Ab 2022 wird die neue AKDB-Software OK.JUS allen Sozialämtern zur Verfügung stehen. Warum lohnt sich jetzt der Umstieg? Und welche Vorteile ergeben sich für Mitarbeitende und die Leitung der Sozialämter? Wir haben die Produktmanagerin, Lyudmyla Artyukhova, gefragt.
Frau Artyukhova, warum bringen Sie eine neue Sozialamts- Software auf den Markt?
Artyukhova: Sozialämter brauchen heute eine Software, die sämtliche Prozesse optimal abbildet und die leicht von jedem Sachbearbeitenden intuitiv zu bedienen ist – flexibel, mit übersichtlichen Oberflächen. All das möchten wir unseren Kundinnen und Kunden bieten. Unser Ziel ist eine Software, die Sachbearbeiter aus beiden Bereichen, aus Jugend- und Sozialwesen, den Alltag erleichtert. Unser jetziges Produkt OK.SOZIUS SGB XII ist schon recht lange erfolgreich im Markt, aber es ist mittlerweile etwas in die Jahre gekommen.
Welche Vorteile werden Sachbearbeiter denn konkret durch OK.JUS haben?
Es geht ja darum, den Mitarbeitenden im Sozialamt die Arbeit zu erleichtern. Deswegen war es uns wichtig, dass diese auch individualisierbare Startmasken mit Widgets einrichten können. So erkennen sie auf einen Blick, welchen Fall sie gerade bearbeiten und an welcher Stelle im Fall sie sich befinden. Auch praktisch: Bei jedem einzelnen Arbeitsschritt haben sie die Möglichkeit,
Arbeitsanweisungen, Informationen oder Gesetzesparagrafen zu hinterlegen. So müssen sie nicht extra Unterlagen zusammensuchen. Das erleichtert die Entscheidungsfindung. Und spart eine Menge Zeit.
Also können neue Fachkräfte im Sozialamt mit dem Programm leicht zurechtkommen?
Das ist unser Anspruch. In Zeiten des Fachkräftemangels gibt es auch Quereinsteiger, die im Sozialamt anfangen. Wir wollten eine Software, die den Sachbearbeitenden an die Hand nimmt, ohne Einarbeitungszeiten. Ready-to-use sozusagen.
Und die Vorteile für die Leitungsebene?
Davon abgesehen, dass die Mitarbeitenden schneller und zielgerichteter arbeiten können, gibt es auch zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten in OK.JUS: Wie viel Personalressourcen nimmt ein Fall in Anspruch? Wie viel Zeit vergeht, bis eine Entscheidung zu einem Fall gefällt ist? Wie viel Kosten generiert ein Fall? Durch das prozessorientierte Arbeiten kann eine Führungskraft auch besser bemessen, wie viele Sachbearbeiter er oder sie in Zukunft braucht.
Wir wollten eine Software, die den Sachbearbeitenden an die Hand nimmt, ohne Einarbeitungszeiten. Ready-to-use sozusagen.
Nicht alle Sozialämter arbeiten nach den gleichen Prozessen. Wie lösen Sie das Problem in der Software?
Es gibt Kernprozesse, die praktisch überall gleich sind. Die liefern wir künftig standardmäßig mit der Software aus. Falls ein Amt eigene Prozesse einsetzen will, setzen wir auf die prozessorientierte Ausrichtung von OK.JUS. Mit wenigen Klicks können Kernprozesse und viele Masken angepasst werden. Dasselbe gilt für die Erweiterbarkeit der Software. Wir haben sie so programmiert, dass sie quasi „mitwächst“ und stetig anpassbar ist. Ein wenig wie nach einem Baukastenprinzip. Das war uns wichtig, denn Gesetze und Prozesse ändern sich recht schnell.
Wo wird die Dokumentation zu den Fällen überhaupt abgespeichert: Berichte, Bescheide, Berechnungen?
Wir raten Sozialhilfeverwaltungen, sich ein Dokumenten-Managementsystem anzulegen. Dann kann man die Dokumentation aus OK.JUS direkt in der E-Akte ablegen. Ab dem 1. Januar 2022 sind übrigens neben Anwälten und Notaren auch Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts in fast allen Verfahrensbereichen verpflichtet, den Gerichten Dokumente im digitalen Übertragungsformat XJustiz zu übermitteln. Die E-Akte ist Voraussetzung dafür.
Was passiert ab jetzt bis zum Release von OK.JUS fürs Sozialamt noch?
Aktuell finden Abstimmungsrunden mit unseren Pilotkundinnen und -kunden statt. Wir bereiten uns auf den Start vor.