Im Herbst ist die Dienstreise-Saison wieder in vollem Gange und damit einhergehend die Abrechnung der Reisekosten. Um den administrativen Aufwand dabei so gering wie möglich zu halten, bietet Ihnen die AKDB mit dem OK.PERS+ Add-on zu den Reisekosten eine entbürokratisierte und papierlose Lösung.
Lange Genehmigungsprozesse und fehlerhafte Abrechnungen, bedingt durch die komplexen rechtlichen Vorgaben der unterschiedlichen Länderreisekostenrechte, gehören mit dem OK.PERS+ Add-on zur Reisekostenabrechnung der Vergangenheit an. Im Reisekostenverfahren der AKDB sind die spezifischen Abrechnungsvorschriften des Bayerischen Reisekostengesetzes, des Bundesreisekostengesetzes sowie weitere Länderrechte verfügbar. Das Verfahren kann völlig unabhängig von der neuen HR-Komplettlösung OK.PERS+ genutzt werden.
Die Anwendung unterstützt Sie somit bei der gesetzeskonformen Beantragung, Genehmigung und Abrechnung von Dienst- und Fortbildungsreisen. Effizienz, Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit sind zentrale Anforderungen, um den modernen Ansprüchen einer Reisekostenabrechnung gerecht zu werden. Die Reisekostenlösung vereinfacht und beschleunigt den gesamten Abrechnungsprozess durch einen integrierten Workflow.
Die browserbasierte Softwarelösung: Perfektion für den öffentlichen Dienst
Der gesamte Prozess von der Beantragung über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung von Dienstreisen wird digital abgewickelt. Die Reisenden können den Status ihres Genehmigungsprozesses jederzeit einsehen, und automatisierte Stellvertreterregelungen sorgen dafür, dass keine Anträge liegen bleiben – selbst bei Abwesenheiten.
Rechtskonforme Abrechnung
Die AKDB Software beinhaltet die Abrechnungsvorschriften des Bayerischen Reisekostengesetzes sowie des Bundesreisekostenrechts, weitere Länderrechte sind verfügbar. Änderungen in den rechtlichen Vorgaben, wie zum Beispiel neue Steuerwerte, werden von der AKDB automatisch übernommen. Zudem werden die zu versteuernden Anteile berechnet und an die Gehaltsabrechnung übermittelt, was die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet. Spezifische Anforderungen, wie die Zusammenfassung einzelner Reisen als Sammelreise oder die Abrechnung von reinen Kilometerkosten ohne Tagegelder, sind problemlos möglich.
Effizienz und Zeitersparnis
Durch die automatische Generierung von E-Mails – auch an Stellvertreter – sowie „Mahn-E-Mails“ für jeden Reisestatus, etwa bei drohender Verjährung, wird ein reibungsloser Ablauf gewährleistet. Die medienbruchfreie, papierlose Bearbeitung spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen.
Daten-Schnittstellen und Berichte
Die Reisekosten-Lösung bietet flexible Schnittstellen zur Personalabrechnung und zum Finanzwesen der AKDB. Standardberichte und ein Scan-Archiv für Belegverwaltung runden das Angebot ab und erlauben eine umfassende Prozessüberwachung und -auswertung.
Auch als mobile Lösung verfügbar: unsere Reisekosten-App (Progressive Web App)
Die Reisekosten-Lösung der AKDB kann auch als mobile Variante (Progressive Web App) für Smartphone und Tablet genutzt werden. Dabei werden nicht nur große Verwaltungseinheiten wie Landratsämter unterstützt, sondern auch Mitarbeitende von Feuerwehren oder Zweckverbänden, die oftmals nicht im Active Directory (AD) geführt werden. Diese können damit ebenfalls problemlos ihre Reisen online beantragen, genehmigen lassen und abrechnen. Dies spart wertvolle Zeit und Ressourcen und trägt zur Vereinfachung der gesamten Verwaltungsprozesse bei.
Erfolgreicher Einsatz in Passau
Die AKDB Reisekosten-App wurde bereits erfolgreich beim Landratsamt Passau eingeführt. Mit über 1.000 Mitarbeitenden, von denen mittlerweile schätzungsweise mehr als 500 direkt von der neuen mobilen Lösung profitierten, hat sich die mobile Reisekostenabrechnung in Passau bewährt. Besonders das Kreisjugendamt zeigte großes Interesse an der vereinfachten Abrechnung von Dienstreisen. Der Einsatz in Passau demonstriert, wie Digitalisierung und Effizienzsteigerung Hand in Hand gehen. Conny Stümpfl, Reisekostensachbearbeiterin im Landratsamt Passau: „Der Einsatz der Reisekosten-App hat bei uns viele Prozesse erleichtert und beschleunigt. Und die AKDB steht uns dabei jederzeit als verlässlicher Partner für eine zukunftssichere und effiziente Abrechnungslösung zur Seite.“
