Reisekostenabrechnung für den öffentlichen Dienst

Reisekostenabrechnung – schnell, effizient, digital

Dienst- und Fortbildungsreisen werden im öffentlichen Dienst häufig noch über Papierformulare beantragt, genehmigt und abgerechnet. Lange Genehmigungsprozesse und fehlerhafte Abrechnungen, bedingt durch die komplexen Rechtsvorschriften der unterschiedlichen Länderreisekostenrechte, sind die Folge.

Ihre Reisekostensoftware sollte deshalb nicht nur gesetzeskonform, sondern auch möglichst effizient sein. Wie die browserbasierte Softwarelösung der AKDB für Reisekosten — vor allem für den öffentlichen Dienst.

Bayerisches Reisekostengesetz, Bundesreisekostengesetz und weitere Länderrechte

Genehmigung von Dienst- und Fortbildungsreisen:
Der integrierte Webworkflow vereinfacht und beschleunigt die Beantragung und Genehmigung von Dienst- und Fortbildungsreisen. Papierformulare werden überflüssig, Medienbrüche vermieden. Der Reisende kann den Status des Genehmigungsprozesses jederzeit einsehen und automatisierte Stellvertreterregelungen verhindern, dass Anträge im Falle von Abwesenheiten unbearbeitet bleiben.

Rechtssichere Abrechnung von Dienst- und Fortbildungsreisen:
Im Reisekostenverfahren sind die spezifischen Abrechnungsvorschriften des Bayerischen Reisekostengesetzes, des Bundesreisekostengesetzes sowie weitere Länderrechte verfügbar und hinterlegt. Rechtsänderungen, etwa neue Steuerwerte, werden durch die AKDB gepflegt. Die zu versteuernden Anteile werden berechnet und an die Gehaltsabrechnung übermittelt.

Zusatzmodul SCAN Archiv: Wie verwaltet man die Belege?
Eine wichtige Frage im Zusammenhang mit der Genehmigung und Abrechnung von Reisen im öffentlichen Dienst ist immer die Frage nach dem Umgang mit Belegen. Mit dem Zusatzmodul SCAN Archiv können alle Belege durch den Reisenden und/oder die Reisekostensachbearbeitung eingescannt werden. Sie stehen dann für Prüfungen und zu Dokumentationszwecken zur Verfügung.
Lösung kann auch im Outsourcing Rechenzentrum der AKDB betrieben werden
Auch als Web-App zur Beantragung und Genehmigung von Reisen verfügbar

Folgende Standardschnittstellen werden angeboten:

Übernahme der Personaldaten aus den OK.PWS Fachanwendungen Abrechnung bzw. Verwaltung
Übergabe des Auszahlungsbetrags und der zu versteuernden Anteile an das Lohn- und Gehaltsabrechnungsverfahren der AKDB
Übergabe des Auszahlungsbetrages an das Finanzverfahren OK.FIS der AKDB
Weitere Schnittstellen auf Anfrage

Ihre Vorteile

Zeit sparen

Kosten- und Zeitaufwand pro abzurechnender Reise sinken deutlich

Überblick behalten

Schnelle und medienbruchfreie Genehmigung von Dienst- und Fortbildungsreisen

Kosten kontrollieren

Kostengünstige Basislösung für die Reisekostenabrechnung ohne Genehmigungsworkflow verfügbar

»Der Dienstreisende kann jederzeit den Status seiner Dienstreiseabrechnung einsehen und wird – kurz vor Eintritt der Ausschlussfrist – automatisch an die Abrechnung erinnert.«

Monika Gebhardt

IKK Südwest, Personalreferentin