Die OK.JUS-Vortragsreihe "Themengespräche mit Referenzkunden" findet derzeit coronabedingt nur im Online-Format statt. Auf die Frage eines Teilnehmers im Februar, ob sich der ganze Aufwand für einen OK.JUS-Umstieg denn lohne, gab es eine klare Antwort.
Bei den "OK.JUS-Themengesprächen mit einem Referenzkunden" stand bei der Online-Veranstaltung am 17. Februar das Thema "Die Arbeit mit OK.JUS in den sozialpädagogischen Diensten" im Mittelpunkt. Markus Deißler, Projektleiter der Einführung von OK.JUS im Jugendamt und Amt für Soziales und Senioren im Landratsamt Haßberge, berichtete dabei von seinen Umstiegserfahrungen.
Prozessorientierter Aufbau von OK.JUS
Mit OK.JUS lässt sich die tägliche Arbeit des Allgemeinen Sozialdienstes (ASD) hundertprozentig abbilden: in Kern- und Teilprozessen sowie in einzelnen Arbeitsschritten. Basis dafür ist das Prozesshandbuch des Bayerischen Landesjugendamts (BLJA). Diese Prozesse sind in OK.JUS im Standardumfang enthalten. Da sich die Abläufe in jedem Jugendamt jedoch im Detail unterscheiden, können die Prozesse in der Software individuell je nach Bedarf angepasst werden.
Das Jugendamt in Haßfurt hatte nicht am Projekt der Personalbemessung teilgenommen, verwendete also auch nicht die Prozesse des BLJA. Deswegen baute das Projektteam die Prozesse vollkommen neu auf. Das Prozesshandbuch diente dabei lediglich als Orientierung. Drei Beschäftigte aus dem ASD sowie eine Kollegin aus dem Projektteam erarbeiteten innerhalb eines knappen Jahres Prozesse und Vorlagen und integrierten sie in OK.JUS. Der Tipp aus der Praxis von Markus Deißler lautete dazu: "Kalkulieren Sie mit den eingesetzten Personalressourcen nicht zu knapp".
Nach ihrer Schulung legten elf ASD-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb von acht Monaten 1.100 Vorgänge, Leistungspakete und Statistiken in OK.JUS neu an. Im Landratsamt Haßberge war im Bereich ASD vorher keine Software im Einsatz. Somit mussten alle Klientendaten komplett neu erfasst werden.
Das Leistungspaket
"Kernstück der Arbeit mit OK.JUS ist das Leistungspaket", sagte Markus Deißler. Das "Leistungspaket" verwaltet die notwendigen Hilfen und enthält den Statistikbogen. Es umfasst Art, Zeitraum und Inhalte der Hilfen. Der ASD leitet die Hilfe ein, legt das Leistungspaket in OK.JUS an und übergibt es an die Wirtschaftliche Jugendhilfe. Diese arbeitet auf Grundlage dieses Leistungspakets weiter, bewilligt die Hilfe und erstellt den Bescheid. Sollten sich noch Änderungen ergeben, so lassen sich in OK.JUS bereichsübergreifend Informationen austauschen.
Die Dokumentation
Alle Informationen rund um die Klienten können in den Vorgängen in OK.JUS über allgemeine oder spezielle Vermerke dokumentiert werden. Unabhängig davon, ob für eine Klientenberatung oder zur Erstellung des Hilfeplans. Fehlen Dokumentationsvorlagen in OK.JUS, so kann der Administrator sie in OK.JUS aufbauen – einheitlich, strukturiert und auf die Bedürfnisse des Amtes zugeschnitten. Auch im laufenden Betrieb sind Erweiterungen in den Vorlagen jederzeit möglich.
Was ist wann gelaufen? Durch eine lückenlose Dokumentation in OK.JUS entsteht automatisch eine Historie über den bisherigen Verlauf der Hilfe, besonders vorteilhaft im Vertretungsfall. „Da man in OK.JUS alles im Überblick hat, tritt die Papierakte in den Hintergrund“, konstatiert Markus Deißler.
Mobiles Arbeiten
Das Jugendamt im Landkreis Haßberge hat mit Beginn des Jahres 2021 die E-Akte eingeführt. Papierakten werden jetzt einheitlich verscannt und in elektronische Akten überführt. Dieser Schritt erleichtert die tägliche Arbeit, vor allem im Homeoffice.
Die Frage eines Teilnehmers, ob sich der Aufwand des OK.JUS-Umstiegs lohne, beantwortete Markus Deißler mit einem eindeutigen Ja. Alleine das prozessorientierte Arbeiten mit OK.JUS sowie die Personalbemessung seien Grund genug dafür.
