Wie hat sich der Arbeitsalltag im Öffentlichen Dienst im Zuge der Corona-Pandemie verändert? Was wünschen sich Verwaltungsmitarbeiter, Bürgerinnen und Bürger? Antworten gibt es in der Studie der Beratungsagentur Next:Public „Verwaltung in Krisenzeiten 2“. Die Studie wurde von der AKDB unterstützt und ist jetzt erschienen. Grundlage ist die Befragung von 2.500 Verwaltungsmitarbeitern und 5.000 Bürgerinnen und Bürgern in ganz Deutschland.
Homeoffice ist beliebt
92 Prozent der Beschäftigten in Verwaltungen, deren Jobs grundsätzlich dafür geeignet sind, möchten zukünftig (auch) im Homeoffice arbeiten. Zwar hat sich die Zahl der mehrheitlich im Homeoffice arbeitenden Beschäftigten leicht erhöht, jedoch waren 2020 rund ein Drittel durchgängig im Homeoffice, während es im Frühjahr 2021 nur noch ein Viertel der Beschäftigten waren. Einer der Hauptgründe: Es fehlen durchgängige digitale Prozesse, etwa digitale Dokumentenmanagementsysteme bzw. E-Akten.
Videokonferenzen auf dem Vormarsch
Von den technischen Neuerungen, die die Pandemie in die Verwaltung gebracht hat, ist die Videokonferenz diejenige, die den größten Zuwachs verzeichnen konnte. Waren es bei der ersten Befragung 38 % der Beschäftigten, die Videokonferenzen nutzten, sind es mittlerweile mehr als 79 %. Blickt man zudem auf die Studie aus dem vergangenen Jahr, gaben damals lediglich 17 Prozent der Befragten an, dass sie vor der Pandemie bereits Videokonferenzen genutzt haben – eine Steigerung von 62 Prozentpunkten! Auch die Messengerdienste gewinnen an Zuspruch und steigen von 32 % auf 37 %. Die Videokonferenz war auf Kommunalebene am weitesten verbreitet (89 %). Auf Bundesebene nutzen sie 82 % und auf Landesebene 73 % der Beschäftigten.
Cloud-Lösungen vereinfachen Prozesse
Seitdem in der ersten Befragung 13 % der Befragten angaben, dass ihre Behörde Cloudlösungen eingeführt hat, hat sich nur wenig getan. Lediglich zwei Prozent mehr als im vergangenen Jahr geben an, dass ihre Behörde Cloudlösungen eingeführt hat. Die Dynamik war dabei auf Kommunalebene etwas höher (19 % haben Cloudlösungen eingeführt), während Länder und Bund etwas seltener Cloudlösungen eingeführt haben (16 % und 11 %).
Im Gegensatz zu den niedrigen Nutzungszahlen gaben allerdings über die Hälfte der Nutzer von Cloudlösungen an, dass Prozesse dadurch vereinfacht wurden.
Besonders auf kommunaler Ebene gaben die Nutzer die schnelle und unkomplizierte Inbetriebnahme als Vorteil von Cloudlösungen an (47 %). Das erklärt die generell stärkere Einführung von Cloudlösungen auf kommunaler Ebene.
Bürger in Westdeutschland zufriedener mit digitalen Verwaltungsangeboten
Vergleicht man die Zufriedenheitswerte über die Bundesländer hinweg fällt auf, dass die Zufriedenheitswerte in Westdeutschland im Durchschnitt höher sind als in Ostdeutschland. Den Spitzenwert erzielt das Saarland, gefolgt von Bayern und Baden-Württemberg. Die höchste Unzufriedenheit herrscht in Berlin. Online-Portale erfahren einen starken Zuwachs von mehr als 9 Prozentpunkten und landen nach der E-Mail auf Platz zwei. Auch die Videotelefonie legt um 2,4 Prozentpunkte zu. Soziale Medien spielen nach wie vor die geringste Rolle in der Kommunikation mit der Verwaltung.
Empfohlen: eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung
Die Studie kommt zu vielen Handlungsempfehlungen. Was die Digitalisierung von Verwaltungsdiensten angeht, so empfehlen die Verfasser, dass EfA-Leistungen, also nachnutzbare Online-Dienste, grundsätzlich Open-Source-basiert entwickelt werden und das Fachverfahren innerhalb der Verwaltung berücksichtigen, damit der gesamte Prozess durchgängig digital abgebildet werden kann.
Download der Studie
Die erste und zweite Studie „VERWALTUNG IN KRISENZEITEN“ stehen Ihnen auf der Website von Next:Public als PDF zum Download zur Verfügung.
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