Damit Bedürftige keine Extrakosten auf sich nehmen müssen, hat die bayerische Staatsregierung circa zwei Millionen FFP2-Masken zur Verfügung gestellt. Das Landratsamt Regensburg hat ihr Kontingent dank der Sozialhilfe-Software OK.SOZIUS in wenigen Tagen direkt an 4.500 Betroffene versendet.
Als die bayerische Staatsregierung am 13. Januar beschloss, FFP2-Masken über Sozialämter oder Gemeinden an Grundsicherungs-, Sozialhilfe- und Hartz IV-Empfänger ausgeben zu lassen, stand beim Sozialamt zunächst die Frage der Umsetzung im Raum. Die Vorgabe: Jeder Hilfeempfänger sollte bei geltender FFP2-Maskenpflicht ab 25. Januar fünf Masken erhalten.
Es war dem Landratsamt freigestellt, die Masken an die Gemeinden zur Ausgabe weiterzugeben oder sie an die Bedürftigen direkt zu versenden. Martin Laumer, Sachgebietsleiter Soziale Angelegenheiten beim Landratsamt Regensburg: "Wir haben uns entschieden, die Masken zu versenden. Wir befürchteten, dass beim persönlichen Abholen an den Gemeinden zu viele Kontakte entstehen und nicht alle Berechtigten rechtzeitig an die Masken kommen." Zudem beschloss man, neben dem Versand an die SGBXII-Empfänger auch den Versand an die Hartz-IV-Empfänger des Jobcenters zu übernehmen und auch den Asylbewerbern FFP2-Masken zukommen zu lassen.
Adressdaten in OK-SOZIUS ermitteln
Es war schnelles Handeln angesagt. Als Erstes mussten die Daten der Hilfeempfänger aus dem Fachverfahren ermittelt werden. Dabei unterstützte der Kundenservice der AKDB. Er fertigte extra für OK.SOZIUS-Kunden eine Anleitung. Nicolai Schichtl, Verfahrensbetreuer von OK.SOZIUS beim Landratsamt Regensburg, zog mit Hilfe der Anleitung über das Auswertungstool Jasper Reports die Adressdaten der Hilfeempfänger aus dem Fachverfahren. Dann erstellte er die Steuerdatei für einen Serienbrief, der als Begleitschreiben den Masken beigelegt werden sollte. Martin Laumer dazu: "Dass uns die AKDB dabei so schnell mit Rat und Tat unterstützt hat, war sehr hilfreich." Die Adressdaten der Hartz-IV-Empfänger stellte dagegen das Jobcenter zur Verfügung.
4.500 Briefe in zwei Tagen versendet
Bei Konfektionierung und Versand der insgesamt 4.500 Briefe halfen zahlreiche Freiwillige aus verschiedenen Sachgebieten mit. "Wir mussten bei der Planung natürlich darauf achten, die Corona-Vorschriften einzuhalten. Wir müssen ja auch unsere eigenen Leute schützen", so Martin Laumer. Deshalb arbeiteten sie in verschiedenen Schichten und in mehreren Sitzungssälen. Viele Hilfeempfänger erhielten die Briefe vom Landratsamt bereits am 21. Januar, die letzten rechtzeitig am Samstag, den 23. Januar.
Hoch verlässliche Adressaten und kaum Rückläufe
"Die Umsetzung hat sehr gut funktioniert, die Daten waren absolut zuverlässig. Von den 4.500 Briefen gab es nur 30 Rückläufe." Diese betrafen Hilfeempfänger, die zwischenzeitlich verstorben oder umgezogen waren oder bei denen die postalische Weiterleitung nicht geklappt hatte. "Die bayerische Staatsregierung hat uns Höchstleistungen abverlangt. Wir sind stolz darauf, in der Kürze der Zeit diese Herausforderung so gut gemeistert zu haben!", so Martin Laumer abschließend.
Christian Scheibl, Verfahrensbetreuer von OK.SOZIUS bei der Stadt Amberg, berichtet aus seinem Sozialamt Ähnliches. "Die Stadt Amberg hat alle Sozialhilfe- und Grundsicherungsempfänger zuverlässig mit FFP2-Masken versorgt." Warum er sich so sicher ist? Er hat Stichproben aus der erstellten Excel-Datei genommen. Sozialhilfe-Anträge, die im Januar 2021 hinzugekommen sind, hat er der Datei manuell hinzugefügt. Sein Fazit: "Ohne die schnelle Unterstützung von der AKDB hätten wir das in der kurzen Zeit nicht geschafft. Die Anleitung war top."
