Wenn es um Gehaltsfragen geht, vertraut die Gemeinde Aying seit vielen Jahren den Outsourcing-Diensten der AKDB: zum Beispiel beim Anlegen einer Personalakte, bei der Abrechnung, bei Änderungen, der Erstellung von Lohnsteuerbescheiden oder Meldungen an die Kranken- oder Zusatzversorgungskasse. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern gibt der Gemeinde Rechtssicherheit in der komplexen Personalmaterie.
Eigentlich ist die Vergangenheit das Steckenpferd von Franziska Ahlborn. Denn die studierte Historikerin und Expertin für Neuere Geschichte ist seit 2009 Archivarin in der 5.000-Seelen-Gemeinde Aying südlich von München. In einem Ort, der nächstes Jahr sein 1.250-jähriges Bestehen feiert, gibt es eine Menge zu tun. Seit 2014 kümmert sie sich aber auch um sehr gegenwärtige Angelegenheiten: um die Personal- und Entgeltabrechnung der insgesamt 38 Gemeindemitarbeiterinnen und -mitarbeiter. Sie ist außerdem noch Datenschutzbeauftragte.
Viel Verantwortung für eine einzige Person. „Wir haben 32 Verwaltungsmitarbeiter. Dazu gehören auch der Hausmeister, Putzpersonal und Bauhofmitarbeiter. Außerdem die vier Kommandanten der Feuerwehr und die zwei ehrenamtlichen Bürgermeister“, so Ahlborn. „Dabei haben wir unterschiedliche Besoldungsgruppen – Beamte und Angestellte, Azubis und vier 450-Euro-Arbeitskräfte.“
Zwei Abrechnungspakete gebucht: für Beamte und Angestellte
Umso glücklicher ist sie, dass das Servicecenter Personalwirtschaft der AKDB ihr den Großteil der Arbeit abnimmt. „Ich habe seit 2018 denselben Betreuer bei der AKDB. Ich brauche ihm lediglich die Personalbögen mit den Vertrags- und Personaldaten über die gesicherte TARweb-Leitung der AKDB zu senden, und er kümmert sich um alles: das Anlegen einer Personalakte in der Software OK.PWS, die Entgeltabrechnung am Ende des Monats, die Anpassungen, wenn beim Monatsgehalt Rufbereitschaften berücksichtigt werden müssen, und alles andere.“
Die Gehaltszettel kommen dann Ende des Monats fertig ausgedruckt aus dem Bayreuther AKDB-Druckzentrum per Post in die Gemeinde. Franziska Ahlborn kontrolliert noch einmal, ob alles in Ordnung ist – und schon kann das Gehalt fließen. Bei der AKDB hat Aying zwei Abrechnungspakete gebucht: eines für Beamte und eines für Angestellte. „Bis Anfang des Monats, wenn die Gehaltsabrechnungen anstehen, sammle ich alles, was sich in puncto Personal verändert hat: Es gibt Azubis, die einen neuen Vertrag bekommen, weil sie übernommen wurden. Oder es gibt Kündigungen, bei denen die Krankenkasse und die Zusatzversorgungskasse benachrichtigt werden müssen. All diese Informationen schreibe ich in eine Meldung und schicke sie an meinen Ansprechpartner im Servicezentrum. Und dieser übernimmt sie ins System – oder schließt die Personalakte.“
Immer bereit, wenn Fachfragen anstehen
Der Effekt: Franziska Ahlborn muss im Schnitt nicht mehr als fünf Stunden im Monat für die Personalarbeit investieren. Sie möchte diesen Service nicht mehr missen. Nicht nur, weil sie auf diese Weise viel Zeit spart, die sie für Datenschutzfragen und Archivarbeit einbringt, sondern auch, weil sie mit allen Fragen arbeitsrechtlicher Natur das Servicecenter Personalwirtschaft kontaktieren kann. „Manchmal habe ich Fachfragen zum TVöD. Oder zu einer Steuerklasse oder zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Da ich Quereinsteigerin bin, ist es gut zu wissen, dass ein Experte am anderen Ende sitzt. Diesen Service möchte ich von der AKDB haben. Und den bekomme ich zu 100 Prozent. Außerdem erinnert mich das Servicecenter regelmäßig, wenn Gehaltserhöhungen anstehen oder personalrechtliche Formalien berücksichtigt werden müssen.“ Ihr Fazit: „Ich habe einen perfekten Sparringspartner im Servicecenter Personalwirtschaft sitzen.“ Umso lustiger, so Ahlborn, dass sie und ihr Betreuer im Servicecenter sich noch nie persönlich begegnet sind.
Fragen zum Thma gerne unter scpers(at)akdb.de.
