OK.JUS im Landratsamt Haßberge

Fragt man Markus Deißler, warum sich das Kreisjugendamt und das Amt für Soziales und Senioren in Haß-berge für die Komplett-Software OK.JUS entschieden haben, muss er weit ausholen. Bis ins Jahr 2014. Denn die Einführung der neuen Anwendung ist fester Bestandteil eines ambitionierten Projekts: das eines agilen, vollkommen digitalisierten Jugend- und Sozialamts. „Schon damals hieß unsere Mission: mehr Bürgerfreundlichkeit durch mehr Digitalisierung“, sagt der Bereichsleiter im Sozialamt, der zusammen mit Christina Schnös und Anja Utzmann vom Jugendamt das Vorhaben federführend begleitet. „Wir haben dem Projekt den Namen ‚neues Sozialwesen‘ gegeben. Die betroffenen Bereiche sind Personal, Organisation, IT und Netzwerke. In Zukunft soll es zum Beispiel eine Clearing-Stelle im Jugend- und im Sozialamt geben. Hier können Bürger Anträge für alle Leistungsbereiche an einer Stelle abgeben. Gleichzeitig sollten die Mitarbeiter entlastet werden. Weniger Administration, mehr Sacharbeit. So lautete die Devise.

Nach konsequenter Planung des Großprojekts führten das Jugend- und das Sozialamt 2015 ein Dokumentenmanagementsystem ein und später eine digitale Akte. Bis Ende 2021 sollen dann die vier bisherigen Fachanwendungen mit ihren unterschiedlichen Benutzeroberflächen und Schnittstellen durch eine einzige ersetzt werden: dem SYNERGO®-Verfahren OK.JUS. Die Software bildet sämtliche Prozesse in den Ämtern ab. Um sich nicht zu verheben, startete die Kommune erst einmal mit der Einführung des OK.JUS-Moduls Unterhaltsvorschuss.

„Das Jugend- und das Sozialamt haben viele Bereiche, da wollten wir mit einem überschaubaren beginnen“, so Deißler. „Hier arbeiten nur vier der insgesamt fast 80 Mitarbeiter. Außerdem gab es beim Unterhaltsvorschuss dringenden Handlungsbedarf: Bisher haben wir die Auszahlungsanordnungen auf Papier erstellt und an die Staatsoberkasse verschickt. Diesen Prozess wollten wir unbedingt digitalisieren.“ Aus ganz praktischen Gründen: Die Anzahl der Fälle ist rasant gestiegen. „Seit Juli 2017 sind Jugendliche bis zum 18. Lebensjahr anspruchsberechtigt. Seitdem hat sich die Fallzahl verdoppelt“, so Fachwirtin Christina Schnös. „Heute bearbeiten wir 520 Fälle hier im Landratsamt.

Die Umstellung auf das Modul Unterhaltsvorschuss begann im August 2018. Als erstes wurde das Programm installiert. „Dann wurden wir drei Admins geschult“, so Schnös, die für den Einführungszeitraum freigestellt wurde, um sich ganz dem Projekt zu widmen. „Anschließend führten wir Workshops mit den Sachbearbeitern durch, um die Arbeitsprozesse beim Unterhaltsvorschuss zu definieren. Schließlich haben wir die vielen Word-Dokumente eingebunden.“ Nach Überprüfung und Abnahme der Prozesse durch die AKDB wurden die Sachbearbeiter geschult. Und zum 18. Dezember 2018 war das Unterhaltsvorschuss-Modul einsatzbereit.“ Was sich leicht anhört, war nicht ohne Tücken. „Wir mussten einige Arbeitsschritte trennen. Etwa den Antrag auf der einen und das Widerspruchsverfahren auf der anderen Seite. Dabei haben wir sehr eng mit der AKDB zusammengearbeitet“, so Schnös. Überhaupt ist sie überzeugt: Ohne stetigen Austausch auf Augenhöhe hätte die Umstellung nicht so reibungslos geklappt. Auch die Migration der Daten aus dem Altverfahren stellte sich recht komplex dar. Daten, die sich im Laufe der Jahre angesammelt hatten, mussten bereinigt, Formulare eingebunden, angepasst und überprüft werden.

Auch einige individuelle Anpassungen wurden gemacht, damit die Programmfunktionen exakt den Arbeitsschritten im Amt entsprachen. Das Ergebnis? Christina Schnös freut sich besonders über die bessere Datenqualität.

„Wir müssen zwar mehr Daten eingeben als früher. Das bedeutet aber im Umkehrschluss, dass wir am Ende des Jahres viel präzisere Statistiken erstellen können. Und zwar auf Knopfdruck. Früher haben wir umständliche Excel-Tabellen befüllt. Das ist jetzt vorbei.“ Markus Deißler schätzt die logisch und überschaubar angeordnete Datenfülle: Jede einzelne Fallhistorie ist jetzt detaillierter nachvollziehbar. „Ich sage zu den Kollegen immer: Irgendwann müsst Ihr gar nicht mehr in den Akten nachschauen, denn alle Schritte zu einem Fall sind schon in OK.JUS in den Masken dokumentiert: Wann ist der Antrag gestellt worden? Wann war die Bewilligung? Welche Gelder sind ausgezahlt worden? Wann war die Inverzugsetzung? Wann ging das Anhörungsschreiben raus?“

Ein weiterer Vorteil von OK.JUS ist die digitale Anbindung an das Landesamt für Finanzen. Das zahlt den Unterhaltsvorschuss an den Elternteil aus. Die Sollstellung wird vom Jugendamt veranlasst und an das Landesamt weitergeleitet. Dies erfolgt über die IHV-Schnittstelle im Programm. Diese Schnittstelle ist bidirektional: Sollstellungen werden ans IHV geschickt und Informationen zu den IST-Einnahmen werden vom IHV ans Amt zurückgeschickt. Damit ist Haßberge das erste bayerische Jugendamt, das über eine digitale Schnittstelle mit dem integrierten Haushalts- und Kassenverfahren verbunden ist. „Früher haben wir das manuell gemacht“, so Deißler. Obwohl viel erreicht wurde, steht in nächster Zukunft noch einige Arbeit an. Bald wird das Modul „Beistandschaften“ und „Vormundschaften“ eingesetzt, danach folgt die Einführung im Bereich „Beurkundungen“. Im zweiten Halbjahr stehen die Bereiche „Wirtschaftliche Jugendhilfe“ und „Allgemeiner Sozialer Dienst“ an. Erst später die Module „Sozialhilfe“ und „Wohngeld.“ Der Jugend- und Sozialbereich sei ein weit verästeltes Arbeitsgebiet mit vielen unterschiedlichen Aufgaben- und Verantwortungsbereichen, sagt Deißler: „Toll ist, dass OK.JUS alle Prozesse in ihrer Gesamtheit abbildet. Inklusive E-Akte, Auswertungen und Statistiken.“

Deißler hat klar vor Augen, wie das Jugend- und das Sozialamt der Zukunft aussehen sollen. Einerseits soll der Bürger besseren und schnelleren Service bekommen – zum Beispiel durch immer mehr Online-Dienstleistungen. Andererseits sollen die Mitarbeiter sich ausschließlich auf ihre Fälle konzentrieren können. Damit dieser Wunsch Realität wird, entstehen neue Berufsbilder: „Wir werden ein Serviceteam Soziales aufbauen. Das sind vier bis fünf Leute, die sich ausschließlich um Statistiken, Controlling, Förderangelegenheiten, Haushaltsplanung und die Betreuung der Software OK.JUS kümmern.“ Eine Truppe mit strategisch-organisatorischen Aufgaben.

Markus Deißler ist seit dreißig Jahren im Landratsamt tätig. Er weiß: Es ist gerade sehr viel im Umbruch. Change Management lautet das Gebot der Stunde. Umso mehr wissen er und seine Kolleginnen die Zusammenarbeit mit dem Projekt- und Entwicklungsteam der AKDB zu schätzen. „Dass die AKDB bei der Software-Entwicklung nicht nur auf unsere Wünsche und Bedürfnisse eingeht, sondern uns engmaschig begleitet, schult und berät, finden wir ausschlaggebend für den Erfolg unseres Plans: das Sozialwesen im Landratsamt Haßberge zukunftsfähig zu machen.“

Weitere Informationen zur Software für Jugend- und Soziales OK.JUS.

Quelle: Wikipedia