E-Rechnung
AKDB-Lösungen für die elektronische Rechnungsbearbeitung
Ab dem 27.11.2019 sind Kommunen zur Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes verpflichtet. Danach müssen sie in der Lage sein, Rechnungen elektronisch zu empfangen, weiterzuverarbeiten und revisionssicher abzulegen. Die AKDB unterstützt Verwaltungen in der Projektumsetzung und bietet mit der Finanzsoftware OK.FIS die passenden Lösungen an.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Ihre Verwaltung erhält eine Rechnung auf dem Postweg. Wird diese mit Einscannen automatisch zu einer E-Rechnung? Nein – denn Bilddateien wie TIF oder JPG zählen zu den unstrukturierten Datenformaten. Und die EU definiert eindeutig, dass nur als elektronische Rechnung gilt, was in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ihr Format muss eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Im Umkehrschluss ist also eine Bilddatei, ein reines PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung keine E-Rechnung im Sinne der europäischen Vorgaben. Hybride Datenformate wie ZUGFeRD erfüllen jedoch die Kriterien der EU-Richtlinie.
Der Weg zum digitalen Rechnungsprozess
Für eine erfolgreiche Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung ist die richtige Vorbereitung und die Einbindung der Mitarbeiter entscheidend. Um die Organisation an die Anforderungen der digitalen Rechnungsbearbeitung anzupassen, ist es teilweise nötig, gewohnte Arbeitsprozesse zu überdenken. Binden Sie Ihre Kollegen und Mitarbeiter deshalb frühzeitig in den Prozess ein. Folgende Tipps unterstützen Kommunen bei der erfolgreichen Einführung, Quelle: AKDB-Report Ausgabe 1 2018.
Die E-Rechnung birgt Potenzial
Mit der E-Rechnung sparen Sie Zeit und Geld. Mit einem digitalen Archiv können Kommunen auch den Aufwand für die Aufbewahrung der Unterlagen reduzieren. Kellerarchive und Massen an Aktenordnern gehören damit der Vergangenheit an. Und es gibt viele weitere Vorteile:
Das bietet Ihnen die E-Rechnung:
- einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten, direkt aus dem Browser
- besserer Überblick dank Aufgabenliste im Rechnungseingangsbuch
- Zeitersparnis durch schnellere und effizientere Arbeitsabläufe der Sachbearbeiter
- niedrigere Kosten für Druck, Porto und Papier
- Fehlervermeidung durch Vorkontierung und Plausibilitätsprüfungen
- bessere Einhaltung von Zahlungszielen durch verkürzten Durchlauf
16.04.2014
Die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungstellung bei öffentlichen Aufträgen tritt in Kraft.
01.12.2016
Zur Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht wird das E-Rechnungs-Gesetz verabschiedet.
06.09.2017
Der Bund beschließt die E-Rechnungs-Verordnung als weiteren Schritt im Entwicklungsprozess der Digitaliserung.
27.11.2018
Die Verordnung ist nun Pflicht für die obersten Bundesbehörden.
27.11.2019
Die Verordnung tritt für alle übrigen öffentlichen Auftraggeber des Bundes in Kraft.
2022
Vom Posteingang bis zum Archiv: die elektronische Rechnung im Finanzprozess
Rechnungsdaten können im elektronischen Rechnungseingangsbuch, soweit erforderlich, ergänzt werden. Daten aus elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden automatisiert in den Workflow übergeben. Sie stehen damit auch als Anordnungsdaten zur Verfügung – eine Doppelerfassung entfällt. E-Rechnungen in sonstigen PDF-Formaten werden als Bilddatei zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt.
Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit im elektronischen Rechnungseingangsbuch durch elektronische Signatur – direkt auf der Rechnung.
Anordnungsdaten werden ergänzt und die vollständigen Daten an OK.FIS übergeben. Die erfolgreiche Anordnungserstellung meldet OK.FIS an das elektronische Rechnungseingangsbuch zurück. Im Workflow steht der Vorgang für den nächsten Schritt bereit.
Freigabe wird durch elektronische Signatur der Anordnung erteilt.
Die Kasse prüft die Signaturen und die Anordnung.
Auszahlungen können abschließend automatisiert gebucht und an ein Geldinstitut übermittelt werden.
Es folgt die Ablage im elektronischen Archiv.
Mit den Bausteinen der AKDB lässt sich der Weg zum papierlosen Rechnungswesen ganz leicht schrittweise aufbauen:
Baustein 1: Zentrale Archivierung
Rechnungen revisionssicher aufbewahren und in Sekunden informiert sein.
- Dokumente können in unterschiedlichen revisionssicheren Archivsystemen abgelegt werden.
- Elektronische Rechnungen werden dabei in dem Format aufbewahrt, in dem sie empfangen wurden.
Baustein 2: Signaturworkflow
Bearbeitungsintensive Vorgänge in kürzester Zeit abschließen.
- Papierrechnungen werden im Rahmen des Anordnungsvorgangs in den Workflow übergeleitet.
- <link loesungen okfinanzen okfisfinzd-kameral module signatur _blank>Der Signaturworkflow ersetzt die manuelle Unterschrift: Anordnungen werden jetzt elektronisch unterschrieben.
Baustein 3: Elektronisches Rechnungseingangsbuch
Überblick über Eingang und Status behalten.
- Das <link loesungen okfinanzen okfisfinzd-kameral module ereb _blank>elektronische Rechnungseingangsbuch übernimmt den gesamten bisherigen Papierlauf.
- Direkt nach Eingang wird die Rechnung gescannt und elektronisch an die nächsten Zuständigen weitergeleitet.
Baustein 4: E-Rechnung
Rechnungen digital weiterverarbeiten.
- Das Modul E-Rechnung erkennt eingehende elektronische Rechnungen, verschiebt diese automatisch ins Rechnungseingangsbuch und die dazugehörige E-Mail ins Archiv.
- Enthaltene Daten werden im strukturierten Datenteil direkt ausgelesen und vorerfasst.
Einblicke in das Rechnungseingangsbuch OK.FIS
E-Rechnung
Aufgabenliste
In der Aufgabenliste sind alle Vorgänge aufgelistet, die von Ihnen zu erledigen sind.
E-Rechnung
Einstellungen
In den entsprechenden Dienststellen bzw. den Berechtigungen/Befugnissen werden die Einstellungen für den Anordnungsworkflow und das Rechnungseingangsbuch hinterlegt.
E-Rechnung
Anordnung erstellen
Mit der Erstellung der Anordnung wird die Aufgabe an den Benutzer weitergeleitet, der befugt ist, die Anordnung freizugeben.
E-Rechnung
Sachliche und rechnerische Feststellung der Rechnung
Die Feststeller bestätigen mit einer digitalen Signatur auf dem Rechnungsdokument (PDF-Dokument) die sachliche und/oder die rechnerische Richtigkeit.
E-Rechnung
Rechnungsdaten erfassen
Zusätzlich zu den Pflichtfeldern können Sie selbst bestimmen, welche der Daten Sie als Rechnungsdaten erfassen. Legen Sie diese für Ihre Verwaltung in Ihrer internen Arbeitsanweisung fest.
E-Rechnung
Workflow-Steuerung
Die flexible Workflowsteuerung ermöglicht die individuelle Steuerung von Aufgaben für einzelne Rechnungen sowie die Hinterlegung von weiteren Aufgaben, in denen Sie zusätzliche Rechnungsprüfungen nach örtlichen Gegebenheiten definieren können.
Interesse geweckt?
Wir beraten Sie gerne und besprechen mit Ihnen, welche Möglichkeiten Ihnen im elektronischen Rechnungsprozess offenstehen.
Kontakt
Kommen Sie auf uns zu. Telefonisch unter 089 5903-0 oder schreiben Sie uns eine E-Mail.