Mit dem Wechsel zur Finanzsoftware OK.FIS war es für die Gemeinde Oy-Mittelberg sinnvoll, gleich ganz den Anbieter zu wechseln und Software, Hardware und sogar den gesamten IT-Betrieb in die Hände der AKDB zu übergeben: Die Lösung heißt NextGO.hybrid. Seit sämtliche Programme von einem einzigen Anbieter geliefert und betreut werden, laufen die Arbeitsprozesse reibungslos und größtenteils medienbruchfrei.
Angefangen hat alles im Jahr 2018 ganz klein: Die 4.600-Einwohner-Gemeinde Oy-Mittelberg war auf der Suche nach einer neuen Finanzsoftware. „Es standen zukunftsweisende IT-Veränderungen im Raum. Da haben wir Angebote eingeholt und verglichen. Die Funktionalitäten und Schnittstellen von OK.FIS haben hierbei überzeugt“, so Jonas Ettensperger, der die EDV der Gemeinde betreut.
Alles aus einer Hand
Aus dem Projekt OK.FIS wurde schnell eine enge Zusammenarbeit. Es folgte der Wunsch nach weiteren Software-Lösungen der AKDB, die perfekt ineinandergreifen und bereits mit allen notwendigen Schnittstellen versehen sind. „Für den richtigen Systemaufbau war es wichtig, dass viele Verfahren und die dafür benötigte EDV-Hardware vom gleichen Dienstleister stammen“, so Ettensperger. Neben den bereits verwendeten Fachverfahren der AKDB sollte auch das Programm fürs Einwohnerwesen ausgetauscht werden. Denn das ist aufgrund der anfallenden Gebühren – etwa für Personalausweise oder Meldebescheinigungen – eng verzahnt mit dem Finanzwesen. Die Gebühren können auf diese Weise sofort nach der Bezahlung in der Finanzsoftware weiterbearbeitet werden. Dieser Schritt war mit dem Wechsel zu OK.CASH für die Gebührenkasse verbunden.
Zwanzig E-Government-Dienste
Der Umstieg zur AKDB war für die Allgäuer Gemeinde nur ein Puzzlestück einer großen Runderneuerung: Denn ein neuer Rathausbau war in Planung und ist 2022 fertiggestellt worden. Das neue Gebäude mit grauer Holzfassade sieht modern aus und fügt sich mit seinem Satteldach perfekt in das Ortsbild ein. Es sieht fast aus, als sei es immer schon dagewesen. Tradition und Moderne. Bürgernähe und digitale Zukunft.
Und so können Bürgerinnen und Bürger heute über das neu eingeführte AKDB-Bürgerservice-Portal Verwaltungsdienste auch digital in Anspruch nehmen. Das sind zwanzig Webformulare und Online-Dienste, die ebenfalls von der AKDB und ihrer Tochter digitalfabriX geliefert werden. Viele Anträge können online gestellt werden: die Beantragung einer Eheurkunde, einer Meldebescheinigung oder den Briefwahlantrag. Auch die Wasserzählerablesung geht jetzt digital. „Die Anschaffung wurde übrigens zu 80 Prozent gefördert“, so Ettensperger.
Mit dem Wechsel des Dokumentenmanagementsystems auf komXwork inklusive der Migration der Bestandsdaten aus dem Altsystem war die Umstellung auf Lösungen der AKDB-Unternehmensgruppe perfekt. Oder fast.
Der Wunsch nach Überführung der IT ins AKDB-Rechenzentrum
„In dem Maße, in dem wir auf AKDB-Software umgestiegen sind, hatten wir noch ein kleines Problem: Wir betrieben eine Zeitlang einige Applikationen aus dem AKDB-Rechenzentrum – wie die Personalsoftware OK.PWS – auf unserem eigenen Server. Dies mussten wir unbedingt vereinheitlichen, um mehr Effizienz in der Datenhaltung zu erreichen und Schnittstellen und komplizierte Datenroutings zu reduzieren“, erinnert sich der EDV-Verantwortliche.
Und so fiel die letzte Entscheidung, alle Applikationen ins Rechenzentrum der AKDB zu überführen, inklusive des Managements der gesamten EDV. Kurz: Monitoring, Patching, Updates und Backups gingen in die Verantwortung der AKDB-Systemhaustochter LivingData über.
Alles geplant und ausgeführt von der LivingData
Das klingt leichter als es ist. „Im Vorfeld des Migrationsprojekts“, so Teamleiter Alexander Poslad bei der LivingData, „wurde die Security-Infrastruktur der Gemeinde erneuert und eine sichere Anbindung an das AKDB-Rechenzentrum hergestellt. Die Herausforderung: Die NextGO-Migration wurde in zwei Teile aufgeteilt: Im ersten Schritt wurde die Tourist-Info in NextGO migriert, alle Daten verschoben und der lokale Server der Tourist-Info abgelöst. Fünf Monate später erfolgte dann die Migration des Rathauses und der weiteren Außenstellen. Hierfür wurde in der Gemeinde zusätzlich ein NextGO-Hybridserver installiert.“
Sicherheit und Datenschutz haben Priorität
Vor Ort kümmerten sich zwei Mitarbeiter der LivingData um die Migration der Daten. Ein weiterer war für die Erneuerung der Security-Infrastruktur zuständig. Auch die Hardware und die gesamte Netzinfrastruktur im neuen Rathaus wurden erneuert und erweitert. Laptops und PCs. Alles übersichtlich, alles aus einer Hand. Auch jetzt noch kommt bei Bedarf ein Betreuer vorbei.
„Der Umstieg wurde zusammen mit den Mitarbeitern der AKDB und LivingData organisiert“, so Ettensperger. „Inklusive der Mitarbeiter-Schulungen. Alles läuft jetzt bestens: Schnittstellen zwischen den Fachverfahren – etwa zwischen Personal-, Kindergarten-, Einwohnerwesen- und Finanzsoftware. Das bedeutet echte Medienbruchfreiheit, denn Daten werden ganz einfach übernommen. Vor Ort ist ein Server geblieben, auf dem Fremdprogramme laufen. Das Beste“, findet Ettensperger, „wir konnten uns so bezüglich Datenschutz und Informationssicherheit weiter verbessern.“
