Im Landkreis Fürth werden täglich Rechnungen signiert und verbucht. Bis zu 260 Mitarbeiter aus der Kommunalverwaltung dürfen eine Signatur anbringen. E-Signatur und Signaturservice der AKDB machen die Rechnungs-Workflows einfacher und schneller.
Bei fast 120.000 Einwohnern fallen eine ganze Menge Rechnungen an im Landkreis Fürth. Früher, erinnert sich Kreiskämmerer Martin Kohler, wurden die Rechnungen ausgedruckt und manuell signiert. Das war zeitaufwendig und fehleranfällig. Es bestand die Gefahr, dass Rechnungen zu spät, doppelt oder gar nicht bearbeitet, signiert und weitergeleitet wurden.
Der Wunsch nach digitalen Signaturen
„Neben möglichen Fehlern“, so Martin Kohler, „war auch der Zeitfaktor wichtig: Wenn Mitarbeitende im Homeoffice waren, etwa während Corona, konnten keine Buchungen angeordnet werden.“ Zwischenzeitlich gab es im Landkreis Fürth Pilotbereiche, die die Signatur mittels hausinterner Public Key Infrastruktur anbrachten. Das ist eine zertifikatsbasierte Sicherheitsdienstleistung für Bundes- und Landesbehörden.
Im Zuge der Digitalisierung stellte sich die Frage, wie man den Anordnungsworkflow, inklusive Ablage, in die E-Akte realisieren könnte. 2022 wandte sich die Kämmerei an die AKDB, die den Signaturservice bzw. den Fernsignaturdienst entwickelt hatte. Mit dem Signaturservice können Beantragung, Ausstellung, Verwaltung und Verlängerung elektronischer Zertifikate einfach und sicher durchgeführt werden. Weiteres technisches Equipment wie Smartcards oder Kartenlesegeräte sind nicht mehr nötig. Das überzeugte das Landratsamt Fürth.
Sicher dank kryptografischer Systeme
Das System ist äußerst sicher: Der jeweilige Mitarbeitende gibt nur eine persönliche PIN ein – die bei Bedarf einfach neu ausgestellt werden kann. Die Signatur wird somit automatisch angeheftet. Dahinter steckt ein komplexes Verfahren: Aus der System-User-ID, der Verfahrens-ID und der PIN wird ein Hashwert berechnet. Der Server prüft das Bundle und erzeugt einen signierten Hash. Letzterer geht an den Desktop oder Laptop zurück und wird in die Datei integriert, die man signieren will. Die Datei selbst „verlässt“ die Verwaltung nicht.
Der Zertifikatsserver befindet sich im BSI-zertifizierten AKDB-Rechenzentrum. Der Vorgang entspricht der fortgeschrittenen Signatur analog der Bayern-PKI. „Es ist eine Erleichterung, dass wir keine Hochsicherheitsserver mehr vor Ort betreiben müssen“, so Kohler. „Die Nutzung des Signaturservices der AKDB ist einfach, und PDF-Dokumente können problemlos von jedem signiert werden, der technisch nicht bewandert ist.“ Apropos problemlos: Vor Ablauf eines Zertifikats erhält man eine Benachrichtigung.
Vom Eingang zur Ablage 100 % digital
Fehler werden viel unwahrscheinlicher. Denn der Signaturservice übernimmt die Fehlersuche automatisch, wenn etwa Zertifikatsdaten falsch gemeldet werden. „Fehler beim händischen Eingeben von Papier-Erfassungsbelegen sind durch den E-Rechnungsworkflow nicht mehr möglich. Und wir gewinnen Zeit durch das Signieren von Anordnungen, das auch aus dem Homeoffice möglich ist.“
Ein paar Herausforderungen, so Kohler, gab es am Anfang: „Das technische Zusammenspiel zwischen dem hausinternen Dokumentenmanagementsystem und der Übergabe an den E-Rechnungsworkflow eREB war etwas holprig. Aber jetzt klappt alles.“ Letztlich wird der komplette Workflow vom E-Rechnungseingang bis zur Auszahlung revisionssicher erfasst und archiviert.
Die Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows inklusive Signaturservice dauerte insgesamt drei Jahre. Aber die Mühe hat sich gelohnt. Landkreis-Kämmerei und AKDB haben weitere gemeinsame Pläne: Als nächstes wird die webbasierte Finanzsoftware OK.FINN eingeführt. Voraussichtlich Mitte 2025.
