Mit der Grundsteuerreform beschloss die Verwaltungsgemeinschaft Heustreu, die Leistungen des Meldecenter Finanzwesen in Anspruch zu nehmen. Seitdem hat sich der Zeitaufwand bei der Übergabe der Grundsteuermessbetragsbescheide an die Mitgliedsgemeinden dramatisch verringert.
Die politisch selbständigen Gemeinden Heustreu, Hollstadt, Unsleben und Wollbach bilden mit ihren ca. 5.400 Einwohnern die Verwaltungsgemeinschaft Heustreu. 14 Mitarbeitende kümmern sich um die Belange der Bürgerinnen und Bürger.
Neue Grundsteuer für 3597 Eigentümer
Darunter fällt die Berechnung der Grundsteuer. 3.597 Hauseigentümer und Eigentümer von land- und forstwirtschaftlichen Flurstücken müssen Grundsteuer entrichten. Mit der Grundsteuerreform kamen auch neue Herausforderungen auf die Finanzverwaltung zu.
In den vergangenen zwei Jahren wurde jede Liegenschaft neu bewertet. Dies bedeutet einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand. Die bisher erfassten Daten werden von den Finanzämtern bewertet und für die Kommunen über ELSTER bereitgestellt. Die Kommunalverwaltungen müssen die Daten einzeln aus ELSTER herunterladen und im Finanzverfahren verarbeiten. Für die kleine VG Heustreu ein enormer Extra-Aufwand. Und so beschloss sie mit ihren fünf Sachbearbeitenden der Finanzabteilung, die Leistungen des Meldecenter Finanzwesen zu nutzen, um sich selber zu entlasten.
Unlesbares lesbar machen
„Die Umstellung auf das Meldecenter war eine direkte Antwort auf die neue Grundsteuerreform“, erklärt Natalie Holzheimer, die in der Gemeindeverwaltung unter anderem für Gebühren und Abgaben zuständig ist. „Früher erhielten wir die Grundsteuerbescheide vom Finanzamt in Papierform. Mit der digitalen Lösung erhalten wir alle Bescheide als verschlüsselte Datei. Das ist zwar digital, aber für uns erst einmal auch unübersichtlich.“ Die Entschlüsselungsaufgabe und die Übergabe an die Kommune übernimmt jetzt das Meldecenter Finanzwesen. Dass es den Service der AKDB gibt, habe die Verwaltungsgemeinschaft über den AKDB-Newsletter und über die Benachrichtigungen im Kundenportal erfahren, erinnert sich Natalie Holzheimer.
Das Meldecenter bereitet Daten auf
Dabei stellte das Meldecenter Finanzwesen die Grundsteuerdaten zur Verfügung und kümmerte sich auch um jene Daten, die sich noch im verschlüsselten ELSTER-Account der Kommunen befanden. Die Grundsteuerdateien werden entpackt, also entschlüsselt, auf dem Laufwerk der Verwaltungsgemeinde gespeichert. „Dieser Vorgang bedeutet für die Sachbearbeitenden eine große Zeitersparnis“, so Holzheimer. Die Grundsteuer-Sachbearbeitenden erhalten sogar eine automatische Benachrichtigung, sobald sich Daten in deren Übernahmeverzeichnis befinden.
Zeit- und Aufwandersparnis
Die Verwaltung freut sich über die Effizienzsteigerung und Arbeitserleichterung. Und überlegt zukünftig auch andere Steuerarten, wie etwa die Gewerbesteuer, über das Meldecenter Finanzwesen abzurufen, sobald dieser Service bereitsteht. „Die positiven Auswirkungen, die wir bisher sehen konnten, motivieren uns, weitere digitale Dienste zu erforschen“, so Holzheimer.
Obgleich das neue System viele Vorteile mit sich brachte, gab es auch Herausforderungen, insbesondere bei der Zuordnung von Aktenzeichen in Zerlegungsfällen. „Wenn eine Person mehrere Objekte hat, jedoch in unterschiedlichen Gemeinden, das Aktenzeichen vom Finanzamt aber dasselbe ist, dann kann OK.FIS die einzelne Grundsteuerdatei nicht dem richtigen Objekt zuordnen“, so Holzheimer. Ab der nächsten OK.FIS-Version wird das Verfahren auch diese Situation komfortabel abbilden.
Neben der weiteren Digitalisierung plant Heustreu auch die Einführung der Kartenzahlung im Bürgeramt, um den Bürgern einen modernen und benutzerfreundlichen Service zu bieten. Dies ist Teil eines umfassenden Plans, die Verwaltungsdienstleistungen stetig bürgerfreundlicher zu gestalten und zukunftsfähig zu machen.
