Schritt für Schritt zur Digitalisierungsstrategie

Schon weit vor Corona war Tanja Bauer klar: Die Digitalisierung einer Kommunalverwaltung ist nicht mit einer Handvoll Online-Diensten getan. Digitalisierung ist ein Paradigmenwechsel und betrifft jeden einzelnen kommunalen Prozessablauf. Und so beschloss die Leiterin der Hauptverwaltung zusammen mit dem Ersten Bürgermeister Christian Zuber bereits im Januar 2020, das Thema systematisch anzugehen. „Als ich hörte, dass die AKDB ein Team Digitalisierungsberatung gegründet hat, habe ich sofort Kontakt aufgenommen“, so Bauer. „Denn wir haben viele Ideen, was Digitalisierung betrifft. Allerdings fehlt uns im Tagesgeschäft die Zeit und die Struktur, diese Ideen anzupacken.“ So gibt es in der Stadtverwaltung keinen eigenen Digitalisierungsverantwortlichen, der Projekte antreibt, koordiniert und begleitet. Damit ist Münchberg nicht allein: Eine aktuelle Studie der Hochschule Harz hat ergeben, dass nur 47 Prozent der befragten Kommunen in Deutschland über eine mittelfristige Planung zur Digitalisierung in ihrer Verwaltung verfügen. Diese planerische Rolle sollte das AKDB-Team Digitalisierungsberatung um Katja Köhler übernehmen.

Nach einem ersten Sondierungsgespräch mit dem Bürgermeister stand fest: Münchberg baut zusammen mit der AKDB eine Digitalisierungsstrategie auf. Und die Ergebnisse werden als Blaupause für anderen Kommunen dienen. Corona und der Lockdown machten einmal mehr klar, wie unentbehrlich die Digitalisierung interner Abläufe tatsächlich ist. Dass das Projekt nicht „auf der grünen Wiese“ entstehen würde, wussten alle Beteiligten. „Jede Stadt und jede Gemeinde hat bestehende Strukturen und digitale Lösungen. Neue Lösungen müssen sich nahtlos integrieren“, so Tanja Bauer. Das Beratungsteam der AKDB stellte einen schrittweisen Plan auf. Dieser begann mit einer Bestandsaufnahme, der so genannten IST-Aufnahme, dem ein SOLL-Bild folgen würde. Diese beiden Zustandsbeschreibungen sollen die Fragen beantworten: Wo steht die Verwaltung in puncto Digitalisierung? Und wie müssen die Verwaltungsprozesse am Ende der Digitalisierung aussehen?

„Dazu wurden im ersten Schritt von Anfang Oktober 2020 bis Anfang Dezember mit fast allen Mitarbeitern der Stadtverwaltung Gespräche geführt“, so Tanja Bauer. Das Beratungsteam befragte sie zu ihrer Arbeitsweise, wie sie Dokumente bearbeiten und wo sie diese ablegen, wie sie miteinander zusammenarbeiten und Aufgaben verteilen oder weiterleiten und welche Arbeitsmittel sie dabei unterstützen. Die Ergebnisse wurden tabellarisch aufbereitet und in Kategorien zusammengefasst: Prozesse, Organisation, Wissen, Daten, Dokumente, Kommunikation. Eine große Menge an Daten. „Der Aufwand hat sich definitiv gelohnt. Ich bin beeindruckt, wie detailliert alles aufbereitet wurde. Und wie viele Erkenntnisse über unsere Arbeitsweise wir dadurch gewonnen haben. Das Aufbereiten nach Kategorien fand ich übrigens ein exzellentes Hilfsmittel – auch um künftig die Zusammenarbeit in der Verwaltung zu optimieren“, so Tanja Bauer.

Parallel zu den Interviews erarbeitete das Beratungsteam zusammen mit dem Team der Stadt in einem SOLL-Bild einen idealtypischen Verwaltungsprozess aus: etwa von der ersten Kontaktaufnahme durch einen Bürger über die Durchführung eines Termins, dem Aufgabenmanagement, der Sachbearbeitung bis hin zum Ergebnis, meistens in Form eines Bescheids. Dabei wurde klar: Eine Kommunalverwaltung ist ein kleinteiliges Gebilde aus zahlreichen Aufgaben und Prozessen, das wesentlich komplexer ist als ein mittelständisches Unternehmen. „Stellen Sie sich vor, Sie sind in ein Wimmelbild geraten: An jeder Ecke passiert irgendetwas“, erklärt Tanja Bauer. Im nächsten Schritt werden die Unterlagen ausgewertet und eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet, inklusive Maßnahmenplan. Diese Strategie soll dem Stadtrat als Basis für einen Grundlagenbeschluss – und als Leitbild für jede künftige Digitalisierungsentscheidung dienen.

Der Prozess ist noch nicht beendet. Denn die Stadt hat sich parallel für das Förderprojekt Smart Cities beworben. Auch bei diesem Vorhaben unterstützte die Digitalisierungsberatung der AKDB. „Stadtentwicklung und Verwaltungsdigitalisierung gehen Hand in Hand. Deswegen wollten wir uns unbedingt für dieses Förderprojekt bewerben“, so Bianca Langheinrich-Keim, die fürs Stadtmarketing zuständig ist und die Smart-Cities-Bewerbung vorangetrieben hat. Das Bewerbungs-
Team der Stadt erarbeitete mit der AKDB die Bewerbungsunterlagen, die pünktlich zum 14. März eingereicht wurden: Dazu gehörte unter anderem die Ausarbeitung des Kosten- und Finanzplans und die Erstellung der „Letters of Intent“. Außerdem hat Münchberg seit letztem Jahr eine KulCity-Strategie ausgerufen: Um die Innenstadt zu beleben und Leerstände zu beseitigen, will die Stadt sich zum kulinarischen Genuss-Zentrum entwickeln. Dabei sind digitale Angebote zentraler Bestandteil der Strategie: etwa Online- Immobilien-Plattformen, eine Stadt-App für den stationären Handel oder Selfservice-Lösungen der Stadtbücherei. Einmal die Woche trifft sich – selbstverständlich virtuell - ein kleines Verwaltungsteam mit der Digitalisierungsberatung der AKDB und tüftelt an der Kommune von morgen.

Quelle: Wikipedia