Stadt Stein nutzt den digitalen Belegungsplan TERAwin-BELweb

Mag sein, dass nicht jeder Stein kennt. Aber jeder von uns hat schon mal einen Gegenstand benutzt, der aus der mittelfränkischen Stadt bei Nürnberg stammt. Denn hier werden seit bald 300 Jahren die berühmten Blei- und Buntstifte der Marke Faber-Castell produziert. Und hier steht auch das prächtige Faber-Castell-Schloss im Neorenaissance-Stil mit seinen Ecktürmchen und Zinnen. Unweit davon, im Rathaus, versucht die Stadtverwaltung dagegen Schritt für Schritt, die Bleistifte beiseite zu legen, und setzt zunehmend auf die Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse. Auch im Kulturamt. Hier arbeitet seit 2001 Sonja Kolb. Die Verwaltungsfachangestellte kümmert sich um das rege Kulturleben der Stadt. Und das will was heißen: Neben dem Stadtfest organisiert sie das Musik-Event „Der Stadtpark klingt“, das alljährliche Schlosskonzert mit dem barocken Feuerwerk, die Kirchweih und schließlich den Weihnachtsmarkt. „Von Mai bis November haben wir ständig irgendeine Groß-veranstaltung“, sagt Sonja Kolb.

Als wäre das nicht genug, kümmert sie sich auch um die Vermietung der zehn kommunalen Sportstätten an Sport- und Freizeitvereine. Das sind drei Hallen, sechs Freiplätze und eine Schulaula. Jede Sportstätte ist praktisch das ganze Jahr über komplett belegt. Seitdem 2007 auch noch Nutzungsgebühren für die Vermietung fällig wurden, beschloss Sonja Kolb, den ganzen Prozess zu professionalisieren und stieß bei ihrer Suche auf TERA-win-BEL der AKDB. Die Belegungssoftware erlaubte es ihr, Kosten zu ermitteln, Veranstaltungsdetails auf einen Blick einzusehen, Rechnungen zu erstellen und die Terminpläne als PDF auf der Homepage zu veröffentlichen. „Bald stieß das Programm aber an seine Grenzen“, erzählt sie. „Irgendwann hatte ich eine doppelte Buchungsführung: In TERAwin-BEL habe ich die Daten für die Rechnungen eingepflegt, den Wochenplan habe ich den Vereinen aber als Word-Anlage geschickt. Ich habe also zweimal dieselben Daten eingegeben. Es schlichen sich kleine Fehler ein – vom Arbeitsaufwand ganz zu schweigen.“

Warum, fragte sie sich, kann man nicht gleich online buchen – wie bei Restaurants, Kino oder Friseuren? Eine neue Software einkaufen? Warum, wo doch TERA-win-BEL so gut funktionierte? Die Stadt Stein ging einen ganz anderen Weg: Statt lange auf die Suche zu gehen, um eine alternative Software zu finden, sprach Sonja Kolb direkt mit der AKDB. Und ließ sich kurzerhand eine maßgeschneiderte Lösung programmieren.

Die AKDB nahm die Herausforderung an. Das Ergebnis ist TERAwin-BELweb. Seitdem loggen sich Vereine auf der Website der Stadtverwaltung mit ihrer Benutzerkennung ein, klicken auf das Datum der Kalenderfunktion, geben Start- und Endzeit ein und verschicken die Anfrage mit einem Klick. Sonja Kolb erhält dann automatisiert per Mail die Anfrage, gibt die Daten in TERAwin-BEL ein. Das Programm errechnet automatisch die Gebühren, führt die Sollstellung durch und schickt dank Schnittstelle zum Finanzverfahren die Daten an OK.FIS „ohne auch nur einmal etwas ausdrucken zu müssen – völlig digital“, so Kolb.

Für die vielbeschäftigte, umtriebige Verwaltungsangestellte ist die Software eine große Entlastung. „Der ganze Prozess ist übersichtlicher geworden – und nicht mehr fehleranfällig. Außerdem spare ich dadurch viel Zeit. Das Beste: Auch die unterschiedlichen Vereine haben sofort in Echtzeit den Überblick und müssen nicht anfragen, ob noch ein Zeitfenster frei ist. Sie sehen es sofort. Nach Aktualisierung des Belegungsplans in TERA-win-BEL brauche ich nur noch das Ganze ins Web zu stellen – einfach per Mausklick.“ Sonja Kolb ist stolz, dass sie auf diese Weise maßgeblich an der Produktentwicklung beteiligt war. Ihre Ideen und Anregungen sind auch für die Weiterentwicklung der Software äußerst wertvoll. Vor allem aber ist sie dankbar, dass sie sich bei der Fülle an Aufgaben auf eine starke Lösung verlassen kann.

Weitere Informationen zu TERA-win-BELweb, den digitalen Belegungsplan der AKDB.

Quelle: Wikipedia