Gemeinde Döhlau lagert gesamten IT-Betrieb aus

„Mehrere Dinge waren zusammengekommen“, meint Marc Ultsch, der Erste Bürgermeister der Gemeinde Döhlau im Landkreis Hof. „Die Digitalisierung allgemein, die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes, unsere damals veraltete Serverhardware im Rathaus.“ Ultsch und der Verwaltungsleiter Markus Gold waren sich schnell einig, dass sie für einen weiterhin autonom gestalteten Betrieb weder die personellen Ressourcen hatten noch das notwendige Know-how. Ein Weiterbetrieb eigener IT-Infrastruktur machte keinen Sinn mehr. Wie in vielen kleinen Gemeinden wurde die IT vom Geschäfts- und Bauamtsleiter selbst betreut. Man habe sich das Thema Digitalisierung als Ganzes angesehen und entschieden, einen großen Schritt nach vorne zu gehen und das Outsourcing-Angebot der AKDB und deren Systemhaustochter LivingData anzunehmen.

Die IT darf man nicht spüren, sie muss funktionieren

Der Bürgermeister und seine elf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlen sich wie eine Verwaltungsfamilie. Es muss persönlich gut harmonieren. Voraussetzung unter anderem: dass die IT einfach funktioniert, die Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit unterstützt und nicht im Weg steht. „Der Umstellungsprozess hat etwas über ein halbes Jahr gedauert“, erklärt Ultsch. Und meint damit alle notwendigen Schritte, vom Konzeptionsgespräch über die interne Abstimmung bis zur Umsetzung durch AKDB und LivingData. Seit Mitte 2021 arbeitet die Verwaltung mit NextGO.

Verantwortung abgeben

„Mit NextGO konnten wir uns entspannen, was den IT-Bereich betrifft“, so Bürgermeister Ultsch. Man habe vorher zwar keine großen IT-Probleme oder -Störungen gehabt, „aber natürlich machten wir uns Sorgen: Was wenn der Server ausfällt? Funktionieren unsere Backups im Ernstfall? Sind wir für einen Cyberangriff gerüstet? Die IT-Landschaft wandelt sich ständig, wird immer komplexer.“

Personell wäre auch niemand da gewesen, um zukünftige Herausforderungen in der kommunalen IT zu übernehmen. NextGO hat das Problem gelöst. Personalfragen sind überflüssig geworden, Sorgen über veraltete Hardware, Sicherheitslücken und Ausfälle gehören der Vergangenheit an.

Es funktioniert einfach

Seit NextGO in Döhlau eingesetzt wird, läuft die IT einfach. Für die Verwaltungsmitarbeiter gab es keine große Umstellung, außer der neuen Hardware vor Ort. „Es funktioniert einfach.“ Auch die Verantwortung der Firewall ist in die Hände der LivingData übergegangen. „Uns war bewusst, dass Daten- und Cybersicherheit, regelmäßige Updates und Wartungen ständig anspruchsvoller werden. Nun haben wir die Betriebsverantwortung an die AKDB abgegeben. Und falls doch etwas passiert, sind wir uns mit der AKDB im Rücken sicher, dass keine Daten verloren gehen können. Selbstverständlich müssen wir nach wie vor unsere Mitarbeiter in puncto IT-Sicherheit sensibilisieren und schulen, gerade was E-Mails und Anhänge angeht.“

Gibt es doch Probleme, gilt es herauszufinden, woran es liegt. „NextGO ist es nie“, so Gold. Ein persönlicher Ansprechpartner der LivingData betreut bei Fragen und Problemen die Gemeinde. „Manche Dinge erledigen sich mit der Zeit von selbst. Wie wir unsere Firewall neu starten, falls sie mal abstürzt, musste man uns nicht zweimal erklären.“

Investition lohnt sich finanziell

Hat sich die Umstellung vom autonomen Betrieb zu NextGO gelohnt? „Summiert man auf, was uns neue Hardware samt der nötigen Betreuung gekostet hätten, sind wir mit NextGO gut dabei“, so Ultsch und Gold. Im Vordergrund steht für die beiden allerdings die Sicherheit, Einfachheit und die Übergabe der Verantwortung an die AKDB. Dass IT Geld koste, sei allen bewusst. Hätte man einen neuen Server gekauft und on-premise genutzt, hätte man auch den Betrieb verantworten müssen, personell wie finanziell. „Mit NextGO sind wir diese Sorge los.“