Wer sich auf eine Einführung von OK.JUS in seinem Amt vorbereitet, hat in der Regel viele Fragen. Für alle, die sich optimal vorbereiten wollen, hat die AKDB eine Vortragsreihe ins Leben gerufen: Die "OK.JUS Themengespräche".
Das Besondere der Veranstaltungsreihe: Teilnehmer erhalten Antworten direkt – von einem Amtskollegen, der die Umstellung bereits durchlaufen hat: Wie lange dauert eine Einführung? Wie lange soll ein Administrator freigestellt werden? Wie funktioniert die Kassenanbindung?
Projektleiter und Verantwortliche aus Jugend- und Sozialämtern haben viele Fragen, wenn es darum geht, auf die neue OK.JUS-Software umzustellen. Deshalb hat der OK.JUS-Kundenservice eine neue Vortragsreihe initiiert: "Themengespräch mit einem Referenzkunden". Der Referenzkunde ist Markus Deißler vom Landratsamt Haßberge. Er ist verantwortlich für die Umsetzung des Projekts "Neues Sozialwesen" im Landratsamt. Am 9. Dezember 2020 fand die zweite Veranstaltung aus der Reihe statt – dieses Mal mit dem Thema "Individuelle Prozessgestaltung in OK.JUS". Eine Stunde lag berichtete Deißler von seinen Erfahrungen. Damit auf alle Fragen intensiv eingegangen werden kann, wird der Teilnehmerkreis bewusst klein gehalten und auf die Jugendämter begrenzt, die kurz vor der Einführung von OK.JUS stehen.
Organisation der Umstellung auf OK.JUS
Im Fokus bei diesem Themengespräch stand die Frage, wie sich ein Landratsamt organisatorisch aufstellen sollte, um den Einführungsprozess optimal durchzuführen. Vor einer Einführung von OK.JUS in einem Amt muss genau überlegt werden, wie das Projekt organisatorisch angegangen wird und welchen personellen Einsatz es erfordert. Markus Deißler stellte zwei Varianten vor. Die erste: Man baut ein Serviceteam auf, das sich um alle Belange – Administration, Einführungsplanung, Textanbindung, Buchungsläufe, Statistiken etc. – kümmert. Das Serviceteam ist dafür von anderen Aufgaben freigestellt. Der Vorteil dieses Modells ist, dass zentrale Aufgaben und das technische Know-how gebündelt wird und die Sachbearbeiter entlastet sind.
Die zweite Variante: Man ernennt einen Administrator, der feste Ansprechpartner in den Fachbereichen hat. Der Administrator kümmert sich um die zentrale Administration von OK.JUS und um die Einführungsplanung. Für die Umsetzung, die Buchungsläufe, die Textanbindung, die Statistiken usw. sind die Ansprechpartner aus den Fachbereichen zuständig. Der Vorteil ist in diesem Fall, dass die Aufgaben auf mehrere Personen aufgeteilt sind und das vorhandene Fachwissen sofort in die Umsetzung einfließen kann. Beim Landratsamt Haßberge hat man sich für die erste Variante entschieden.
Individuelle Gestaltungsmöglichkeiten in OK.JUS
Wie lassen sich Prozesse in OK.JUS individuell gestalten? Was kann wie administriert werden? Welcher Aufwand steckt dahinter? Dies waren die nächsten Punkte, auf die Markus Deißler einging. Kernprozesse und Teilprozesse lassen sich in OK.JUS "maßgeschneidert" anpassen. Basis dafür bilden die bei der Installation von OK.JUS ausgelieferten Standardprozesse. Jeder Programmschritt kann mit eigenen Funktionen ausgestattet werden. Es können außerdem selbst erstellte Masken und amtsinterne neue Prozesse integriert werden. Wie aufwändig letztendlich eine Gestaltung der Prozesse in OK.JUS ist, hängt davon ab, in welchen Bereichen man die Software einsetzen will. Da die Prozesse in jedem Landratsamt, in jeder kreisfreien Stadt bzw. in jedem Jugendamt unterschiedlich sind, ist OK.JUS so aufgebaut, dass neue Prozesse nach Bedarf erarbeitet und mit Funktionen ausgestattet in die Software integriert werden.
Und so geht’s ganz praktisch
Abschließend fasste Markus Deißler seine Erfahrungen aus Sicht der Administration und der Nutzer zusammen. Sein Resümee: Die ersten Administrationsschulungen sind wichtig, um die Systematik zu verstehen. Hat man diese begriffen, wiederholen sich viele Aspekte. Die enge Zusammenarbeit mit der AKDB ist wichtig, um Verständnisfragen zu klären und Fehlersituationen zu vermeiden. Die Administration von OK.JUS ist durch die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten umfangreich, hat jedoch gerade deshalb den Vorteil, dass OK.JUS optimal auf die Arbeitsweise des Amts zugeschnitten wird. Die Anwender mussten sich an die Systematik von OK.JUS gewöhnen, was manchen leichter fiel als anderen. Dank OK.JUS kann Einheitlichkeit und Struktur in der Arbeitsweise geschaffen werden. Hilfreiche und unterstützende Funktionen, die die tägliche Arbeit erleichtern, werden von Nutzern positiv aufgenommen.
Am Ende stand fest: Ein Format wie die "OK.JUS Themengespräche" ist hilfreich und eine regelmäßige Fortsetzung sehr erwünscht, um den OK.JUS-Einführungsprozess besser zu verstehen. Gerade auch der Austausch mit Kollegen aus anderen Ämtern wurde als sehr nützlich empfunden.
Wie geht es weiter? Das nächste Themengespräch mit Markus Deißler ist für den 17. Februar 2021 anberaumt. Thema: Die Arbeit mit OK.JUS in den sozialpädagogischen Diensten. Wenn Sie in nächster Zeit einen Umstieg zu OK.JUS planen oder sogar kurz vor dem Umstieg stehen, melden Sie sich gerne unter ok.jus(at)akdb.de.
