Der Landkreis Garmisch-Partenkirchen nutzt OK.JUS

Im Jugendamt des Landkreises Garmisch-Partenkirchen sind 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätig. Tendenz steigend aufgrund von neuen Aufgaben, mehr Fällen, mehr Zuständigkeiten. 38 der Fachkräfte arbeiten heute mit OK.JUS. Für das Einführungsprojekt wurden vorab die Freistellungen der Administratoren geklärt: Der Hauptadministrator würde 70 Prozent seiner Arbeitszeit in die Umstellung investieren, die Fachadministratoren aus den Bereichen 20 Prozent. Eine Vertretung für den Administrator bei etwaigem Ausfall wurde ebenfalls festgelegt. Die Aufgabe des Hauptadministrators lag darin, alle erforderlichen administrativen Anpassungen von OK.JUS vorzunehmen. Die Fachadministratoren sollten dem Hauptadministrator zuarbeiten, indem sie die Kernprozesse im Team erarbeiteten und die benötigten Dokumente abstimmten.

Das Jugendamt hatte vor der Einführung von OK.JUS die eigenen Prozesse noch nicht analysiert. Geplant war, auf Basis der mit OK.JUS ausgelieferten Prozesse zu überlegen, was übernommen werden konnte bzw. wo Prozesse anders gestaltet werden sollten.

Die Mission: Fachkräfte mitnehmen

Benedikt Schiebilski sah es als eine seiner wichtigsten und herausforderndsten Aufgaben, intern für das Programm zu werben und die Mitarbeitenden für OK.JUS zu gewinnen. Die Botschaft, die er seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vermittelte, lautete: „Wir bekommen eine Software, die uns die Arbeit erleichtert“. Dabei spielt die Dokumentenanbindung eine große Rolle. Das wirke sich bei den Fachkräften unmittelbar aus. Schiebilski weiter: „Mir war dran gelegen, zu zeigen, was das Programm alles kann. Ich bin in die Teams gegangen und habe gesagt, ihr müsst euch überlegen, wie ihr arbeitet, ihr müsst auf einen Nenner kommen, und dann können wir alles im Programm abbilden. Ich habe an Beispielprozessen konkret gezeigt, wie leicht das Arbeiten mit OK.JUS wird.“

Unbegrenzte Möglichkeiten

Benedikt Schiebilski musste sich mit den Arbeitsprozessen auseinandersetzen und Antworten finden auf Fragen wie: Was ist wie in OK.JUS anzulegen, damit andere optimal arbeiten können? Wie kann ich die Kernprozesse gestalten? Was ist möglich? Und wie wollen wir zukünftig zusammenarbeiten? Vor diesem Hintergrund erkannte er im Laufe der Einführung die nahezu uneingeschränkten Möglichkeiten von OK.JUS. Der Anspruch von Schiebilski ist hoch. Er will ein Programm einsetzen, das die Arbeitsschritte der Praxis exakt abbildet – sowohl die Reihenfolge als auch die benötigten Funktionen: „Das Zusammenspiel von Kernprozess, Teilprozess, Aktivität und Dokument ist entscheidend. Dies abzubilden, ist eine der Stärken von OK.JUS.“

Im Fachbereich Allgemeiner Sozialdienst war es anfangs schwierig, festzulegen, in welcher Reihenfolge gearbeitet wird und welche Aktivitäten wo gebraucht werden. Kein Problem mit OK.JUS, denn die Prozesse sind auch im Nachhinein jederzeit anpassbar. In diesem Kontext sieht Schiebilski einen weiteren großen Vorteil: „Wenn sich zukünftig gesetzliche Änderungen ergeben, dann sehen wir diesen entspannt entgegen, weil wir entweder einen neuen Kernprozess anlegen, die Aktivitäten ändern, neue einbauen oder hin- und herschieben. Wir können unsere Arbeitsweise somit sehr gut überprüfen und im Weiteren optimieren.“

Das Fazit: Transparenz, Effizienz und Nachweisbarkeit

Gerade bei den entscheidenden Fragen zu vorhandenen Personalressourcen oder -überlastung sieht Schiebilski eine große Chance mit OK.JUS. Man habe zum ersten Mal die Möglichkeit, wirklich zu überprüfen, ob die Sozialräume gleich stark ausgelastet sind oder ob die Aufgaben anders verteilt werden sollten.  

Ein weiterer positiver Effekt: Neue Fachkräfte können schneller eingearbeitet werden. Schiebilski konstatiert: „Wenn ein neuer Mitarbeiter kommt oder ein Mitarbeiter eine Vertretung übernimmt, ist die Arbeit in OK.JUS transparent. Die Durchlässigkeit in der Arbeit ist sehr wichtig: Jeder macht das Gleiche an der gleichen Stelle.“
Die Dokumenterstellung ist jetzt viel einfacher geworden und die Qualität nachweisbar. Für jeden Vorgang, jeden Fall, jedes Vorkommnis ist ein Schreiben hinterlegt, das auf einen Klick erstellt wird.

Was Schiebilski besonders gut gefällt an OK.JUS? „Mir gefällt alles an OK.JUS. Ich habe noch nichts gefunden, was mir nicht gefällt. Ich finde, es ist ein von vorne bis hinten sehr gut geplantes Programm, was jedes Jugendamt für sich selber aufbauen und immer wieder anpassen kann. Ich bin von der Art, wie es aufgebaut ist, absolut begeistert.“