2023 erweiterte die AKDB ihr Portfolio an digitalen Verwaltungsleistungen um die beiden Online-Dienste „Geburtsanzeige“ und „Sterbefallanzeige“. Lena Lieb, Leiterin des Standesamts Coburg, und ihre Stellvertreterin Sabrina Peter erläutern, warum die beiden Dienste ihren Verwaltungsalltag erleichtern.
2023 verzeichneten die Standesämter in Deutschland nach Angaben des Statistischen Bundesamts knapp 700.000 Geburten und rund eine Million Sterbefälle. Der Bedarf an schlanken und komplett digitalen Prozessen, die eine große Zeitersparnis versprechen, wächst.
Drei Tage schneller als üblich
Sachbearbeitende in Standesämtern sind bei der täglichen Ausstellung von Geburts- und Sterbefallurkunden auf Anzeigen von Kliniken, Heimen, Einrichtungen oder Bestattern angewiesen. Auch Bürgerinnen und Bürger benötigen in der Regel eine zeitnahe Urkundenausstellung. Dank digitaler Vorgänge ist es jetzt möglich, die Geburtsurkunde eines in der Nacht geborenen Kindes am darauffolgenden Werktag auszustellen. Ein Vorgang, der ohne Online-Dienst bis zu drei Werktage dauert, ist somit in weniger als 24 Stunden abgewickelt. Bei einer durchschnittlichen Reduzierung der Bearbeitungszeit um fünf Minuten pro digitaler Sterbefall- bzw. Geburtsmeldung können bei 1.000 Fällen monatlich rund sieben Stunden eingespart werden. Denn beim Online-Antrag fließen die Daten direkt in einem Ende-zu-Ende-Prozess in das Fachverfahren AutiSta der Standesbeamten ein.
Weniger Eingaben
Das Standesamt Coburg möchte eines der am besten digitalisierten Standesämter in Bayern werden und dabei ressourcensparend und effizient arbeiten. Deshalb führte es 2023 als eine der ersten Kommunen die Dienste zur Geburts- und Sterbefallanzeige ein. Die zwei Dienste kamen bei den Mitarbeitenden bestens an: Wo vorher die Daten händisch abgetippt werden mussten, laufen sie nun automatisch in den Vorgang.
Lena Lieb und ihre Stellvertreterin Sabrina Peter legen großen Wert darauf, Bürgern ein breites Spektrum an digitalen Diensten zur Verfügung zu stellen: „Im Standesamt muss der Wille zur Digitalisierung da sein. Man muss schon Eigeninitiative zeigen, denn von alleine passieren keine Neuerungen. Wenn diese dann erst mal da sind, dann werden sie angenommen, der Output ist sehr gut, und man spart Papier, Ressourcen und Zeit.“
Bessere Übersichtlichkeit
Auch bei anderen meldenden Stellen sind die Online-Dienste implementiert und tragen dazu bei, die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Kolleginnen und Kollegen zu verbessern. „Die Anzeigen erreichen uns nun in Echtzeit“, berichtet Lieb. „Und durch die digitale Arbeitsweise sind wir intern im Krankheits- oder Urlaubsfall flexibler aufgestellt. Wir profitieren nicht nur vom Dienst an sich, sondern auch von der Übersichtlichkeit, die er bietet.“ Außerdem spart das Amt Papier- und Platzressourcen: „Aufgrund der digitalen Anzeigen sowie der elektronischen Sammelakte entfallen jetzt ca. 10.000 Blatt Papier und knapp zwei Aktenschränke pro Jahr“, so Peter.
Die Online-Fachdienste für das Personenstandswesen wurden – so wie alle anderen Dienste der AKDB – in modernster Technologie entwickelt. Die Konsequenz: eine optimale User-Journey bzw. -Experience, maximale Individualisierungsoptionen sowie nahtlose Ende-zu-Ende-Prozesse.
