Die Gemeinde Altendorf nutzt das Servicecenter Finanzwesen der AKDB

Gesunde Gemeindefinanzen

Auch heute noch, im 21. Jahrhundert, kommt der 2.200-Einwohner-Gemeinde die vorteilhafte geografische Lage zugute. „Hier in der Nähe verläuft die Autobahn, die Staatsstraße, eine S-Bahn verbindet den Ort mit dem Umland. Bald wird durch Altendorf auch eine ICE-Strecke führen. Das macht die Gemeinde sehr attraktiv fürs Gewerbe“, so Bürgermeister Karl-Heinz Wagner. „Hier haben sich bereits viele Unternehmen angesiedelt. Sie geben insgesamt 1.100 Menschen Arbeit. Dazu gehört eine größere Firma für selbstklebende Verschlusssysteme. Außerdem ein Hersteller von Verpackungsmaschinen, ein Lebensmittelproduzent für Instantsuppen und Trockennahrung und ein Internethändler, der mit DLT-Technik handelt.“ Dies beschert der Kämmerei sprudelnde Gewerbesteuereinnahmen und gesunde Gemeindefinanzen. Und jede Menge Arbeit für die zwei Mitarbeiter im Finanzwesen: die Kämmerin und die Kassenverwalterin. Besonders anstrengend wird es, wenn der Jahresabschluss naht und der Haushalt fürs nächste Jahr vorbereitet werden muss.

Kassenverwalter sind rar gesät

Aber genau hier lag irgendwann das Problem. Denn 2018 Jahr ging ein Mitarbeiter der Kassenverwaltung und konnte nicht ersetzt werden. Die Suche nach einem Nachfolger blieb erfolglos. „Der Markt war sprichwörtlich leergefegt“, so Wagner. „Wir haben es mit Arbeitskräften versucht, die keine Ausbildung im Kassenwesen hatten.“ Beide Versuche mit Quereinsteigern scheiterten allerdings. Es schlichen sich sogar besorgniserregende Fehler ein. „Irgendwann trafen hier Mahnungen von Dienstleistern ein. Schlimmer war aber, dass Buchungen auf die falschen Haushaltsstellen gemacht wurden, sodass dann der Haushaltsrahmen gesprengt wurde. Dies wiederum führte dazu, dass die Erstellung des Haushaltsplanes deutlich schwieriger war, da man hier kaum auf Vergleichszahlen des Vorjahres zurückgreifen konnte. Durch die vorübergehende Nichtbesetzung der Stelle in der Kassenverwaltung war die ohnehin schon dünne Personaldecke des Rathausteams Altendorf sehr angespannt. So verbrachten die Kämmerin und die Geschäftsleiterin mehrere Wochen damit, Ordnung zu schaffen sowie die laufenden Kassengeschäfte nach Dringlichkeit abzuarbeiten. Dadurch blieben viele andere Aufgaben zunächst liegen. Höchste Zeit zu handeln.

Einnahmen und Ausgaben immer im Blick

Und dann zeichnete sich im Januar 2019 die Lösung ab. Auf einer Fortbildungsveranstaltung der AKDB erfuhr der Bürgermeister zum ersten Mal vom Servicecenter Finanzwesen. „Das könnte eine alternative Lösung für unser Personalproblem sein, haben wir uns gedacht – und beschlossen, einen langfristigen Vertrag abzuschließen. Denn der Fachkräftemarkt scheint sich in absehbarer Zeit nicht zu entspannen.“ Seit Februar 2019 werden einige Leistungen an das Servicecenter Finanzwesen der AKDB ausgelagert. „Es handelt sich in erster Linie um Verbuchungen und Zahlungsanweisungen“, so Wagner. „Und um die Veranlagung, die Erstellung der Bescheide für die Zahlung der Grund- und Gewerbesteuer.“
Über die Kasse laufen viele Einnahmen und Ausgaben, oft auch als Barzahlungen: Geld fließt in die Kasse bei der Erstellung eines neuen Personalausweises oder Passes, und es fließt hinaus, wenn Auszahlungen für Feuerwehreinsätze gemacht werden. Obwohl Karl-Heinz Wagner immer noch „Sand im Getriebe“ spürt, ist er froh, tatkräftige, professionelle Unterstützung zu bekommen. „Das Servicecenter hat bereits viele Korrekturen in der Kasse vorgenommen, viele Belege sind jetzt richtig zugeordnet, und so haben wir die Fehler aus der Vergangenheit ausgemerzt.“

Alles bereit für die E-Rechnung

Mittlerweile hat die Gemeinde Unterstützung für die Kassenverwaltung gefunden. Sandra Petschner ist eigentlich Rechtsanwaltsfachangestellte, hat sich aber bereits gut eingearbeitet. Trotzdem möchte sie die Hilfe der AKDB nicht missen und steht im regelmäßigen Kontakt zu einem persönlichen Ansprechpartner im Servicecenter Finanzwesen. Per Mail oder auch telefonisch. Bei Bedarf ist der Experte aus dem Servicecenter Finanzwesen sogar vor Ort in Altendorf – denn nichts geht über den direkten Austausch, so Petschner. „Ich bekomme täglich Rechnungen von Dienstleistern als PDF oder in Papierform, ich scanne sie und sende sie über den Cloud-Speicher KommSafe an das Servicecenter Finanzwesen. Dort wird dann die Buchungsanweisung vorgenommen. Außerdem sende ich auch Belege und Quittungen. Oder Gewerbesteuerermittlungen vom Finanzamt.“

Das Servicecenter bearbeitet diese, macht die Veranlagung in OK.FIS und sendet das PDF des Bescheids zurück an die Kassenverwaltung. Von dort geht dieser dann direkt an die Bürger. „Das Servicecenter stellt gleichzeitig alles auf Soll und überwacht auch, dass das Geld aufs Gemeindekonto eingeht.“ Eine enge Abstimmung ist in diesem ganzen Prozess das A und O. Und reibungslose digitale Wege. Für beides sorgt das Servicecenter Finanzwesen.

Bald, so freut sich Sandra Petschner, wird sogar das langwierige Scannen wegfallen. Ebenso die händische Unterzeichnung der Anordnungen. „Die Anordnungen werden künftig per elektronischer Signatur unterzeichnet. Das spart viel Arbeit und Papier, verringert Fehlerquellen und beschleunigt den gesamten Prozess.“ Ganz im Sinne eines medienbruchfreien E-Governments. Der nächste Schritt nämlich steht bereits fest: Kommendes Jahr wird alles bereit sein für die Einführung der E-Rechnung!

Weitere Informationen zum Servicecenter Finanzwesen der AKDB.