Die Stadt Osterhofen nutzt den TERA Vertragsmanager

Sie lauerten in Schränken, Aktenordnern und Hängemappen – im Bauamt, im Amt für öffentliche Sicherheit und Ordnung, im Liegenschaftsamt und im Schulverband: Wartungsverträge, Mietverträge, Reinigungsverträge, Telekommunikationsverträge. Es gab Excel-Listen, Notizen, Mails und Schriftstücke. Einige Verträge liefen aus, andere verlängerten sich automatisch um ein Jahr, andere sollten schon längst gekündigt sein. Was, wenn ein Kündigungstermin verpasst wurde? Und vor allem: Brauchen wir all diese Verträge noch? Diese Fragen stellte sich auch Thorsten Schmöller, Leiter der Kasse in Osterhofen. Das Problem: „Die meisten Verträge entstehen im Bauamt. Was wenn es ausgerechnet hier einen Personalwechsel gibt? Da kann es leicht passieren, dass die restlichen Mitarbeiter nicht alle Verträge auf Anhieb finden.“

Bald war der Entschluss gefasst: Das gesamte Vertragsmanagement sollte konsolidiert, an einer zentralen Stelle erfasst und digitalisiert werden. Dass die Wahl auf den TERA Vertragsmanager der AKDB fiel, schien nur folgerichtig, denn „wir nutzen bereits andere AKDB-Produkte, besonders im Bauwesen den TERA Objektmanager. Und den Ressourcenmanager. Und vor allem das Dokumentenmanagementsystem komXwork. Wir fühlten uns gut betreut und wir wollten alle Dienstleistungen aus einer Hand. Nicht zuletzt, um die Möglichkeit zu haben, sämtliche vorhandene Schnittstellen zu anderen Programmen zu nutzen“, so Schmöller. Zum Beispiel zum Dokumentenmanagementsystem. „Wenn ich einen Vertrag im TERA Vertragsmanager anlege, kann ich automatisch die Vertragsdaten in einer E-Akte ablegen. In der E-Akte befindet sich dann auch der Schriftwechsel mit dem Vertragspartner. Alles ist unter einem Hut und leicht wiederzufinden.“

Der Verwaltungsbereich, der in Osterhofen die meisten Verträge generiert, ist außer dem Bauamt das Liegenschaftsamt. Hier gibt es vor allem Wartungsverträge für die Heizungsanlage, die Turnhallen, die Aufzüge in Gebäuden sowie die Brandschutzanlagen in Schulen und Schwimmbädern. Heute kann Thorsten Schmöller in einer Maske sämtliche Vertragsdaten einsehen, ohne lange in Mappen zu blättern. Da sind auf einem Blick die Art der Dienstleistung, Kosten oder Einnahmen, Vertragslaufzeit und Mandant vermerkt. Und er kann per Knopfdruck Fristen und Vertragslaufzeiten aller Verträge auswerten – übersichtlich aufbereitet. „Langes Rumsuchen gibt es zum Glück nicht mehr.“

Seit April 2018 benutzt Thorsten Schmöller den Vertragsmanager. Er hat hundert von insgesamt 250 Verträgen im Programm erfasst und schon einige „Vertragsleichen“ entdeckt. „Mindestens fünf bis sechs Wartungsverträge, die unsere Liegenschaften betrafen, haben wir bereits gekündigt – die hatten mit Dienstleistungen zu tun, die wir nicht mehr brauchten.“ In Zukunft wird Osterhofen nicht mehr Gefahr laufen, unerwünschte Dienstleistungen bezahlen zu müssen. „Von zentraler Wichtigkeit für uns ist die Funktion ‚Wiedervorlage‘ im TERA Vertragsmanager: Wir bekommen automatisch eine Mailnachricht, wenn ein Vertrag ausläuft und erneuert – oder gekündigt – werden muss.“ Soll er gekündigt werden, so kann man direkt aus der Software-Maske heraus ein Kündigungsschreiben mit allen relevanten Vertragsdaten generieren. Selbstverständlich kann Thorsten Schmöller eine Benutzersteuerung vornehmen, sodass nur diejenigen Fachbereiche Verträge einsehen und bearbeiten, die dazu berechtigt sind.

Worauf sich Thorsten Schmöller ganz besonders freut: dass es bald eine neue Funktion im TERA Vertragsmanager geben wird: eine Maske, in der die Finanzabteilung vermerken kann, ob die Erlöse, die die Stadtverwaltung für eine erbrachte Leistung bekommt, umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht. „So sind wir bestens vorbereitet, wenn ab 2021 alle Kommunen bei privatrechtlich erbrachten Dienstleistungen nach UStG §2b die Umsatzsteuer abführen müssen. Wir können die Verträge dann entsprechend nach dem Kriterium ‚umsatzsteuerpflichtig‘ oder ‚nicht umsatzsteuerpflichtig‘ visualisieren. Das wird für unser Finanzwesen eine Riesenhilfe sein.“

Weitere Informationen zum TERA Vertragsmanager.

Quelle: Wikipedia