OK.VISA – Software für die Ausländerbehörde

Medienbruchfrei, effizient und komfortabel

Das in Bayern marktführende Fachverfahren im Ausländerwesen OK.VISA unterstützt die Behörden bei allen Aufgaben im Vollzug des Ausländerrechts. Die Software für Ausländerbehörden sorgt für eine möglichst medienbruchfreie und damit rationelle Erledigung der Aufgaben. Damit wird eine Anbindung der an alle im Ausländerwesen relevanten Register gewährleistet:

Ausländerzentralregister
Bundeszentralregister
VISA-Online
Portale des Bundesverwaltungsamtes für die Beteiligung der Ausländer- und Sicherheitsbehörden nach § 73 II AufenthG, für Beteiligung der Bundesagentur für Arbeit, usw.

Die komfortable Bearbeitung von hoheitlichen Dokumenten wie z. B. dem elektronischen Aufenthaltstitel (eAT) wird durch folgende Funktionen und Schnittstellen ermöglicht:

Bestellkorb für das Verwalten und Bestellen der beantragten hoheitlichen Dokumente
Dokumentenkorb zum Verwalten der ausgestellten hoheitlichen Dokumente inkl. Änderung der Chipdaten
Anzeige der Antragssätze zu den elektronischen Aufenthaltstiteln, die noch nicht an den Antragssteller ausgehändigt wurden
Parkfunktion für das Unterbrechen der Antragsbearbeitung und Speichern unvollständiger Anträge zur späteren Weiterbearbeitung

Schengener Informationssystem (SIS): Abfragen und Auskünfte erhalten direkt aus OK.VISA heraus
Erstregistrierung: Anbindung an HECOSYS LiveScan Web entlastet Ausländerbehörden
Einbindung eines Signaturtablets und zum Selbstbedienungsterminal Speed Capture
Schnittstellen zur Webauskunft, die eine behördenweite Bereitstellung von Daten (z. B. Aufenthaltsberechtigungsstatus) ermöglicht
Vielzahl an Modulen, die Ausländerbehörden in ihrer täglichen Arbeit unterstützen
Bayerisches Behördeninformationssystem – BayBIS: Ermittlung und Übernahme der aktuellen Anschriften von in Bayern gemeldeten Bürgern in OK.VISA
Bundesverwaltungsamt (BVA): Übermittlung von Nachrichten zu Sicherheitsanfragen und zur Beteiligung der Bundesagentur für Arbeit
Datenübernahme aus dem Einwohnerwesen OK.EWO
Datenaustausch mit dem Einbürgerungsverfahren EinsA

Ihre Vorteile

Zeit sparen

komfortabler elektronischer Datenaustausch auf Basis der Datenaustauschformate XAusländer und XPersonenstand

Überblick behalten

fachlich ausgereiftes und in Bayern führendes Fachverfahren
jederzeit auf dem aktuellen gesetzlichen Stand

Synergieeffekte nutzen

automatisierte Schnittstelle vom Ausländerwesen zum Meldewesen: Änderungen des elektronischen Aufenthaltstitels (eAT) in einer Meldebehörde mit dem Einwohnerfachverfahren OK.EWO lösen eine automatische Fortschreibung des Dokumentenkorbs von OK.VISA aus.

»Wir wollten eine Lösung, die eine rechtskonforme, gerichtsverwertbare und revisionssichere Fallbearbeitung garantiert. Selbstverständlich ist es uns wichtig, dass jeder Fall und jeder Aufenthaltstitel exakt dokumentiert wird und dass ersichtlich ist, welcher Sachbearbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Eingabe gemacht hat und welches Dokument er oder sie ausgestellt hat.«

»Außerdem wollten wir eine Software, die zentrale Zahlvorgänge unterstützt, denn wir haben in München eine zentrale Kasse bzw. einen Kassenautomaten. OK.VISA erfüllt all diese Kriterien optimal. «

Eva Seebald-Thill

Unterabteilungsleiterin in der Münchner Ausländerbehörde

Module der Software OK.VISA

Das Unterschreiben und das Bearbeiten der genannten Erklärungen wird für Ausländerbehörden und Bürger durch die Nutzung eines Signaturtablets vereinfacht und beschleunigt.

Bei der Beantragung eines elektronischen Aufenthaltstitels und eines elektronischen Reiseausweises leistet der Bürger seine Unterschriften auf dem Signaturtablett.

Die Vorteile des Signaturtabletts kommen auch bei weiteren Prozessen zum Tragen. So können auch die Übersichtsformulare zum Antrag von elektronischen Aufenthaltstiteln und elektronischen Reiseausweisen sowie Formulare aus dem Dokumentenkorb vom Bürger auf diesem Gerät unterschrieben werden.

Die Vorteile der Signaturtablet-Anbindung auf einen Blick:

Signaturtablets bieten eine medienbruchfreie Bearbeitung der Anträge.
Die Bearbeitungszeit bei der Beantragung von elektronischen Aufenthaltstiteln und elektronischen Reiseausweisen wird deutlich reduziert.
Die Sachbearbeiter werden von Schreib- bzw. Kopierarbeiten entlastet.
Das Einscannen der Erklärungen entfällt.
Es werden keine zusätzlichen Ordner mehr benötigt.
Auf Dauer tritt Kostenersparnis ein durch die Reduzierung des Ressourcenverbrauchs bei Papier und Druckern.

Die Software OK.VISA unterstützt zwar in erster Linie Ausländerbehörden, beinhaltet aber stets aktuelle Daten, die natürlich auch für andere Fachämter innerhalb der Verwaltung bei der Erledigung ihrer Aufgaben von Interesse sind.

Die Webauskunft ermöglicht Daten (wie z. B. Aufenthaltsberechtigungs-Status) behördenweit bereitzustellen.

Funktionsumfang:

Die Fachämter greifen parametergesteuert und komfortabel über das Intranet lesend auf Daten aus dem Ausländerwesen zu. Zum Beispiel greift das Sozialamt der Landeshauptstadt München auf den Aufenthaltsberechtigungs-Status über die Webauskunft aus OK.VISA zu und kann Einsicht in die Stati nehmen.
Medienbrüche und Verzögerungen in den Arbeitsabläufen werden vermieden.
Ähnliche Schnittstellen in den Fachverfahren des Wettbewerbs sind zu erwarten, darüber liegen uns aber keine Informationen vor.

Vorteile der Webauskunft auf einen Blick:

anwenderfreundliche Benutzeroberfläche mit barrierearmen Dialogmasken
Auskünfte können benutzerspezifisch eingerichtet werden, so dass jeder Mitarbeiter nur den tatsächlich benötigten Datenumfang erhält.
Abfragen sind über gängige Web-Browser möglich – aufwändige Client-Installationen entfallen.

Neben den elektronisch gespeicherten Ausländerdaten ist in der Ausländerakte eine Vielzahl von Papierdokumenten archiviert. Entscheidungsrelevante Unterlagen müssen somit zunächst in der Papierakte gesucht werden. Es bestehen Medienbrüche, die für eine rasche Vorgangsbearbeitung hinderlich sind und unnötige Kosten verursachen. Die elektronische Ausländerakte ermöglicht eine effizientere Vorgangsbearbeitung, die Suche von Dokumenten wird vereinfacht sowie beschleunigt und die Dokumente können revisionssicher abgelegt werden. Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente stehen an allen OK.VISA Arbeitsplätzen in elektronischer Form zur Verfügung.

Direkt aus der Fallbearbeitung in OK.VISA heraus können die bereits zu dem Ausländerdatensatz im elektronischen Archiv abgelegten Dokumente aufgerufen oder auch aktuell erzeugte Dokumente archiviert werden. Existiert beim Aufruf noch keine elektronische Akte zum Datensatz, so wird diese automatisch angelegt. Eingehende E-Mails können direkt aus dem Mailsystem heraus in der elektronischen Akte abgelegt werden. Auf dem Postweg eingegangene Dokumente können nach dem Einscannen im elektronischen Vorgang abgelegt werden.

Die Vorteile der Elektronischen Akte im Ausländerwesen auf einen Blick

schnelles Wiederfinden von Dokumenten direkt am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters
nur geringe Anschaffungskosten für die elektronische Akte
keine langen Einarbeitungszeiten
Reduzierung des Raumbedarfes für Archive/Registraturen

Jetzt mehr rausholen! Seit März 2023 neuer technischer Standard

Jetzt direkt aus OK.VISA heraus Auskünfte erhalten zu

» Personalien-Suchen (alphanumerisch)

» Abfragen aus der nationalen Kopie / dem zentralen System

Vorteile für die Sachbearbeitung:

»automatische Übergabe der Personendaten in den Suchdialog

» für Auskünfte kein Portalaufruf nötig

» vertraute Nutzung bleibt erhalten

Für eine digitale Ende-zu-Ende-Beantragung zum EfA-Dienst „Verpflichtungserklärung“. Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

Entlastung der Sachbearbeitung aufgrund weniger Vor-Ort-Termine.
Medienbruchfreie und voll digitale Antragsdaten-Übernahme von den Antragstellern.

Für die Erfassung der biometrischen Bilder für den elektronischen Aufenthaltstitel oder Reiseausweis kann eine Digitalkamera in der Ausländerbehörde an OK.VISA angebunden werden.

Funktionsumfang:

Aufruf der Kamerafunktion im Beantragungsprozess
Anzeige des Lichtbildes gegenüber dem Bürger
Übernahme des Lichtbildes in den Beantragungsprozess und Prüfung durch Qualitätssicherungssoftware auf Biometrietauglichkeit

(Hinweis: Derzeit einsetzbar sind Digital-Kameras aus der Serie CANON EOS).

Die Vorteile der Kamera-Anbindung auf einen Blick:

Der Bürger muss nicht zum Fotografen oder zur Fotokabine geschickt werden, wenn kein taugliches Passbild vorhanden ist (mögliche Zusatzoption an ausgewählten Arbeitsplätzen).
Sofortige Biometrie-Prüfung bereits im Aufnahmeprozess.
Medienbruchfreie Übernahme eines Digitalfotos.

OK.VISA beinhaltet stets aktuelle Daten, die auch für andere Fachämter innerhalb der Verwaltung bei der Erledigung ihrer Aufgaben von Interesse sind.

Funktionsumfang:

Die Datendrehscheibe in OK.VISA ermöglicht die Bereitstellung der Daten aus dem Ausländerwesen für andere interne Behörden (wie z. B. für Gewerbe- bzw. Sozialbehörden).
Die Fachämter greifen parametergesteuert und komfortabel über das Intranet auf Daten aus dem Ausländerwesen zu und übernehmen sie in ihr Fachverfahren.

Vorteile :

Medienbrüche und fehlerhafte Datenübernahmen in den Arbeitsabläufen werden vermieden.

Hoheitliche Dokumente wie der elektronische Aufenthaltstitel (eAT) sind mit biometrischen Merkmalen des Bürgers versehen, einem digitalen Lichtbild und zwei Fingerabdrücken. Bei der Beantragung der Dokumente nimmt die Erfassung der biometrischen Merkmale in der Ausländerbehörde einen hohen Zeitaufwand in Anspruch. Dieser Aufwand wird durch den Einsatz eines in der Ausländerbehörde installierten Selbstbedienungsterminals zur Erfassung der biometrischen Daten durch die Bürger reduziert.

Vor der Antragsstellung für einen eAT nimmt der Bürger am Selbstbedienungsterminal sein Foto auf und erfasst auch Fingerabdrücke und Unterschrift selbst. Dabei wird er mit Hilfe von selbsterklärenden Hinweistexten und Visualisierungen durch den Erfassungsprozess geführt.

Wenn der Bürger die Erfassung der biometrischen Daten am Selbstbedienungsterminal beendet hat, wendet er sich zur Antragsstellung an den Sachbearbeiter in der Ausländerbehörde. Dieser ruft die vom Bürger erfassten Daten unter der dem Bürger zugewiesenen eindeutigen Kennung auf, prüft ihre Authentizität und übernimmt die qualitätsgeprüften Daten medienbruchfrei in die Antragsbearbeitung von OK.VISA.

Bislang gestaltete sich der Vorgang zur Erstregistrierung umfangreich und relativ aufwändig.

Die neue Schnittstelle zu LiveScan Web von HECOSYS stellt den Fluss der Daten mit OK.VISA sicher – und bietet dadurch eine Reihe an Vorteilen beim Einsatz in Ihrer Ausländerbehörde:

+ schnell verfügbare Lösung (vor allem bei eingeschränkter Marktverfügbarkeit von PIK-Stationen)
+ vereinfachte Sachbearbeitung und Beschleunigung des gesamten Vorgangs
+ einfache und kostengünstige Umsetzung der Erstregistrierung
+ Entlastung der Ausländerbehörden in der Gesamtbetrachtung

Die AKDB bietet Ihnen eine digitale Entgegennahme des Online-Antrags aus dem neuen Online-Dienst „Beantragung Beschleunigtes Fachkräfteverfahren“ in das Fachverfahren OK.VISA - mit einer Reihe von Funktionalitäten, wie u.a.:

Entgegennahme, Validierung und Speicherung der Nachricht in der Datenbank
Direkter Übergang von der Nachricht in die passende Dialogsteuerung

Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

Entlastung der Sachbearbeitung aufgrund weniger Vor-Ort-Termine
Medienbruchfreie und voll digitale Antragsdaten-Übernahme von den Antragstellern
Steigern Sie Ihre Leistungsfähigkeit und Attraktivität für Gewerbebetriebe