100% digital: Wohnsitz anmelden in Fürth

Warum wollten Sie Ihren Bürgern den neuen Wohnsitzanmeldungs-Dienst anbieten?

Werner: Dieser Dienst ist unter den digitalen Verwaltungsleistungen die Topleistung schlechthin. Immerhin werden mehr als 8 Millionen Umzüge in Deutschland jedes Jahr durch die Meldeämter registriert. Als ich hörte, dass die AKDB den Dienst digital in neuester Technologie anbietet, war ich begeistert. Ich bin sicher, dass dies ein Türöffner für die Verwaltungsdigitalisierung ist. Wer den Dienst nutzt, der erkennt, wie schnell, einfach und sicher die Nutzung digitaler Verwaltungsleistungen sein kann und bekommt Lust auf mehr! Das ist der Start einer digitalen Customer Journey und die Basis für weitere Digitalisierungsdienste. Denn mit dem Umzug beginnt ein neuer Lebensabschnitt mit vielen Veränderungen. Wenn all das digital reibungslos funktioniert, hat der neue Bürger das Gefühl, sich für die neue, digitale Kommune richtig entschieden zu haben.

Brückner: Mit einem zuverlässigen Partner wie der AKDB kann man einen weiteren Schritt in die Zukunft machen, den man unbedingt gehen muss, um den Bürgern auch weiter als offene und interessante Kommune zur Verfügung zu stehen.

Wie verlief die Pilotierungsphase konkret?

Werner: Die AKDB hat uns bei der Umsetzung bestens unterstützt, sodass wir den Dienst nach wenigen Wochen produktiv setzen konnten. Die Schnittstellen-Einstellungen in OK.EWO und OK.KOMM wurden durch die AKDB vorgenommen, ohne Aufwand für uns. So konnten wir uns auf den prozessualen Systemablauf sowie die Texte und Vorlagen konzentrieren.

Da wir Pilot-Kommune waren, hatten wir Anmerkungen und kritische Fragen. Kollegen aus dem Bürgeramt konfrontierten die Entwicklung und das Online-Team mit möglichen Szenarien und Varianten. Parallel dazu gab es regelmäßigen Austausch mit dem verantwortlichen Projektleiter bei der AKDB, mit dem ich im ständigen Kontakt stand. Alles verlief reibungslos und partnerschaftlich, da wir in allen Fragen direkt unterstützt wurden.

Brückner: Nachdem die Voraussetzungen bereits durch die AKDB vorbereitet waren, ging es rasch in den Echtbetrieb über. Da kurze Wege geschaffen wurden, konnten kleinere Unebenheiten durch IT-Fachleute bei der AKDB und praxiserfahrene Mitarbeiter schnell behoben werden.

Wie greifen der Online-Dienst und die Einwohnermeldeamts-Software OK.EWO ineinander?

Die eingehenden Anträge landen gesammelt im EWO-Nachrichtenkorb und können daraus bearbeitet werden. Die Daten werden übernommen und der Fall ist damit – soweit alle Unterlagen vorliegen – abgeschlossen. Die Versendung der Meldebestätigung erfolgt automatisch in das Bürger-Postfach im BayernPortal. Die direkte System-Integration ist harmonisch, sodass kein Reibungsverlust oder Fehler aufgrund von Schnittstellenproblemen auftreten. Ein absoluter Vorteil gegenüber einem externen Dienst, bei dem man auf Dritte angewiesen ist.

Wie intensiv wird der Dienst seit Einführung bereits genutzt?

Werner: Wir haben den Dienst Anfang März live geschaltet und in unser Serviceportal eingebettet, ohne ihn zu bewerben. Die ersten Anträge kamen schon nach wenigen Tagen.

Da der Dienst die Authentifizierung mit dem Ausweis voraussetzt und ein digitaler Umzug in der ersten Pilotierungsphase nur für alleinstehende Personen möglich ist, ist die Anzahl der Nutzenden eingeschränkt. Umso mehr sind wir begeistert, dass trotz der Hürden der Dienst angenommen und genutzt wird.

Brückner: Innerhalb von knapp 14 Tagen haben uns über ein Dutzend elektronische Wohnsitzanmeldungen erreicht.

Können Sie eine Einschätzung geben, wie sehr der Dienst Ihre Sachbearbeitenden im Arbeitsalltag entlastet?

Werner: In der Anfangsphase ist das schwierig zu beantworten. Digitalisierung ist jedoch die Zukunft. Was spricht also dagegen, diese Leistung jetzt einzuführen und in einigen Jahren vollständig automatisiert und KI-basiert durchzuführen? Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, digitale und mobile Arbeitsplätze für Sachbearbeitende anzubieten, was aufgrund der bisherigen Notwendigkeit im Schalterverkehr vor Ort nicht möglich war. Nicht zu vergessen ist die Notwendigkeit der Serviceorientierung und Bürgerfreundlichkeit. Wir haben, nicht zuletzt durch das OZG, die Verpflichtung, Leistungen digital anzubieten. Die Meldung vor Ort wird dennoch weiterhin mittels Terminverwaltungsmanagements möglich sein.

Brückner: Noch geht es in erster Linie um eine Verlagerung der Tätigkeiten im Meldeamt. Allerdings kann dank der elektronischen Wohnsitzanmeldung der Arbeitsalltag flexibler organisiert werden.

Gibt es erstes Feedback von Bürgern und Sachbearbeitenden?

Werner: Von den Kollegen gibt es bisher nur positive Rückmeldungen. Seitens der Bürger haben wir noch kein Feedback. Das ist gut zu bewerten, da meist nur negative Anmerkungen an uns herangetragen werden.

Brückner: Mitarbeiter, die die Nachrichten eingearbeitet haben und bei der Einrichtung mitgewirkt haben, sind sehr erfreut, dass sich schon nach kürzester Zeit Erfolge gezeigt haben.

Haben Sie Ratschläge für andere Kommunen, die ebenfalls am Dienst interessiert sind?

Werner: Der Dienst ist in Anbetracht der Notwendigkeit und Verpflichtung zur Digitalisierung alternativlos. Vor der Einführung sollten unbedingt alle Mitarbeitenden des Bürgeramts informiert werden und die Einführung innerhalb der Stadt(-verwaltung) abgestimmt und bekannt sein. Wie bei allen Online-Diensten sollten frühzeitig die Texte in den Masken klar verständlich angepasst werden. Ich empfehle, einen „stillen Start“ zu forcieren, d. h. ohne Werbung online zu gehen und die Reaktionen der neuen Bürger abzuwarten. Dadurch wird man zu Beginn nicht überrollt und kann sich langsam einarbeiten. Unter anderem aus Sicherheitsgründen sollte man das hohe Vertrauensniveau mit nPA-Authentifizierung einstellen. Und sollten alle Beschäftigten und die Stadtspitze hinter dem Projekt stehen. Für die Akzeptanz ist es zudem wichtig, dass die Stadt den Online-Dienst offiziell der Öffentlichkeit bekannt macht.

Brückner: Der Dienst ist einfach ein Muss!

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