Die AKDB druckt jedes Jahr im Schnitt eine Tonne an Papierrechnungen. Das bedeutet nicht nur hohe Material- und Versandkosten. Bei der Produktion einer Tonne Altpapier werden überdies 9.000 Liter Wasser verbraucht und 244 Kilowattstunden Strom. Außerdem entstehen dabei 77,59 Kilogramm CO2. Eine vermeidbare Belastung für Mensch und Umwelt. Dass Kommunen seit dem 18. April dieses Jahres zur Verarbeitung von E-Rechnungen gesetzlich verpflichtet sind, falls der Rechnungsbetrag mindestens 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) hoch ist, gerät angesichts der offensichtlichen Vorteile fast schon zur Nebensache.
Einfache Umstellung auf ZUGFeRD
Auch die Rechnungen, die die AKDB versendet, können bequem einmalig elektronisch angefordert werden. Die Beantragung erfolgt ganz einfach online und ist völlig kostenfrei. Nach der Beantragung erhalten Kommunen künftige AKDB-Rechnungen als PDF-Anhang in ihr Behörden-Mailpostfach zugesendet. Das Praktische an der ZUGFeRD-Rechnung: Sie enthält eine XML-Datei und ist doppelt lesbar: Der Empfänger liest das PDF-Dokument, während die Rechnungswesen-Software die eingebetteten elektronischen Daten aufnimmt.
Bei jeder E-Rechnung 15 Minuten Arbeit sparen
Bei Kommunen, die das Modul eREB der AKDB einsetzen, setzt ab diesem Zeitpunkt ein automatischer, komplett digitaler Workflow ein. Übernahme ins Rechnungseingangsbuch, Anlegen eines Vorgangs, Prüfung, elektronische Signatur via Zertifikat, Anordnungserstellung, Freigabe, Sollstellung, Auszahlung, Archivierung: Der gesamte Prozess wird automatisch angestoßen. Fast 500 Kommunen nutzen bereits den E-Rechnungs-Workflow der AKDB. Mit großem Zeitgewinn: Dank E-Rechnungs-Workflow braucht eine Rechnung nur sieben Minuten, um bearbeitet, signiert, freigegeben und angeordnet zu werden. Zum Vergleich: Eine Papier-Rechnung wird im Schnitt 22 Minuten lang bearbeitet.
Aus der Software heraus Zahlungen anordnen
Grundsätzlich hat ein digitaler E-Rechnungs-Workflow den Vorteil, dass die Prüfung teilautomatisiert erfolgt. Das verringert menschliche Fehlerquellen und erschwert Eingriffe durch Unbefugte. Auch die Signatur und Freigabe einer Rechnung erfolgen digital. Das Beste: Die elektronische Signatur einer Rechnung ist mit einem Softwarezertifikat von überall aus möglich - aus dem Homeoffice ebenso wie von unterwegs. Denn Zertifikate machen Signaturkarten mit sperrigen Lesegeräten zukünftig überflüssig. Die Corona-Krise hat gezeigt, dass dies kein theoretischer Vorteil ist, sondern ein ganz und gar praktischer. Kommunen, die E-Rechnungs-Workflows einsetzten, konnten ihre Dienstleister auch zu Corona-Zeiten pünktlich bezahlen. Die AKDB stellt dabei die Softwarezertifikate, die für die Signatur nötig sind, über den eigenen Zertifikatserver zur Verfügung - was eine zusätzliche Sicherheit bedeutet.
Sicherheit vor Fake-Rechnungen
"Fake" E-Rechnungen sind prinzipiell immer möglich. Beim Empfang von E-Rechnungen sollte in Kommunen deswegen immer ein IKS, ein innerbetriebliches Kontroll-System, greifen. Dies bedeutet, dass zu einer Rechnung eine konkrete Beauftragung vorliegen muss (Vorgang), anhand der die Rechnung überprüft, festgestellt und angeordnet wird. Wenn man über eine E-Akte und ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem verfügt, erfolgt dieser Gegen-Check ebenfalls digital. Auch das Anlegen einer so genannten Whitelist kann helfen. In dieser werden E-Mail-Adressen von allen bekannten Lieferanten hinterlegt, die Rechnungen an die jeweilige Kommune versenden. Häufig erkennt man Fake-Rechnungen auch daran, dass grundsätzlich bekannte Rechnungssteller auf einmal eine neue Kontoverbindung angeben, häufig auch im Ausland. Im Zweifel sollte man beim Lieferanten nochmals nachfragen.
Kunden der AKDB können sich schon jetzt für den künftigen Erhalt einer E-Rechnung registrieren.
