Mitten im UNESCO Biosphärenreservats Rhön, unweit von Bad Kissingen, liegt Markt Wildflecken mit seinen circa 3.000 Einwohnern: rundherum weite Blicke über die Kuppen im Land der offenen Fernen und einem der schönsten Wanderwege Deutschlands, dem Hochrhöner Fernwanderweg. Kein Wunder, dass es in Werbeclips der Gemeinde heißt: „Eine Landschaft, die man sonst nur aus Märchen kennt.“ 2024 feiert Wildflecken sein 500-jähriges Bestehen. Und vier Jahre Next Generation Outsourcing der Gemeinde-IT ins Rechenzentrum der AKDB.
Ein waschechter Wildfleckener ist Daniel Kleinheinz. Seit 2020 ist er Geschäftsleiter der Gemeinde, für die insgesamt circa 28 Mitarbeitende tätig sind. Gleichzeitig leitet er die IT des Ortes. Nach seiner Ausbildung zum Verwaltungsangestellten beim Markt Wildflecken schloss sich eine Zeit als Soldat für 12 Jahre bei der Bundeswehr an. Im Anschluss kehrte er als Wirtschaftsfachwirt (IHK) und Verwaltungsfachwirt zurück nach Wildflecken. „Ich bin kein ausgebildeter IT-Fachmann, es war eigentlich mehr learning by doing, was ich gemacht habe“, so Kleinheinz heute. „Wir hatten einen eigenen Server im Erdgeschoss sowie ein NAS-System. Bei größeren Fragen haben wir früher allerdings einen externen Dienstleister konsultiert.“ Die zunehmende Komplexität und die immer lauernden Cybergefahren waren - neben steigenden Anforderungen - der Grund für die Entscheidung, die IT-Verantwortung abzugeben.
Langjähriger AKDB-Kunde
Als 2020 ein Informationssicherheitskonzept fällig war und der gesamte Landkreis ein Audit nach ISIS12 machte, fiel auch der Entschluss, das Outsourcing-Projekt anzugehen. „Auch die Corona-Pandemie und die daraus folgende Arbeit aus dem Homeoffice waren ein Grund zum Wechsel. Die Themen Datenschutz und Sicherheit der IT wurden immer drängender.“ Und da die Gemeinde seit über 20 Jahren die Dienste und Produkte der AKDB nutzt, lag es nahe, das Angebot des AKDB-Systemhauses LivingData näher anzusehen. „Viele unserer Anwendungen beziehen wir bereits aus dem Outsourcing-Rechenzentrum der AKDB. So etwa die Personal- und Finanzsoftware, die Standesamtssoftware AutiSTA, das GIS-System der RIWA, die Software fürs Bürgerbüro OK.EWO. Da war der Schritt dann nur natürlich und wurde von unserem Gemeinderat unterstützt.“
Kein Server mehr im Rathaus
Die Entscheidung für die Variante NextGO.serverless fiel nicht schwer. „Die Wiederbeschaffungskosten für einen neuen Server werden auch immer größer. Mit dem Outsourcing haben wir Server und Rathaus räumlich getrennt, wie es ISIS 12 will. Außerdem wollte ich die Verantwortung für Sicherung, Backup und Patches loswerden.“ Fremdverfahren laufen ebenfalls problemlos im AKDB-Rechenzentrum. „Auch die Firewall beziehen wir jetzt von der LivingData. Früher waren wir über unser Landratsamt an das bayerische Behördennetz angeschlossen. Die von uns geplanten Maßnahmen konnten wir in dieser Konstellation nicht umsetzen. Insbesondere in Bezug auf den digitalen Rechnungs-Workflow, denn ich wollte alle Außenstellen in mein Netzwerk einbinden: Schule, Wasserversorgung, Bauhof. Und dies gestaltete sich mit den Anforderungen des Landkreises und dem Behördennetz sehr schwierig.“
Reibungslose Migration der Applikationen
Daniel Kleinheinz hat den Migrations-Prozess ins Rechenzentrum von Anfang an begleitet. Technisch verlief die Umstellung reibungslos. Das erste Vor-Ort-Gespräch war am 12. Juni 2020, die Umstellung erfolgte zwischen Ende November und Anfang Dezember 2020. Es gab vier neue Laptops. Die übrigen stationären PCs werden 2024 auch mit Laptops ersetzt. Der Vertrag mit der LivingData sieht vor, dass alle vier Jahre die Hardware ausgetauscht wird. Wer im Homeoffice arbeitet, schaltet sich mit Token ins VPN-Netzwerk auf. Auch das Mobile Device Management wird von der LivingData übernommen. „Die Leitung war anfangs eine 23 MB-Leitung. Mittlerweile haben wir einen Glasfaseranschluss“, so Kleinheinz. Eine kleinere Herausforderung war das Herauslösen der Mail-Adressen aus dem Behördennetz und der Aufbau der neuen Firewall. Aber auch hier stand die Gemeinde im engen Austausch mit den Experten der LivingData, sodass die Hürde ohne größeren Aufwand genommen werden konnte. Überhaupt lobt Kleinheinz den engmaschigen Kontakt zur LivingData.
Endlich auf Zukunftsaufgaben konzentrieren
Mitarbeitende spürten von der Umstellung kaum etwas. „Und ich bin natürlich erleichtert, dass die Verantwortung nicht mehr zu hundert Prozent auf mir lastet“, so Kleinheinz, der ehrgeizige Ziele für die digitale Zukunft seiner Kommune hat: Die Erstellung eines digitalen Zwillings gehört zu seinen Zukunftsplänen. Der soll dann im RIWA GIS-Zentrum visualisiert werden. Auch als Service für die Bürger, die so künftig Gemeindedaten einsehen können. Ebenso in Planung: die Erfassung des Straßenbestands, damit Schäden und Straßenzustand für alle einsehbar sind. Dazu wird es dann zukünftig auch eine individuelle und smarte Gemeinde-App geben, mit Warn-Meldungen, Mängelmelder und der Möglichkeit, Fotos hochzuladen. Ein weiterer Schritt, der ansteht: Alle Dokumente aus dem Bau- und Liegenschaftswesen werden gescannt und ins Dokumentenmanagementsystem überführt. Damit soll dann das Papier quasi abgeschafft werden. Ein digitaler Rundumschlag …
