Portal: Bei etwa 700 Einwohnermeldeämtern, die das Service-Portal der AKDB nutzen, wird der Ummeldeprozess nun bedeutend verschlankt. Und das geschieht auf modernster technologischer Stufe. Der neue Dienst setzt auf den verfahrensunabhängigen XMeld-Standard und zeichnet sich durch maximale Flexibilität aus. Ende-zu-Ende digitalisiert, bietet er eine optimierte und unkomplizierte Anwendung sowie individuelle Anpassungsmöglichkeiten für die Einbindung auf kommunalen Websites. Dazu liegen die Daten digital und geprüft vor, integriert in das Fachverfahren OK.EWO im Einwohnermeldeamt. Der größte Vorteil für die Kommunen: Sie profitieren vom großen Einsparpotenzial aufgrund wesentlich effizienterer Präsenztermine. Nur noch die Aktualisierung der Adressdaten auf dem Personalausweis – das heißt Adressaufkleber und Chip – müssen Bürgerinnen und Bürger in ihrem Einwohnermeldeamt dann vornehmen lassen, ohne jeden Zeitdruck. Die rund 700 Kunden der Vorgängerdienste, die nun von der modernen Wohnsitzanmeldung abgelöst werden, werden derzeit einfach und komfortabel umgestellt.
Bürgerinnen und Bürger, die gerade umgezogen sind, können jetzt ihre neue Wohnanschrift bequem von zu Hause aus online mitteilen – inklusive Wohnungsgeberbestätigung. Einfach per Smartphone und Online-Ausweisfunktion des Personalausweises. In Kürze ist das auch für den Familienverband möglich: Bereits jetzt befindet sich die Wohnsitzanmeldung in der Weiterentwicklung und bereitet eine Erweiterung um die Zielgruppe Familienverband vor. Damit können sich ganze Familien in Zukunft gesammelt digital ummelden. Das wird Kommunen spürbar entlasten und weitere Ressourcen in der Sachbearbeitung frei machen.
„Wer den Dienst nutzt … bekommt Lust auf mehr!“
Die Stadt Fürth hat den Online-Dienst Wohnsitzanmeldung pilotiert und stellt ihn jetzt allen Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung: Vom Antrag bis zur Meldebestätigung ist alles digital. Wir haben mit Christian Werner, dem Strategischen Projektleiter für Digitalisierung, und Jürgen Brückner, Leiter des Bürgeramts, gesprochen.
Warum bieten Sie Bürgern den neuen Online-Dienst Wohnsitzanmeldung an?
Werner: Dieser Dienst ist unter den digitalen Verwaltungsleistungen die Topleistung schlechthin. Immerhin werden in Deutschland jedes Jahr mehr als acht Millionen Umzüge durch die Meldeämter registriert. Ich bin sicher, dass dies ein Türöffner für die Verwaltungsdigitalisierung ist. Wer den Dienst nutzt, der erkennt, wie schnell, einfach und sicher die Nutzung digitaler Verwaltungsleistungen sein kann, und bekommt Lust auf mehr! Das ist die Basis für weitere Digitalisierungsdienste. Wenn all das digital reibungslos funktioniert, hat der neue Bürger das Gefühl, sich für die richtige
Brückner: Mit einem zuverlässigen Partner wie der AKDB kann man einen weiteren Schritt in die Zukunft machen, den man unbedingt gehen muss, um den Bürgern auch weiter als offene und interessante Kommune zur Verfügung zu stehen.
Wie verlief die Pilotierungsphase?
Werner: Die AKDB hat uns bei der Umsetzung bestens unterstützt, sodass wir den Dienst nach wenigen Wochen produktiv setzen konnten. Die Schnittstelleneinstellungen in OK.EWO und OK.KOMM wurden durch die AKDB vorgenommen, ohne Aufwand für uns. So konnten wir uns auf den prozessualen Systemablauf sowie die Texte und Vorlagen konzentrieren. Parallel dazu gab es einen regelmäßigen Austausch mit dem verantwortlichen Projektleiter bei der AKDB.
Brückner: Nachdem die Voraussetzungen bereits durch die AKDB vorbereitet waren, ging es rasch in den Echtbetrieb über. Da kurze Wege geschaffen wurden, konnten kleinere Unebenheiten durch IT-Fachleute bei der AKDB und praxiserfahrene Mitarbeiter schnell behoben werden.
Wie greifen der Online-Dienst und die Einwohnermeldeamts-Software OK.EWO ineinander?
Werner: Die eingehenden Anträge landen gesammelt im EWO-Nachrichtenkorb und können daraus bearbeitet werden. Die Daten werden übernommen, und der Fall ist damit – soweit alle Unterlagen vorliegen – abgeschlossen. Die Versendung der Meldebescheinigung erfolgt automatisch in das Bürgerpostfach im BayernPortal. Die direkte Systemintegration ist harmonisch, sodass kein Fehler aufgrund von Schnittstellenproblemen auftritt.
Wie stark wird der Dienst seit Einführung bereits genutzt? Gibt es erste Fallzahlen?
Werner: Wir haben den Dienst Anfang März live geschaltet und in unser Serviceportal eingebettet, ohne ihn zu bewerben. Die ersten Anträge kamen schon nach wenigen Tagen. Da der Dienst die Authentifizierung mit dem Ausweis voraussetzt und ein digitaler Umzug in der ersten Pilotierungsphase nur für alleinstehende Personen möglich ist, ist die Anzahl der Nutzenden eingeschränkt. Umso mehr sind wir begeistert, dass trotz der Hürden der Dienst angenommen und genutzt wird.
Brückner: Innerhalb von knapp 14 Tagen haben uns über ein Dutzend elektronische Wohnsitzanmeldungen erreicht.
Können Sie eine Einschätzung geben, wie sehr der Dienst Ihre Sachbearbeitenden im Arbeitsalltag entlastet?
Werner: In der Anfangsphase ist das schwierig zu beantworten. Digitalisierung ist jedoch die Zukunft. Was spricht also dagegen, diese Leistung jetzt einzuführen und in einigen Jahren vollständig automatisiert und KI-basiert durchzuführen? Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, digitale und mobile Arbeitsplätze für Sachbearbeitende anzubieten, was aufgrund der bisherigen Notwendigkeit im Schalterverkehr vor Ort nicht möglich war. Nicht zu vergessen ist die Notwendigkeit der Serviceorientierung und Bürgerfreundlichkeit. Wir haben, nicht zuletzt durch das OZG, die Verpflichtung, Leistungen digital anzubieten. Die physische Meldung vor Ort wird dennoch weiterhin mittels Terminverwaltungsmanagements möglich sein.
Brückner: Noch ist es in erster Linie eine Verlagerung der Tätigkeiten im Meldeamt. Allerdings kann dank der elektronischen Wohnsitzanmeldung der Arbeitsalltag flexibler organisiert werden.
Gibt es erste Bürger- und Sachbearbeitenden-Stimmen?
Werner: Von den Kollegen gibt es bisher nur positive Rückmeldungen. Seitens der Bürger haben wir noch kein Feedback. Das ist gut zu bewerten, da meist nur negative Anmerkungen herangetragen werden.
Brückner: Mitarbeiter, die die Nachrichten eingearbeitet haben und bei der Einrichtung mitgewirkt haben, sind sehr erfreut, dass sich schon nach kürzester Zeit Erfolge gezeigt haben.
Letztendlich: Ratschläge für andere Kommunen, die ebenfalls am Dienst interessiert sind?
Werner: Der Dienst ist in Anbetracht der Notwendigkeit und Verpflichtung zur Digitalisierung alternativlos. Vor der Einführung sollten unbedingt alle Mitarbeitenden des Bürgeramts informiert werden und die Einführung innerhalb der Stadt(verwaltung) abgestimmt und bekannt sein. Wie bei allen Online-Diensten sollten frühzeitig die Texte klar verständlich angepasst werden. Ich empfehle, wie wir, einen „stillen Start“ zu forcieren, d. h. ohne Werbung online zu gehen und die Reaktionen der neuen Bürger abzuwarten. Dies dient auch dazu, dass man zu Beginn nicht überrollt wird und sich langsam einarbeiten kann. Unter anderem aus Sicherheitsgründen sollte das hohe Vertrauensniveau mit nPA-Authentifizierung eingestellt sein. Letztlich ist die positive Einstellung der Beschäftigten und der Stadtspitze sowie die Bekanntmachung durch die Stadt ein sehr wichtiger Aspekt.
Brückner: Es ist einfach ein Muss!