Wichtiges Thema: 40 Mitarbeitende aus Sozialämtern und Asylbewerberverwaltungen informierten sich im September bei der AKDB, wie mit OK.JUS SGB XII-, AsylbLG- und BuT-Leistungen verwaltet werden. Und was OK.JUS darüber hinaus noch mehr kann.
20. September 2023 in Nürnberg: Nachdem die Mitarbeitenden des AKDB-Migrationsteams die Grundlagen von OK.JUS vermittelt und die Prozesse der Sozialhilfe und des AsylbLG präsentiert hatten, stellten die Teilnehmenden viele organisatorische Fragen rund um eine Einführung von OK.JUS: „Wie lang dauert eine Einführung?“, „Wie ist der Ablauf?“ oder „Wie muss man sich aufstellen?“
Aus der Praxis
Markus Deißler, ein OK.JUS-Anwender und Leiter des Serviceteams Jugend und Soziales im Landratsamt Haßberge, berichtete von seinen Erfahrungen und beantwortete alle Praxisfragen.
Im Anschluss präsentierte er per Aufschaltung „sein“ OK.JUS live. Er zeigte, was er über die ausgelieferten OK.JUS-Standardprozesse hinaus mit der Software noch so alles macht. Wie er OK.JUS mit Hilfe des integrierten Baukastensystems für die Bedürfnisse in seinem Amt als Dokumentationswerkzeug ausbaut und nutzt. So prüft er zum Beispiel komplett über OK.JUS, ob die rechtlichen Anspruchsvoraussetzungen für einen SGB XII-Bezug erfüllt sind, und kann aus OK.JUS gegebenenfalls sofort den Ablehnungsbescheid erstellen – ohne dass der Vorgang komplett angelegt und berechnet werden muss. Sind die Anspruchsvoraussetzungen erfüllt, kann er den Vorgang ganz einfach übernehmen. Genauso einfach läuft das mit Prozessen der allgemeinen Beratung, des Widerspruchsverfahren, der Kostenerstattung von Dritten u.v.m.
Lückenlose Dokumentation
Markus Deißler hat schon früh, als er OK.JUS 2016 das erste Mal sah, die fast unbegrenzten Möglichkeiten von OK.JUS erkannt. Ihm war sofort klar, dass der Einsatz dieser Software für sein Amt der richtige Weg ist. Neben den komfortablen Sollstellungs- und Berechnungsfunktionen setzt er OK.JUS vor allem zu Dokumentationszwecken ein. Mit OK.JUS kann er die vielfältigen und komplexen Prozesse im Sozialamt wie auch im Jugendamt – Haßberge setzt OK.JUS dort seit 2019 ein – individuell abbilden, damit Vorgänge effizienter abgearbeitet werden können. Fazit: Erleichterung für die tägliche Sachbearbeitung, weniger benötigte Personalressourcen, mehr Sicherheit in Fallbearbeitung und bei Entscheidungen und schließlich Nachvollziehbarkeit durch lückenlose Dokumentation.
Standardprozesse und mehr
Die Botschaft der Veranstaltung war klar: OK.JUS ist ein Standardprogramm, das die gesetzlichen Grundlagen des SGB XII, AsylbLG und BuT komplett bedient. Zugleich ist OK.JUS dank eines Baukastensystems für weitere Sachverhalte individuell beliebig erweiterbar und einsetzbar.
Herausforderung Personalressourcen
Den Appell zu Beginn, alle Fragen gleich während der Veranstaltung zu stellen, nahmen die Teilnehmenden wörtlich: An den konkreten Fragen wurde deutlich, dass ein Generationenwechsel der Software ein aktuelles Thema in den Ämtern ist. Wie andere Behörden leiden auch Sozialämter und Asylbewerberverwaltungen unter dem Fachkräftemangel. Und damit verbunden an fehlenden Personalkapazitäten, um die Einführung einer neuen Software zu begleiten. Diese Problematik ist eine große Herausforderung für die Ämter und besitzt entsprechende Priorität. Der OK.JUS-Kundenservice der AKDB unterstützt die Verwaltungen dazu nach besten Kräften mit speziellen Dienstleistungsangeboten.
