Digitalisierung bis tief in die Fachverfahren hinein umsetzen

Herr Kugler, Glückwunsch zur Auszeichnung „Digitales Amt“. Wie viele Online–Dienste bieten Sie Ihren Bürgerinnen und Bürgern an und seit wann?
Danke! Es sind insgesamt an die 65. Angefangen haben wir 2013 mit einigen wenigen Diensten aus den Bereichen Standesamt und Einwohner-/Ordnungswesen: Antrag auf Geburtsurkunde, Lebenspartnerschaftsurkunde, Sterbeurkunde, Eheurkunde, Meldebescheinigung. Mittlerweile gibt es eine große Bandbreite: Hund anmelden, Ausweis-Statusabfrage, Führungszeugnis, Antrag für Bauwasserzähler, Ausnahmegenehmigung zum Parken sind nur einige darunter.

Laufen diese alle über das Bürgerservice-Portal der AKDB?
Dreizehn davon sind Online-Dienste der AKDB, die völlig medienbruchfrei mit den Fachverfahren verbunden sind. Das heißt, der Antrag der Bürger wird direkt ins Fachverfahren weitergeleitet. Über 50 bieten wir dagegen als Webformulare aus dem komXformularcenter, die auf unserer Behörden-Website zu finden sind. Der Antrag wird in diesem Fall ins Dokumentenmanagementsystem übernommen, und der Sachbearbeiter bekommt eine automatische E-Mail, sobald ein Antrag eingegangen ist.

Seit wann haben Sie das Bürgerservice-Portal im Einsatz?
Seit Dezember 2013.

Welche sind die meist genutzte Dienste?
Auf jeden Fall die Standesamtsdienste. Aber auch die Kitaplatzbedarfsanmeldung ist sehr beliebt. Alle unsere Träger sind an das System angeschlossen, sodass die Eltern in einem Portal den Überblick über alle Anbieter haben. Die Hundesteuer-Anmeldung ist ebenfalls ein sehr häufig genutzter Dienst und die Wohnungsgeberbestätigung. Aber in Wahljahren gehört der Nutzungsrekord definitiv dem Online-Briefwahlantrag.

Wann haben Sie die Auszeichnung „Digitales Amt“ bekommen?
Bereits im Herbst letzten Jahres.

War die Auszeichnung Digitales Amt eine Extra-Motivation für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes?
Wir hatten schon mindestens ein Jahr vor der Initiative des Digitalministeriums die Hürde genommen und über 50 Online-Dienste auf unserer Website bzw. im Bürgerservice-Portal im Angebot. Aber es war natürlich eine schöne Bestätigung für unser Engagement.

Nehmen die Bürgerinnen und Bürger wahr, dass Sie mehr Online-Dienste anbieten?
Ja, wir haben natürlich im Herbst die Öffentlichkeit informiert, haben eine Pressemitteilung versendet, es gab einen Pressetermin mit Foto. Und mehrmals erschienen in der Vergangenheit Artikel über unser Bürgerservice-Portal.

Ist die Nutzung vonseiten der Bürgerinnen und Bürger zuletzt gestiegen?
Wir würden usn eine größere Nutzun g wünschen. Nun sind wir keine Großstadt, und Akzeptanz für digitale Verwaltungsdienste ist ein langsamer Prozess. Viele unserer Bürger sind leider immer noch skeptisch, was die Nutzung der eID angeht. Und dann stelle ich fest, dass Bürgerinnen und Bürger nicht immer digital versiert sind. 

Profitieren Sachbearbeiter von der Integration der Online-Dienste in die Fachverfahren?
Teils-teils, um ehrlich zu sein. Für einige Online-Dienste ist das sicher der Fall – ich denke an den Online-Briefwahlantrag. Bei anderen habe ich manchmal der Eindruck, als hätte der Gesetzgeber die Sache nicht zu Ende gedacht. Ein Beispiel: Wenn Eltern einen Gastschulantrag stellen, sieht das Programm nicht den Fall vor, dass Eltern getrennt oder geschieden sind. Das heißt, die Sachbearbeiter müssen die Bürger anrufen, um weitere Unterlagen bitten etc. Ein weiteres Beispiel: Manchmal zahlen Bürger die Online-Gebühren nicht. Das hält unsere Mitarbeitenden in der Verwaltung unnötig auf.

Als EDV-Spezialist sind Sie dennoch ein Fan der Digitalisierung?
Ja, klar. Wir haben gerade sämtliche Schulen mit iPads ausgestattet und mit der dazugehörigen IT-Infrastruktur. Als nächstes steht die Verbesserung und Digitalisierung aller internen Verwaltungsprozesse an. Denn der digitale Kontakt mit dem Bürger ist nicht der einzige Aspekt der Digitalisierung. Es reicht nicht, den elektronischen Zugang der Bürger in die Rathäuser sicherzustellen. Der ganze Prozess muss digital weitergehen. Als nächstes müssen außerdem die Prozesse und die digitale Kommunikation mit dem Landratsamt, der Rechtsaufsicht, den Gerichten und der Regierung von Schwaben funktionieren. Und natürlich die mit der Wirtschaft: mit Bauträgern, Tiefbau-Unternehmen, Autohäusern. Da gibt es meiner Meinung nach noch viel mehr Potenzial, als wenn eine Privatperson alle zehn Jahre eine Urkunde bestellt.

Weitere inspirierende Hintergrundberichte von anderen mit dem Siegel "Digitales-Amt" ausgezeichneten Kommunen haben wir auf unserer Seite https://www.akdb.de/die-besten-der-besten für Sie zusammengetragen.  Weitere ausgezeichnete Ämter entdecken