Alle Verträge mit externen Dienstleistern im Blick behalten. Nie wieder Kündigungstermine verpassen! All das ist mit dem TERA Vertragsmanager möglich. Die AKDB-Software, die seit 2018 erhältlich ist, ist mit der VG Pastetten beim hundertsten Kunden im Einsatz.
Es ist die Verwaltungsgemeinschaft Pastetten, die seit dem 15. Oktober 2020 die Hunderter-Marke geknackt hat: An diesem Tag unterzeichnete der neue VG-Vorsitzende Peter Deischl den Vertrag für die Nutzung des Fachverfahrens, das künftig aus dem Rechenzentrum der AKDB bezogen wird.
Peter Deischl, Vorsitzender der VG Pastetten
"Im Laufe der Jahre haben sich viele Verträge in Form von Papier angesammelt", so der Erste Bürgermeister von Pastetten und Vorsitzende der VG. "Auch eine relativ kleine Verwaltungsgemeinschaft, wie die VG Pastetten, kann sich dem digitalen Wandel nicht entziehen. Daher haben wir uns für die Einführung des TERA Vertragsmanagers entschlossen. Somit bekommen wir auf einen Blick alle Informationen, was Laufzeiten und Kündigungsfristen betrifft und wir erhalten einen gebündelten Überblick zum Stand aller laufenden Verträge."
»Auch eine relativ kleine Verwaltungsgemeinschaft, wie die VG Pastetten, kann sich dem digitalen Wandel nicht entziehen. Daher haben wir uns für die Einführung des TERA Vertragsmanagers entschlossen.«
Die VG Pastetten legt großen Wert auf die Digitalisierung ihrer zwei Gemeinden, Pastetten und Buch am Buchrain. Seit Jahren können Bürgerinnen und Bürger zum Beispiel zahlreiche Online-Dienste im Bürgerservice-Portal nutzen. Auch die internen Verwaltungsprozesse werden schrittweise digitalisiert. Die VG Pastetten hat unter anderem mit dem elektronischen Rechnungseingangsbuch (eREB) den komplett digitalen Rechnungsworkflow eingeführt.
Der TERA Vertragsmanager ist seit Ende 2017 auf dem Markt erhältlich. Anfang 2018 wurden die ersten Verträge für dieses Verfahren in der Version 1.0 abgeschlossen. Im Laufe des Jahres kamen weit mehr als 50 Neuverträge über dieses Verfahren hinzu.
Heute gibt es den TERA Vertragsmanager bereits als Version 2.01. Dazwischen liegen viele Versionen, die die AKDB gemeinsam mit ihren Kunden erarbeitet hat. Die ursprüngliche Version, die auch bereits eine Schnittstelle zur E-Akte über komXwork beinhaltete, wurde im Laufe der Zeit um das Vertragsscreening gemäß § 2b UStG erweitert. Außerdem gibt es mittlerweile eine Mandantensteuerung, die Möglichkeit zum automatischen Mailversand, eine erweiterte MS-Office-Schnittstelle und die Schnittstelle zum Finanzwesen. Darüber hinaus können über die Verbindung zum TERA Gebäudemanager die Verträge auch den jeweiligen Liegenschaften, Gebäuden oder technischen Anlagen zugeordnet werden.
Peter Deischl hat konkrete Erwartungen an die neue Software: "Vom TERA Vertragsmanager erhoffen wir uns eine effiziente Vertragsverwaltung, eine bessere Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen mit reduziertem Kommunikationsaufwand sowie einen optimalen Überblick in Bezug auf die Prüfung der Umsatzsteuerpflicht nach § 2 UStG."
