Sie klicken – wir versenden
Der AKDB Klickbrief – die Sammelkommunikationslösung von AKDB und Deutscher Post AG
Der AKDB Klickbrief ist ein Dienstleistungsangebot, das die AKDB gemeinsam mit ihrem Partner, der Deutschen Post AG, anbietet. Damit steht der öffentlichen Verwaltung eine Lösung zur Verfügung, um Druck- und Versandleistungen schnell und einfach abzuwickeln.
Von einzelnen Dokumenten bis hin zu Massensendungen wie beispielsweise Bescheiden, Verbrauchsgebührenabrechnungen, Serienbriefen und vieles andere mehr – der AKDB Klickbrief vereinfacht das Drucken und Versenden und hilft dabei, Kosten einzusparen und Mitarbeiter zu entlasten.
Weil Datenschutz ein wichtiges Thema ist, findet die Verarbeitung der Daten ausschließlich in bayerischen Rechenzentren statt.
Diese besonderen Features bietet Ihnen der AKDB Klickbrief
- Keine aufwändige Anpassung von Dokumentvorlagen – Anschriftenfelder und DV-Freimachung (elektronische Briefmarke) müssen nicht mühsam platziert werden. Stattdessen können sämtliche Dokumente aus einem AKDB-Verfahren oder einer Softwarelösung anderer Anbieter, wie Serienbriefe oder Einzelschreiben ohne weitere Anpassungen und Anbindungen über den AKDB Klickbrief gedruckt und versandt werden.
- Anschreiben zu einer Sendung zusammenfassen – auf Wunsch lassen sich mehrere Anschreiben an einen Adressaten zu einer Sendung zusammenfassen, was Aufwand und Kosten spart.
- Anlagen schlagwortbezogen hinzusortieren.
- Individuellen QR-Code aufbringen – zur Umsetzung von Online-Funktionalitäten, die manuelle Verwaltungsprozesse vereinfachen, kann ein individueller QR-Code aufgebracht werden.
Druck- und Versandleistungen schnell und einfach abwickeln
Dokumente werden einfach und schnell per Mausklick über ein Webportal vom Arbeitsplatz an das bayerische Rechenzentrum übermittelt und dort mittels leistungsfähiger Hard- und Softwaresysteme aufbereitet, freigemacht, gedruckt, kuvertiert und bei der Deutschen Post zur Zustellung eingeliefert.
So einfach nutzen Sie den Klickbrief
Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung und einen virtuellen Druckertreiber zur Übertragung der Druckdaten an die AKDB. Der virtuelle Druckertreiber ist Bestandteil der Lösung und wird im Rahmen von Anschluss und Einrichtung zur Verfügung gestellt. Der Druckertreiber wird bei Ihnen auf allen Arbeitsplätzen installiert, von denen Druckdaten über den AKDB Klickbrief versandt werden sollen. Für den Versand über den AKDB Klickbrief wählt der betreffende Sachbearbeiter einfach den Klickbrief-Drucker in der Applikation – fertig. Aber auch ein maschineller Upload für größere Mengen ist möglich.
Diese Vorteile bietet Ihnen der AKDB Klickbrief
- Keine umfangreiche Software-Installation nötig
- Ressourcenschonend – zeitraubendes Drucken, Falten, Kuvertieren, Frankieren und die Briefaufgabe zum Versand entfallen, d. h.
- Personalaufwände und Kosten werden eingespart
- Verbrauchsmaterialien (Toner, Papier, etc.) werden eingespart
- Anschreiben zu einer Sammlung zusammenfassen und Aufwand und Kosten sparen
- Sie haben die Hoheit über Ihre Druckdaten – auch nach Übertragung ins Rechenzentrum: Aufbereitete Sendungen können im Webportal vor Druck und Versand nochmals geprüft, zurückgestellt, gelöscht oder, wenn alles passt, freigegeben werden.
- Datenschutz und Datensicherheit werden durch verschlüsselte Datenübertragung im bayerischen Rechenzentrum gewährleistet (vom BSI nach 27001 – auf der Basis IT-Grundschutz – zertifiziert). Die Datenverarbeitung findet im Druckzentrum der AKDB statt.
Beispiel Automatischer Versand – ohne Vorlagenanpassung
Hier sehen Sie ein Dokument, das mit diversen Funktionen verarbeitet wurde: (von oben links – gegen den Uhrzeigersinn)
Adressanpassung: Verschiebung der Adresse, Schriftgrößenanpassung, autom. Korrektur der Länderkürzel, Zusammenfassen von Adresszeilen ...
Dokumententypen: Erkennung und Unterscheidung von Dokumententypen, sodass z. B. Mahnungen abweichend von Rechnungen verarbeitet und versendet werden können.
GiroCodes/Zahlscheine: Belegsummen und Verwendungszweck können aus dem Dokument extrahiert und auf dem Zahlschein oder im GiroCode verwendet werden.
Splitting: Auftrennen von Massendaten, Erkennung von ersten oder letzten Seiten eines neuen Dokuments auf Basis bestehender Dokumenteninhalte (keine Steuerzeichen notwendig).
Nutzung von Variablen: Variable Dokumenteninhalte können genutzt werden, um Dokumente zusammenzufassen, auszusortieren, an abweichende Empfänger zu senden usw.
Einblicke in den AKDB Klickbrief:
AKDB Klickbrief
Übersicht Webportal
Nach dem Login finden Sie eine kompakt gehaltene Benutzeroberfläche, auf der Sie auf einen Blick alle offenen, versandfertigen und versendeten Dokumente sehen.
AKDB Klickbrief
Vorschau der verarbeiteten Dokumente
Die Abbildung zeigt eine Sendung, die aus mehreren Dokumenten zusammengefasst wurde. Das Kriterium für die Zusammenfassung war in diesem Fall die Personalnummer (5648). Jedes Dokument einer Sendung kann über die dargestellten Funktionen (blaue Schaltflächen) noch nachbearbeitet werden.
AKDB Klickbrief
Versandhistorie mit Volltextsuche
Die Versandhistorie hält alle versendeten Briefe mindestens 90 Tage lang vor. Die Historie bietet im Vergleich zu anderen Lösungen den Vorteil, dass die kompletten Dokumenteninhalte suchbar sind und dass die Sendung genauso dargestellt wird, wie sie versendet wurde.