Als das Jugendamt Bautzen 2019 von OK.JUG zum neueren Fachverfahren OK.JUS wechselte, konnte niemand wissen, dass die Schulungswochen ausgerechnet in die erste Pandemie-Welle fallen würden. Der Kundenservice der AKDB reagierte prompt - und verlegte sämtlich geplante Präsenz-Schulungseinheiten kurzerhand ins Online-Medium. Ein Erfolgsmodell.
Als Projektleiterin für die Fachprogrammumstellung auf OK.JUS hat die Sozialpädagogin Bärbel Mittrach seit einem Jahr alle Hände voll zu tun. Schließlich ist das Jugendamt Bautzen mit knapp 130 Mitarbeitern, drei Standorten und vielfältigen Aufgabenbereichen ein komplexes Konstrukt. Außer in Bautzen verteilen sich die Aufgabengebiete auf die Standorte Kamenz und Hoyerswerda. Um den Umstellungsprozess optimal zu begleiten, hat sie sogar vorübergehend die Teamleitung im Jugendamt von Kamenz ruhen lassen. Sie ließ sich im September 2019 freistellen, um sich vollends dem Umstellungsprojekt zu widmen. Und als alle Prozesse erarbeitet waren und die Schulung der Mitarbeiter erfolgen konnte, kam ausgerechnet Corona dazwischen!
Statt Präsenzschulung jetzt Online-Schulung
Der Kundenservice der AKDB bot kurzerhand an, die Schulung komplett online durchzuführen, um nicht unnötig Zeit zu verlieren. Es musste zunächst geprüft werden, ob eine Verwendung von GoToMeeting im Landratsamt Bautzen möglich war. Und die im Landratsamt möglichen Audio-Optionen herauszuarbeiten. Da die Mitarbeiter keine USB-Headsets hatten, musste eine Teilnahme per Telefon garantiert werden. Auf den Einsatz von Webcams wurde verzichtet.
Kleinere Probleme gab es dennoch: Die technische Infrastruktur war nicht an allen Standorten gleich gut. An dem einen Standort war die Telefonleitung schwach, an dem anderen war es die Internetleitung. Jeder Teilnehmer arbeitete während der Schulungen an zwei Bildschirmen. An dem einen Bildschirm lief die Testversion von OK.JUS, auf dem anderen Bildschirm fand die Videokonferenz in GoToMeeting statt. Dabei wurden keine Schulungsunterlagen benutzt. "Das war uns wichtig, denn wir wollten vermeiden, dass unsere Kollegen herumblättern müssen und den Faden verlieren", so Bärbel Mittrach. "Sie haben die Unterlagen dann im Anschluss an die Schulungen bekommen." Die Kollegen übten ganz konkret anhand der Masken in der OK.JUS-Testumgebung. Wenn jemand Fragen hatte, hat der Schulungsleiter dessen Mikrofon freigeschaltet.
In drei Stufen zum Schulungserfolg
Die Schulungen haben sich über viele Monate erstreckt: von Mai bis Mitte Oktober 2020. Dabei wurde als Erstes eine Grundlagenschulung vorgenommen, in der Jugendamtsmitarbeitern gezeigt wurde, wie sie einen Fall anlegen und Stammdaten pflegen. Diesen Part haben die meisten Jugendamtsmitarbeiter am eigenem Arbeitsplatz oder aus dem Homeoffice wahrgenommen. "Das ging sehr gut", so Bärbel Mittrach. "Größere Schwierigkeiten hatten wir bei Dienst-Laptops, denn die haben strengere Sicherheitseinstellungen." Die Schulungen wurden in drei Stufen durchgeführt: Nach der Grundlagenschulung folgten die Schulungen der jeweiligen Kernprozesse, an denen jeweils, der Corona-Situation geschuldet, fünf bis maximal zwölf Mitarbeiter teilgenommen haben. Dafür entschied man sich für eine hybride Form: Die Teilnehmenden waren alle gemeinsam in einem Schulungsraum in Bautzen versammelt. Jeder hatte einen Laptop zur Verfügung. Und an einem großen zentralen Flatscreen erklärte der AKDB-Trainer die Vorgänge und Prozesse.
Kernprozesse in Bautzen betreffen etwa den Allgemeinen Sozialen Dienst, die Eingliederungshilfe, der Pflegekinderdienst, die Jugendgerichtshilfe, die Amtsvormundschaften, die Wirtschaftliche Jugendhilfe, der Kindertagesbetreuung, die Beistandschaften oder den Unterhaltsvorschuss.
Als letzter Schritt wurden verpflichtende Übungstage anberaumt, an denen Bärbel Mittrach entweder individuelle Unterstützung vor Ort gab oder telefonisch erreichbar war und sich auf den Computer der Kollegen aufschalten konnte. Überhaupt, findet sie, sollte derjenige, der die Kernprozesse im Vorfeld erarbeitet, immer als Co-Moderator bei den Schulungen vor Ort sein. "Es gibt Aktivitäten mit bestimmten Formularmasken, von denen nur wir im Jugendamt Bautzen wissen, warum die so aussehen müssen. Die variieren von Jugendamt zu Jugendamt."
Besser konzentrieren am eigenen PC
Verlief alles reibungslos? Keine Bedenken vonseiten der Kollegen? "Die Mitarbeiter hatten am Anfang die Befürchtung, dass die Online-Schulung nicht funktionieren würde. Danach aber waren sie regelrecht begeistert. Sie haben bemerkt, dass man sich dabei sogar besser konzentrieren kann als beim Frontalunterricht, weil man nicht so abgelenkt ist." Die Schulungseinheiten, von denen es circa 30 gab, dauerten jeweils entweder von 9 bis 13 Uhr oder bei Ganztagsveranstaltungen von 9 bis 16 Uhr. In einem allerletzten Schritt gab es Fragerunden vor Ort. Kollegen konnten Feedback geben, erzählen, wo sie Probleme hatten oder ob sie mit den Prozessen klarkamen. "Dieses Feedback geben wir dann gesammelt an die AKDB weiter, die dann eventuelle Anpassungen in der Software ausführen kann." Insgesamt empfanden Bärbel Mittrach und ihre Kollegen das digitale Format als angenehm und an einigen Stellen sogar als vorteilhaft. "Online-Schulungen sind ein Zukunftsweg, weil die Belastung einer Frontalschulung wegfällt; man bewegt sich in einem geschützten Rahmen, zu Hause oder am eigenen Arbeitsplatz."
Online-Schulungen: ein Zukunftskonzept?
Natürlich hat das Online-Format auch einige Nachteile: "Ich sehe als Co-Moderatorin die Fragezeichen in den Augen meiner Kollegen nur, wenn ich im selben Raum bin. Wer online geschult wird, traut sich manchmal nicht, Fragen zu stellen." Aber das, findet sie, ist wie vieles eine Frage der Gewöhnung. Und so sind jetzt alle bereit für den nächsten Schritt: "Jetzt steht die Migration der Daten an", so Bärbel Mittrach. "Die findet im März 2021 statt. Und im April 2021 geht’s dann endgültig los mit OK.JUS."
