Suchst Du noch oder parkst Du schon?

"Unser Ziel war es, unseren Mitarbeitenden und den Bürgern den Mehrwert einer digitalen Verwaltung zu bieten", erklärt Anna Leitmann. Sie ist Abteilungsleiterin Digitalisierung & IT und Stabstelle Digitalisierungsmanagement. "Unser Fokus lag hierbei auf der Umsetzung möglichst einfacher Dienste, so dass sie von circa 80 Prozent der berechtigten Bürger genutzt werden können. Die kontinuierliche Verbesserung und Anpassung der Prozesse ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Strategie der Stadt Burghausen."

Der Antrag auf einen Anwohnerparkausweis kann sowohl analog im Amt als auch digital von zu Hause aus gestellt werden. Leitmann betont: "Analog im Amt bedeutet nicht, dass der Antrag auf Papier bearbeitet wird. Ein Sachbearbeiter gibt die Daten nach der Vorsprache des Bürgers auf dem Amt direkt ins System ein, woraufhin der digitale Prozess identisch weiterläuft, unabhängig davon, ob der Antrag digital oder im Amt gestellt wurde."

Das digitale Formular fragt alle notwendigen Daten ab, die für die weitere Bearbeitung des Antrags benötigt werden. "Der Prozess wurde optimiert, indem zwei separate Formulare – der Antrag auf einen Bewohnerparkausweis und ein Formular für den Antrag auf Durchfahrtsgenehmigung einer Fußgängerzone – zu einem einzigen Formular zusammengefasst wurden. Dies spart Zeit und Ressourcen, sowohl für den Bürger als auch für den Sachbearbeiter“, erläutert Leitmann.

Nach dem Ausfüllen des Online-Formulars und dem digitalen Absenden wird der Antrag an das Ordnungsamt weitergeleitet. "Die Mitarbeitenden dort überprüfen den Antrag und stellen bei Vorliegen aller Voraussetzungen den Parkausweis aus. Bei Folgeanträgen wird eine Logik implementiert, die den neuen Antrag mit dem alten verknüpft, wodurch Zusammenhänge leicht erkennbar sind und aufwendiges Suchen entfällt“, so Leitmann weiter.

Für die Sachbearbeitenden bedeutet die Einführung des digitalen Antrags für den Anwohnerparkausweis eine erhebliche Zeitersparnis. "Alle relevanten Informationen sind im Workflow zur Hand und müssen nicht mehr in alten Anträgen gesucht werden“, berichtet Leitmann. "Die E-Akte kann direkt aus dem Workflow heraus aufgerufen werden, und der Onlinedienst ist so konzipiert, dass der Bürger den Antrag nur absenden kann, wenn alle notwendigen Informationen vollständig vorliegen."

Die Umsetzung verlief reibungslos, auch dank der Zusammenarbeit mit der digitalfabriX. "Es gab keine unlösbaren Probleme und das Projekt ist insgesamt sehr gut gelaufen“, so Leitmann. "Entscheidend war die offene Haltung des Fachbereichs, der aktiv Ideen entwickelte und bereit war, Bewährtes zu hinterfragen und zu optimieren. Die gute Zusammenarbeit mit der digitalfabriX trug maßgeblich zum Erfolg bei."

Von Anfang an war der Fachbereich in das Projekt eingebunden. "Ein regelmäßiger Austausch zwischen Fachbereich, IT und digitalfabriX ermöglichte es, relevante Verbesserungsvorschläge bestmöglich einzuarbeiten“, erklärt Leitmann. "Eine geplante Testphase war entscheidend, um mögliche Abzweigungen und Sonderfälle bei der digitalen Antragsbearbeitung zu testen und potenzielle Fehler vor der Inbetriebnahme zu beheben."

„Die Akzeptanz digitaler Prozesse hängt maßgeblich davon ab, wie einfach, zuverlässig und schnell diese zu einem Ergebnis führen“, so Leitmann. "Ein rein digitales Formular, das einen bürokratischen analogen Prozess nachahmt, wird nicht zur Steigerung der Akzeptanz beitragen. Entscheidend ist es, den Prozess als Ganzes zu betrachten, zu vereinfachen und zu optimieren."

Um die Bürger auf den digitalen Prozess aufmerksam zu machen, setzt die Stadt Burghausen auf eine umfassende Bürgerkommunikation über verschiedene Kanäle, wie Pressemitteilungen, Social-Media-Kanäle und QR-Codes im Rathaus. "Die Bürger profitieren von der Möglichkeit, den Antrag bequem von zu Hause oder aus dem Urlaub rund um die Uhr stellen zu können“, betont Leitmann. "Die interne Bearbeitung erfolgt zügig, was ebenfalls zur Zufriedenheit der Bürger beiträgt."

Ein weiterer Ausbau der Ende-zu-Ende-Prozesse bietet zahlreiche Chancen für die Stadt Burghausen. "Wir haben beispielsweise den Antrag auf ein Burghauser FairTicket ebenfalls Ende-zu-Ende digitalisiert. Dabei handelt es sich um einen Sozialpass, der Burghauser Bürgern, die gewisse Kriterien erfüllen, vergünstigten Zugang zu bestimmten Angeboten ermöglicht“, berichtet Leitmann. "Weitere Prozesse, wie die gaststättenrechtliche Gestattung und die Veranstaltungsanzeige, werden derzeit auf ihre Eignung zur Digitalisierung geprüft."

Leitmann zeigt sich begeistert vom neuen Ende-zu-Ende-Prozess. "Ich schätze besonders die intuitive Bedienung des Online-Dienstes und die Verschlankung der Prozesse“, erklärt sie. "Ich freue mich über die hohe Akzeptanz und die Bereitschaft des Fachbereichs, die ganzheitliche Betrachtung und Optimierung der Prozesse mitzutragen. Die Onlinequote von über 80 Prozent bestätigt den Erfolg des Projekts und motiviert zur weiteren Digitalisierung."