Intelligenter Verwaltungsassistent

KI-gestützte Erleichterung bei Antragsprozessen für Ihre Kommune

Der Intelligente Verwaltungsassistent (iva) ist eine smarte Plattform, die mithilfe moderner KI-Technologie vielfältige Unterstützung innerhalb eines gesamten Antragsprozesses bietet. Das bringt Vorteile für alle Beteiligten: Die KI-gestützte Aufbereitung sorgt für höhere Datenqualität, eine schnellere Bearbeitung und insgesamt kürzere Durchlaufzeiten für zufriedene Bürgerinnen und Bürger sowie spürbar entlastete Sachbearbeitende in Ihrer Behörde.

Jeder Antrag wird automatisch auf Vollständigkeit und Konsistenz geprüft, Handschriften werden digitalisiert und Inkonsistenzen frühzeitig erkannt und transparent dargestellt. Dadurch wird der Prüfungsprozess vereinfacht und das Nachfordern fehlender Unterlagen reduziert. Ist ein Antrag vollständig, kann er direkt ins Fachverfahren übertragen werden.

Sie möchten einen direkten Einblick in iva erhalten?

Wir laden Sie herzlich zu unserer kostenfreien Webinarreihe ein, in der wir Ihnen die Vorteile des Intelligenten Verwaltungsassistenten direkt im System praxisnah präsentieren.

Wählen Sie einfach den Termin aus, der für Sie am besten passt und melden Sie sich unverbindlich an – weitere Termine folgen in Kürze:

Webinartermin am 28. April 2026 von 15 bis 16 Uhr

Alle Vorteile mit iva auf einen Blick:

Für Ihre Sachbearbeitenden

Weniger Rückfragen
Weniger manuelle Dateneingabe durch u. a. automatisierte Digitalisierung handschriftlich ausgefüllter Dokumente
Schneller Überblick über offene Vorgänge

Für Ihre Bürgerinnen und Bürger

Sofortige Rückmeldungen zu fehlenden Angaben
Beschleunigter Erhalt des Bescheids
Positives Nutzererlebnis stärkt das Vertrauen in Ihre Kommune

Wirtschaftliche Aspekte

Prozesse skalieren ohne zusätzliches Personal
Antragsbearbeitungszeiten können bis zur Hälfte verkürzt werden
Hohes Einsparungspotenzial durch Automatisierung und kürzere Durchlaufzeiten

So profitieren Sie von iva in Ihrem Arbeitsalltag:

Sofort einsetzbar auf allen Verwaltungsebenen: Iva ist flexibel für verschiedene Fachverfahren und Aufgabenbereiche nutzbar, und spricht die Bedürfnisse von Sachbearbeitenden bis zur Behördenleitung gleichermaßen an. Die Einführung gelingt in wenigen Wochen, meist ohne aufwändige Vergabeverfahren oder technische Hürden.

Kosteneffizient und refinanzierbar: Iva steigert die Produktivität in der Antragsbearbeitung, spart wertvolle Zeit und Ressourcen und ist meist ohne zusätzlichen finanziellen Aufwand einsetzbar. Die Einsparungen übertreffen die Kosten.

Nahtlose Integration, keine Abhängigkeiten: Bestehende Abläufe bleiben erhalten, iva ergänzt diese als durchgängige Lösung bis ins Fachverfahren, ohne Lock-In oder Betriebsrisiken. Im Problemfall kann jederzeit auf herkömmliche Prozesse zurückgegriffen werden.

Mehr Zeit fürs Wesentliche: Mit automatischer Vorprüfung, intelligenter Sortierung und klarer Aufbereitung beginnt die Sachbearbeitung mit einem geprüften Vorgang. Unnötige Rückfragen sowie manuelles Übertragen entfallen und Fehler werden früh erkannt.

Effizienz bei Neu- und Altfällen: Antragsberge lassen sich gezielt und systematisch abarbeiten, Bearbeitungsrückstände werden reduziert; sowohl neue Anträge als auch Altfälle profitieren von der KI-basierten Verarbeitung.

Plattform statt Insellösung: Als modulare Plattform lässt sich iva flexibel erweitern, verschiedene Use Cases und Fachverfahren können unkompliziert aufgeschaltet werden, unabhängig vom Hersteller.

Zukunftssicher und konform: Der Betrieb erfolgt DSGVO-konform im Münchner AKDB-Rechenzentrum, streng nach IT-Sicherheits- und Datenschutzstandards. Iva bleibt stets konform mit dem EU AI Act.

Praxisnah entwickelt und zukunftsorientiert: Iva wurde mit Pilotkommunen an echten Antragsfällen erprobt und entwickelt sich stetig weiter mit dem Ziel, als KI-Assistenz für sämtliche Antragsverfahren über eine Plattform eingesetzt werden zu können.

Mehrwert für alle Beteiligten: Bürgerinnen und Bürger, Sachbearbeitende und Entscheider profitieren gleichermaßen für optimierte Arbeitsabläufe im Arbeitsalltag.

Eine KI-Assistenz, vielseitig einsetzbar: Aktuelle Anwendungsbereiche

Mit unserer KI-gestützten Anwendung wird die Wohngeldantragsbearbeitung für den Sachbearbeiter radikal vereinfacht:

Effiziente Rückstau-Bearbeitung:
Dank optimierter Prozesse und gezieltem Einsatz von iva wird der bestehende Rückstau an Papieranträgen zügig und zuverlässig abgearbeitet, sodass sich kein neuer Antragsstau mehr aufbauen kann.
Sachbearbeitende-Benutzeroberfläche:
Sachbearbeitende erhalten einen vorkategorisierten Antrag, bei dem die Vollständigkeit bereits geprüft ist. Alle Dokumente sind sortiert, verschlagwortet und analysiert (z. B. anhand von Schlüsselbegriffen oder Datumskonflikten). Rückfragen werden so drastisch reduziert.
Ergebnis:
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit wird um bis zu 50 % reduziert, die Kundenzufriedenheit steigt durch frühzeitiges Feedback und Sachbearbeitende können sich auf komplexe Fälle konzentrieren.

So unterstützt Sie iva konkret:

Texterkennung in PDFs per KI
Automatische Klassifikation von Nachweisen
Vorschläge zur nächsten Prozessentscheidung
Warnung bei Inkonsistenzen in den Angaben

Iva prüft Anträge und Nachweisdokumente automatisch auf Vollständigkeit und Konsistenz, gibt verständliches Feedback, erstellt einen strukturierten „digitalen Zwilling“ des Antrags und unterstützt so sowohl Antragstellende als auch die Verwaltung effizient im gesamten Prozess.

Online-Antragsprüfung mit Echtzeit-Feedback:
Das System prüft während der Antragstellung automatisch die Übereinstimmung zwischen Antragsdaten und Nachweisdokumenten und gibt sofort verständliches Feedback bei Fehlern oder fehlenden Angaben. Dadurch steigt die Qualität der Anträge bereits bei der Einreichung und der Aufwand für Nachforderungen wird deutlich reduziert.
Sachbearbeitenden-Interface zur fachlichen Vollständigkeits- und Konsistenzprüfung:
Die Software unterstützt die Verwaltung durch eine intelligente Prüfung von Anträgen und Nachweisen mithilfe eines Expertenregelwerks, das Vollständigkeit und Konsistenz analysiert und daraus Bearbeitungshinweise sowie automatische Nachforderungen ableitet.

So unterstützt Sie iva konkret:

Digitale Plausibilitätsprüfung der Angaben
Erkennung fehlender Angaben
Nachforderungsmanagement

Höchste IT-Sicherheit mit iva:

Höchste Standards bei Datenschutz und Datensicherheit

Iva ist vollständig DSGVO-konform: Der Umgang mit allen personenbezogenen Daten erfolgt nach den Grundpfeilern der DSGVO, Artikel 5.
Hosting ausschließlich in Deutschland: Alle Daten verbleiben im AKDB-Rechenzentrum.
Die KI-Verarbeitung erfolgt in einem BSI-zertifizierten, deutschen Rechenzentrum.
Nach dem Export ins Fachverfahren werden die Daten zeitnah gelöscht und nicht archiviert; eine Archivierung ist bei Bedarf einfach per ZIP-Download möglich.

Kontrollierte Datenverwendung und flexible Archivierung

Keine unbeabsichtigte Speicherung: Es werden nur die benötigten Daten verarbeitet und zeitnah gelöscht.
Archivierung erfolgt nur nach explizitem Wunsch und ist unkompliziert per Klick möglich.
Somit behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle darüber, was mit Ihren Daten geschieht.

Regulierte und transparente KI-Nutzung

Iva ist gemäß EU AI Act als Nicht-Risiko-KI eingestuft, da keine automatisierten Entscheidungen getroffen werden.
Die KI liefert ausschließlich Hinweise und arbeitet auf Basis eines deterministischen Regelwerks.
Die finale Entscheidung obliegt immer den Sachbearbeitenden: Iva unterstützt, übernimmt aber keine abschließende Bewertung.

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