Mitten im UNESCO-Biosphärenreservat Rhön liegt der Markt Wildflecken mit seinen circa 3.000 Einwohnerinnen und Einwohnern: rundherum ein freier Blick über die Kuppen im Land der offenen Ferne und mit einem der schönsten Wanderwege Deutschlands, dem Hochrhöner Fernwanderweg. Kein Wunder, dass es in Werbeclips der Gemeinde heißt: „Eine Landschaft, die man sonst nur aus Märchen kennt.“ 2024 feiert Wildflecken sein 500-jähriges Bestehen. Und vier Jahre Next Generation Outsourcing der Gemeinde-IT ins Rechenzentrum der AKDB.
Ein waschechter Wildfleckener ist Daniel Kleinheinz. Seit 2020 ist er Geschäftsleiter der Marktgemeinde, für die insgesamt 28 Mitarbeitende tätig sind. Gleichzeitig leitet er die IT des Ortes. Nach seiner Ausbildung zum Verwaltungsangestellten bei der Marktgemeinde folgten zwölf Jahre Zeitsoldat bei der Bundeswehr. Im Anschluss kehrte er als Wirtschafts- (IHK) und Verwaltungsfachwirt zurück nach Wildflecken. „Ich bin kein ausgebildeter IT-Fachmann, es war eigentlich mehr Learning by Doing, was ich gemacht habe“, sagt Kleinheinz. „Wir hatten einen eigenen Server im Erdgeschoss sowie ein NAS-System. Bei größeren Fragen haben wir früher einen externen Dienstleister konsultiert.“ Die zunehmende Komplexität und die wachsenden Cybergefahren waren die Hauptgründe für die Entscheidung, die IT-Verantwortung abzugeben.
„Viele unserer Anwendungen bezogen wir bereits aus dem Outsourcing-Rechenzentrum der AKDB [...] Da war dieser Schritt nur konsequent und wurde von unserem Gemeinderat unterstützt.“
Langjähriger AKDB-Kunde
Als 2020 ein Informationssicherheitskonzept fällig war und der gesamte Landkreis ein Audit nach ISIS 12 machte, beschloss man, auch gleich das Outsourcing-Projekt anzugehen. „Die Coronapandemie und die daraus folgende Arbeit aus dem Homeoffice waren ebenfalls Gründe zum Wechsel. Datenschutz und IT-Sicherheit wurden immer wichtiger.“ Und da die Gemeinde seit über 20 Jahren Dienstleistungen und Produkte der AKDB nutzt, lag es nahe, das Angebot des AKDB-Systemhauses LivingData näher anzusehen. „Viele unserer Anwendungen bezogen wir bereits aus dem Outsourcing-Rechenzentrum der AKDB. So etwa die Personal- und Finanz-Software, die Standesamts-Software AutiSta, das GIS-System der RIWA, die Software fürs Bürgerbüro OK.EWO. Da war dieser Schritt nur konsequent und wurde von unserem Gemeinderat unterstützt.“
Kein Server mehr im Rathaus
Die Entscheidung für die Variante NextGO.serverless fiel nicht schwer. „Die Wiederbeschaffungskosten für einen neuen Server werden immer größer. Mit dem Outsourcing haben wir Server und Rathaus räumlich getrennt, wie es ISIS 12 will. Außerdem wollte ich die Verantwortung für Sicherung, Back-up und Patches loswerden.“ Fremdverfahren laufen ebenfalls problemlos im AKDB-Rechenzentrum. „Auch die Firewall beziehen wir jetzt von der LivingData.“
Reibungslose Migration der Applikationen
Daniel Kleinheinz hat den Migrationsprozess ins Rechenzentrum von Anfang an begleitet. Technisch verlief die Umstellung reibungslos. Das erste Vor-Ort-Gespräch fand im Juni 2020 statt, die Umstellung erfolgte zwischen Ende November und Anfang Dezember 2020. Es gab vier neue Laptops. Die übrigen stationären PCs werden 2024 auch mit Laptops ersetzt. Der Vertrag mit der LivingData sieht vor, dass die Hardware alle vier Jahre ausgetauscht wird. Wer im Homeoffice arbeitet, schaltet sich mit Token ins VPN-Netzwerk ein. Auch das Mobile Device Management wird von der LivingData übernommen.
Endlich auf Zukunftsaufgaben konzentrieren
Mitarbeitende spürten von der Umstellung kaum etwas. „Und ich bin erleichtert, dass die Verantwortung nicht mehr zu 100 Prozent auf mir lastet“, so Kleinheinz, der ehrgeizige Ziele für die digitale Zukunft seiner Kommune hat: Die Erstellung eines digitalen Zwillings gehört zu seinen Zukunftsplänen. Ein weiterer Schritt, der ansteht: Alle Dokumente aus dem Bau- und Liegenschaftswesen werden gescannt und ins Dokumenten-Managementsystem überführt. Damit soll dann das Papier quasi abgeschafft werden. Ein digitaler Rundumschlag …