Seit März 2021 werden Patching, Updates, Datensicherung, Monitoring vom AKDB-Systemhaus LivingData übernommen. Damit verringert die Marktgemeinde Röhrnbach im niederbayerischen Landkreis Freyung-Grafenau nicht nur ihre Sicherheitsrisiken, sondern spart auch Zeit und Aufwand.
Bruno Donaubauer kann sich erinnern, als die Entscheidung für eine Next-Generation-Outsourcing-Lösung fiel. "Da unsere Server in die Jahre gekommen waren, mussten wir uns entscheiden, ob wir neue Server-Hardware beschaffen wollen", so der Hauptamtsleiter der 4.000-Einwohner-Gemeinde. Bis dahin betrieb die Kommune ihre IT dezentral im eigenen Serverraum. Auf drei physischen Servern liefen AKDB- und Fremdverfahren sowie Mailprogramme, CAD-Programme und Einiges mehr. Der IT-Verantwortliche Harald Michl, der auch im Bauamt tätig ist, kümmert sich seit Jahren um den reibungslosen Betrieb. "Es wurde zunehmend zeitaufwändiger, die komplexen und recht häufigen Updates einzuspielen. Das galt besonders für die Server-Systeme und die Einwohnerwesen-Software OK.EWO. Für eine einzige Person war der Prozess zu zeitintensiv", so Donaubauer. Aber es gab noch einen weiteren Katalysator für die Entscheidung: die Corona-Pandemie. "Wir haben einige Mitarbeiter, die zur Risikogruppe gehören. Die haben wir ins Homeoffice geschickt. Auch dafür brauchten wir eine stabile Outsourcing-Infrastruktur", so der Erste Bürgermeister Leonhard Meier (Foto). Und so waren er und die Marktgemeinderatsmitglieder sich schnell einig, dass Outsourcing in diesem Zusammenhang die beste und nachhaltigste Lösung war.
Mobile Arbeitsplätze und mehr Homeoffice
Die AKDB-Tochter LivingData ist das betreuende Systemhaus. "Wir haben schon sehr viele Lösungen von der AKDB und der LivingData – nicht nur Fachverfahren, sondern auch das E-Rechnungs-Eingangsbuch eREB, die E-Akte und das Dokumentenmanagementsystem komXwork," so Bruno Donaubauer Und so sollte die ganze AKDB-Software mitsamt dem Betrieb der System-Umgebung, zu dem Backup und Recovery, Patching und Updates sowie IT-Security und Monitoring gehören, vom Systemhaus LivingData übernommen werden. "Die Wirtschaft setzt ja schließlich Software-as-a-Service seit Jahren erfolgreich ein. Höchste Zeit, dass die Verwaltung ebenfalls modern wird", ergänzt Bürgermeister Meier. Zurzeit läuft der Datenverkehr noch über das Landratsamt. Etwa der Weg ins Behördennetz. Und über diesen Umweg laufen auch die ganzen Fachverfahren. In Zukunft aber soll für einen schnelleren Datenverkehr ein direkter VPN-Tunnel von der Gemeinde zum AKDB-Rechenzentrum "gelegt werden". Auch was die Hardware-Ausstattung betrifft, setzt man in Markt Röhrnbach auf Zukunft: So werden langfristig stationäre PCs abgeschafft. Zehn von insgesamt 20 Verwaltungs-Mitarbeiter sind bereits vor einem Jahr mit Laptops ausgestattet worden. Die Arbeitsplätze sollen zunehmend mobil werden.
Einfach einloggen und loslegen
Die Umstellung erfolgte im Januar 2021. Die AKDB installierte im Rechenzentrum die Fachverfahren – etwa OK.FIS, die TERA-Manager fürs Bauamt, die Personalwirtschafts-Software, die Software OK.EWO fürs Einwohnerwesen. Mitarbeiter-Schulungen waren nicht nötig. "Unsere Mitarbeiter müssen sich auf der neuen Web-Oberfläche anmelden und können dann loslegen", so Donaubauer. Im Serverraum steht nunmehr ein einziger NextGO-Hybridserver von der LivingData, statt der ursprünglichen drei Server. Auf dem Hybridserver laufen Fremdverfahren und er dient als "Puffer" für die lokalen Daten, die tagsüber gespeichert und dann nachts übertragen werden.
Das Ziel: durchgängige digitale Arbeitsworkflows
Bürgermeister Leonhard Meier freut sich über die Entscheidung. "Was ich stark spüre, ist die Entlastung beim Patching von OK.EWO, der Software fürs Einwohnerwesen. Und ich freue mich auf die stabile Homeoffice-Leitung für unsere Mitarbeiter." Der Hauptamtsleiter Bruno Donaubauer denkt schon an das nächste Projekt: die medienbruchfreie Verknüpfung zwischen dem Zeiterfassungssystem, dem TERA Ressourcenmanager im Bauhof und dem Finanzwesen. Und mittelfristig wünscht er sich eine ERP-Lösung für die gesamte Verwaltung. Für einen perfekten Überblick über Finanzen, Personal, Ressourcen und Dokumenten. Ganz so wie es in der Wirtschaftswelt schon seit längerem der Fall ist.
