Die VG Schillingsfürst wechselt zur AKDB

Knapp 10.000  Einwohnerinnen und Einwohner leben in den Gemeinden, die der VG Schillingsfürst angehören. Und die Zahl wächst von Jahr zu Jahr. Immer drängender wurde zuletzt der Wunsch nach mehr Digitalisierung in der Verwaltung: für eine effizientere Verwaltungsarbeit, aber auch für besseren Dienst am Bürger. „Wir hatten kaum Schnittstellen zwischen den Fachverfahren. Und unsere digitalen Bürgerdienste beschränkten sich auf wenige PDFs auf unserer Website, die Bürger ausdrucken und ausfüllen mussten.“ Es war höchste Zeit, zu modernisieren. 

„Wir wussten: Das wird ein größeres Unterfangen“, so Hauptamtsleiter Christian Eßlinger. „Deshalb haben wir bereits 2019 entschieden, eine Projektgruppe zu gründen, die sich umfassend um diverse Digitalisierungsprojekte kümmerte – etwa um die Einführung einer Bürger-App, die Neugestaltung der Website sowie mehr Maßnahmen zur Steigerung der Informationssicherheit. Die Projektgruppe bestand aus vier Personen: außer mir einem Vertreter aus dem Bereich Datenschutz und Finanzverwaltung, einem IT-Administrator und Jana Buhl aus dem Personalamt.“
 

Die Frage war: Wer konnte ein Komplettpaket anbieten, das allen Wünschen entsprach? „Wir wollten einen zuverlässigen Partner, der uns vollumfänglich betreuen kann, damit wir Dienste aus einer Hand bekommen. Das alles konnte der bisherige Anbieter nicht leisten. Auch war es uns wichtig, dass der künftige Anbieter nicht irgendwann vom Markt verschwindet. Denn uns war klar: Das wird ein Jahrzehnteprojekt.“ 

Drei Unternehmen wurden eingeladen, ihre Leistungen und Produkte vorzustellen. Die Wahl fiel auf die AKDB. Denn deren Software wies viele Schnittstellen zwischen Online-Diensten und Fachverfahren auf. Das garantierte medienbruchfreie Prozesse. Außerdem gab es kaum Anbieter mit solch umfassender Produktpalette. Daher entschloss sich die Verwaltungsgemeinschaft für einen Komplettwechsel zur AKDB. Und zwar für alle sechs Mitgliedsgemeinden. 

Einige Mitarbeitende hatten bereits in ihren vorherigen Jobs gute Erfahrungen mit den Lösungen der AKDB gemacht. Die Personalverwaltungs-Software OK.PWS von der AKDB war bereits seit Anfang 2021 im Einsatz. Jetzt zogen die anderen Fachverfahren nach. „Angefangen haben wir mit der Software fürs Einwohnermeldewesen im Sommer 2021“, so Jana Buhl. „Zusammen mit den Migrationsexperten der AKDB wurden die Daten bereinigt, Datenabzüge gemacht, auf Fehler geprüft und aus dem alten Verfahren migriert.“ 

Es folgte die Bauverwaltung mit den GIS-Produkten aus den sechs Kommunen der VG. Dann die Finanzverwaltung, inklusive der Payment-Lösung. Die Finanzverwaltung ging am 1. Januar 2023 mit OK.FIS, OK.FINN und OK.CASH in den Echtbetrieb. Die größte Herausforderung waren die Schnittstellen zum Finanzverfahren – etwa von der Personal-Software heraus. „Das gesamte Projektmanagement lag bei uns“, erinnert sich Jana Buhl, „aber wir hatten eine Standleitung zur AKDB, und es verging kein Tag, an dem ich nicht mit meinem Betreuer gesprochen hätte.“
 

Zuletzt wurde dann zwischen Sommer und Herbst 2023 das Bürgerservice-Portal mit den Online-Diensten für Bürgerinnen und Bürger eingeführt. „Das sind alle Leistungen aus dem komXformularcenter“, so Buhl, „und die wichtigen Online-Dienste, insbesondere Urkundenanträge.“ Am meisten genutzt werden die Online-Anträge, mit denen Bürger Geburts- oder Eheurkunden beantragen. Auch der Briefwahlantrag und die Wasserzählerablesung gehören zu den meistgenutzten Diensten. Dank der Feedback-Funktion kann die Verwaltung in Echtzeit die Zufriedenheit der Bürger bei der Nutzung feststellen. „Von fünf Sternen, die man vergeben kann“, so Buhl, „erreichen die meisten Dienste die Note 4,9, 4,8 und 5,0. Das freut uns. Ebenso die Tatsache, dass Bürger das Bürgerservice-Portal mit seinen Diensten von Anfang an viel genutzt haben, inklusive der Bezahlfunktion, wenn Gebühren anfallen.“
 

Doch die Digitalisierungspläne sind nicht beendet. Als Nächstes will die VG ihre IT in Gänze ins Rechenzentrum der AKDB auslagern – mit dem Next Generation Outsourcing (NextGO). „Wir wollen unsere Verwaltungsgemeinschaft fit für die Zukunft machen. Da ist das Outsourcing der IT der nächste logische Schritt hin zu einer leistungsfähigen digitalen Kommune. Außerdem sehen wir uns somit besser gewappnet gegen steigende Cybergefahren, mangelnde Personalressourcen und fehlende Zeit“, so Eßlinger. „Hinzu kommt ein digitales Dokumenten-Managementsystem, um die Workflows komplett elektronisch abzubilden.“