Der IT-Betrieb vom Markt Buchbach wurde für Geschäftsleiter Reinhard Deinböck zunehmend zum Zeitfresser. Es wurde auch immer schwieriger, das erforderliche Know-how im IT-Bereich auf dem aktuellen Stand zu halten. Dazu kam die Angst vor Cyberattacken. Gute Gründe, um 2022 das Outsourcing-Angebot der AKDB in Anspruch zu nehmen: NextGO. Seitdem laufen Updates, Patches und Backups im Rechenzentrum der AKDB. Das gibt der oberbayerischen Kommune mehr Sicherheit und mehr Zeit für strategische Aufgaben.
In Markt Buchbach arbeiten 40 Beschäftigte. Davon bedienen 15 IT-Arbeitsplätze. Weitere sind im Bauhof, in der Friedhofsverwaltung, im Wertstoffhof oder der Kläranlage beschäftigt. Reinhard Deinböck ist nicht nur Geschäftsleiter, sondern auch stellvertretender Leiter der Finanzverwaltung, Leiter des Personalamts und EDV-Verantwortlicher. Die Mehrfachbelastung geriet in den letzten Jahren zunehmend zu einem Problem. „Irgendwann wurden die IT-Landschaft und die Anwendungen so komplex, dass ich befürchtete, ich würde die Betriebssicherheit nicht mehr gewährleisten können“, so Deinböck. „Außerdem verbrachte ich rund 20 Prozent meiner Zeit mit der Verwaltung unserer IT – und es wurde immer mehr. Die vielen Updates, die täglichen IT-Probleme inklusive Sicherung der Daten, das war viel Verantwortung und viel Arbeitszeit.“ Die Möglichkeit, einen zweiten Mitarbeiter aufzubauen, der seine Aufgaben hätte übernehmen können, war auch nicht gegeben: „Es gab zuletzt viel Fluktuation, einige Quereinsteiger oder Neueinsteiger. Keiner wäre geeignet oder bereit gewesen, eine so komplexe IT zu übernehmen mit den ganzen Applikationen, der Fachsoftware, den Online-Diensten, dem Dokumentenmanagementsystem, der Telefonie, der Firewall und der ganzen Hardware inklusive der Server.“
NextGO.serverless als Lösung
Dann kam der Gedanke, den IT-Betrieb outzusourcen. Und zwar als NextGO.serverless, also ohne Server vor Ort. Der Bürgermeister Thomas Einwang war der Idee gegenüber sofort aufgeschlossen. Im ersten Schritt wurde Ende 2021 ein Workshop abgehalten. Hier wurden die einzelnen Schritte besprochen und der Fahrplan. Die AKDB kannte man schon, die Verwaltung bezog bereits viele Fachverfahren vom Komplettdienstleister. Auch das Bürgerservice-Portal und einige Online-Dienste. „Ein Dokumentenmanagementsystem mit der E-Akte betrieben wir on-premise. Ebenso andere Applikationen“, so Deinböck. „Die AKDB-Fachverfahren OK.EWO und das Finanzverfahren OK.FIS bezogen wir dagegen bereits aus dem Rechenzentrum der AKDB.“
In einem Monat migriert
Im Mai 2022 ging es los: Schritt für Schritt wurden die Server migriert - zehn Tage dauerte es insgesamt. Als letztes wurde Ende Mai der Dokumentenmanagement-Server migriert. „Das war der Mittwoch vor Pfingsten“, so Deinböck. „Daran kann ich mich noch genau erinnern. Denn am Pfingstsonntag gab es ein Extremwetterereignis: Unser Rathausplatz wurde überflutet, das Wasser drang in unseren EDV-Raum ein. Wir konnten von Glück sagen, dass wir ein paar Tage zuvor den letzten Server migriert hatten. Unsere Daten waren sicher! Am Dienstagmittag waren bereits die ersten vier Arbeitsplätze wiederhergestellt: Kasse, Geschäftsleitung, Bürgermeister und Kämmerei.“ Das Einwohnermeldeamt lief dann erst mal in der Nachbargemeinde. Das haben die Experten der LivingData zusammen mit der EDV des Landratsamts bewerkstelligt. Das AKDB-Systemhaus LivingData musste lediglich die Sophos-Firewall neu einrichten zusammen mit den Switches. Nach einigen Tagen funktionierte dann auch die Telefonanlage wieder, die ja im EDV-Raum untergebracht war.
Ein Ansprechpartner für alle Fälle
Die LivingData und Reinhard Deinböck sind ein gut eingespieltes Team. „Wann immer ich eine Frage oder ein Problem habe, wende ich mich an meinen festen Ansprechpartner bei der LivingData. Sogar schnell mal per Messenger-App. Es gibt so viele Fehlerquellen, die ich nicht auf Anhieb identifizieren könnte. Das tut jetzt das Systemhaus LivingData für mich. Inklusive der gesamten Berechtigungsverwaltung oder wenn ich Probleme mit dem Behördennetz habe. Auch Updates brauche ich nicht mehr einzuspielen.“ Im Keller verbleibt die Glasfaserleitung mit 1.000 Mbit sowie die Firewall und die Telefonie.
V. l. n. r.: Torsten Ehrke, Markus Förster (beide AKDB), Reinhard Deinböck (Geschäftsleiter Markt Buchbach) und David Gräf (LivingData) auf der NextGO Roadshow in München.
Der Gemeinderat von den Kosten überzeugt
Gar keinen eigenen Server mehr zu verwalten ist für Deinböck eine große Erleichterung. Auch was die Kosten betrifft: „Ich habe die Kosten dem Gemeinderat erläutert. Einen neuen Server alle vier-fünf Jahre zu kaufen, würde ein großer Kostenfaktor im fünfstelligen Bereich sein. Da ist das Geld beim Outsourcing besser aufgehoben, zumal ich da auch noch zusätzlich Daten- und Betriebssicherheit bekomme.“
