Microsoft Office 365 erfreut sich dank seiner komfortablen Funktionalitäten und der Vielzahl an Anschlussmöglichkeiten zu mehreren Softwarelösungen einer großen Beliebtheit. Ortsunabhängiges Arbeiten, von jedem beliebigen Endgerät aus gewinnt auch bei Behörden und Verwaltungen immer mehr an Bedeutung. Einen zusätzlichen Nachfrageschub erfahren die Anwendungen aus dem Microsoft-Rechenzentrum in der gegenwärtigen Corona-Pandemie. Den eindeutigen Vorzügen des "Büropakets in der Cloud" – so Microsoft – stehen jedoch ebenso triftige datenschutzrechtliche Bedenken gegenüber. Mit Blick auf das Datenschutzniveau der USA, dem CLOUD-Act und der automatischen Erhebung und Verarbeitung sogenannter Telemetriedaten der Endanwender ist die Nutzung von Microsoft Office 365 in Behörden kritisch zu beurteilen.
Seit Beginn der Diskussionen vor knapp zwei Jahren werden Risiken ausführlich in Datenschutzfolgeabschätzungen bewertet. Die Reaktion von Microsoft – ein Prüfschema und eine Transparenzinitiative – vermittelte zwar Orientierung und "good will", jedoch sahen sich die Aufsichtsbehörden bislang nicht in der Lage, die Frage nach der Vereinbarkeit von Datenschutz mit der Aufrechterhaltung der Arbeitsfähigkeit der Verwaltungen zu wirtschaftlich hinnehmbaren Kosten eindeutig zu beantworten. Das Dilemma wird umso relevanter, sollte Microsoft seine Office-Anwendungen mit Einstellung der datenschutzsicheren „On-premise“-Alternative in einigen Jahren ausschließlich aus der Cloud anbieten.
Microsoft Office 365: Nutzung ja, aber mit Vorsicht
Die Innovationsstiftung Bayerische Kommune gibt Kommunalverwaltungen, die unsicher sind, ob sie unter diesen Voraussetzungen Microsoft Office 365 einsetzen dürfen, Handlungsempfehlungen an die Hand. Professor Dr. Dirk Heckmann, Lehrstuhlinhaber für Recht und Sicherheit der Digitalisierung an der TUM School of Governance in München beleuchtet in seinem Gutachten den oben geschilderten Zielkonflikt. Seine Schlussfolgerung: "Ja, unter der Voraussetzung, dass…!" Der Einsatz von Microsoft Office 365 sei unter strikter Einhaltung datenschutzfördernder Maßnahmen derzeit möglich. Gleichzeitig betont Heckmann, dass ein Einsatz nur einer vorübergehenden Duldung ohne jeglichen Investitionsschutz auf Seiten der Kommunen entsprechen könne. Maßgebliche Entwicklungen, vor allem Äußerungen der Datenschutzkonferenz oder in Bayern des Landesbeauftragten für den Datenschutz seien aufmerksam zu verfolgen und zu befolgen.
Das gesamte Rechtsgutachten ist kostenlos für Sie hier abrufbar.
