Auf halbem Weg zwischen Feuchtwangen und Rothenburg ob der Tauber liegt die Stadt Schillingsfürst. Sie ist Sitz der gleichnamigen Verwaltungsgemeinschaft, der fünf weitere Gemeinden angehören. Um die Digitalisierung voranzutreiben und Prozesse zu modernisieren, beschloss die VG im Jahr 2021, den Anbieter zu wechseln: Fachverfahren und Online-Dienste sollten ab jetzt von der AKDB bezogen werden. Seitdem läuft alles größtenteils medienbruchfrei.
„Das gesamte Projektmanagement lag bei uns, aber wir hatten eine Standleitung zur AKDB, und es verging kein Tag, an dem ich nicht mit meinem Betreuer gesprochen hätte.“
Knapp 10.000 Einwohner leben in den Gemeinden der VG Schillingsfürst. Und die Zahl wächst von Jahr zu Jahr. Immer drängender wurde zuletzt der Wunsch nach mehr Digitalisierung: für eine effizientere Verwaltungsarbeit, aber auch für einen besseren Dienst am Bürger. „Wir hatten kaum Schnittstellen zwischen den Fachverfahren. Und unsere digitalen Bürgerdienste beschränkten sich auf wenige PDFs auf unserer Website, die Bürger ausdrucken und ausfüllen mussten.“ Es war an der Zeit zu modernisieren.
„Wir wussten: Das wird ein größeres Unterfangen“, so Hauptamtsleiter Christian Eßlinger. „Deshalb gründeten wir bereits 2019 eine Projektgruppe, die sich umfassend um diverse Digitalisierungsprojekte kümmert – etwa um die Einführung einer Bürger-App, die Neugestaltung der Website sowie mehr Maßnahmen zur Steigerung der Informationssicherheit. Die Gruppe besteht aus vier Personen: außer mir einem Vertreter aus dem Bereich Datenschutz und Finanzverwaltung, einem IT-Administrator und Jana Buhl aus dem Personalamt.“
Medienbruchfreiheit garantieren
Wer konnte ein Komplettpaket anbieten, das allen Wünschen entsprach? „Wir wollten einen zuverlässigen Partner, der uns vollumfänglich betreut, damit wir Dienste aus einer Hand bekommen. Das alles konnte der bisherige Anbieter nicht leisten. Auch war es uns wichtig, dass der künftige Anbieter nicht irgendwann vom Markt verschwindet. Denn uns war klar: Das wird ein Jahrzehnteprojekt.“
Drei Unternehmen wurden eingeladen, ihre Leistungen und Produkte vorzustellen. Die Wahl fiel auf die AKDB, die viele Schnittstellen zwischen Online-Diensten und Fachverfahren anbieten konnte. Das garantierte medienbruchfreie Prozesse. Daher entschloss sich die Verwaltungsgemeinschaft für einen Komplettwechsel zur AKDB. Einige Mitarbeitende hatten bereits in ihren vorherigen Jobs gute Erfahrungen mit den Lösungen der AKDB gemacht. Die Personalverwaltungs-Software OK.PWS war bereits seit Anfang 2021 im Einsatz. Jetzt zogen die anderen Fachverfahren nach. „Angefangen haben wir mit der Software fürs Einwohnermeldewesen im Sommer 2021“, so Jana Buhl. Zusammen mit den Migrationsexperten der AKDB wurden die Daten bereinigt, Datenabzüge gemacht, auf Fehler geprüft und aus dem alten Verfahren migriert.
Migration und Roll-out gingen über zwei Jahre
Es folgte die Bauverwaltung mit den GIS-Produkten aus den sechs Kommunen der VG. Dann die Finanzverwaltung, inklusive der Payment-Lösung. Die Finanzverwaltung ging am 1. Januar 2023 mit OK.FIS, OK.FINN und OK.CASH in den Echtbetrieb. „Die größte Herausforderung", so Buhl, „waren die Schnittstellen zum Finanzverfahren – etwa von der Personal-Software heraus. Das gesamte Projektmanagement lag bei uns, aber wir hatten eine Standleitung zur AKDB, und es verging kein Tag, an dem ich nicht mit meinem Betreuer gesprochen hätte.“
Nächster Schritt: NextGO
Doch die Digitalisierungspläne sind nicht beendet. Als Nächstes will die VG ihre IT in Gänze ins Rechenzentrum der AKDB auslagern – mit dem Next Generation Outsourcing NextGO. „Wir wollen unsere Verwaltungsgemeinschaft fit für die Zukunft machen. Da ist das Outsourcing der IT der nächste logische Schritt hin zu einer leistungsfähigen digitalen Kommune. So sehen wir uns auch besser gewappnet gegen steigende Cybergefahren, mangelnde Personalressourcen und fehlende Zeit“, so Eßlinger. „Hinzu kommt ein digitales Dokumenten-Managementsystem, um die Workflows komplett elektronisch abzubilden.“
